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行政办公物资采购计划与审批流程标准模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的行政办公物资采购管理，覆盖日常办公、行政运维、员工保障等场景。具体包括但不限于：

初创企业搭建期：办公设备（电脑、打印机）、文具耗材（纸张、文件夹）、办公家具（桌椅、文件柜）等基础物资采购；

常规运营期：月度/季度办公物资补充（如墨盒、清洁用品、劳保用品）、固定资产更新（老化设备替换）；

临时需求场景：会议保障（横幅、饮用水、投影设备）、活动支持（奖品、装饰物料）、突发办公物资短缺（紧急维修工具）；

专项采购任务：行政系统升级（安防设备、考勤系统）、新办公区筹备（绿植、茶水间设备）等。

二、采购计划与审批全流程操作指南

（一）第一步：需求提报与部门初审

发起需求：需求部门（如行政部、人事部、财务部等）填写《行政办公物资采购需求申请表》（见表1），明确以下信息：

物资名称、规格型号、技术参数（如电脑需注明CPU、内存配置）；

需求数量、预估单价及总价（参考历史采购价或市场询价）；

采购用途（如“新员工入职办公”“月度行政耗材补充”）；

需求时间（紧急需求需标注“加急”及原因）。

部门审核：需求部门负责人*对需求的必要性、合理性进行审核，重点确认：

是否为办公必需物资（非非必要支出如奢侈品、娱乐用品）；

数量是否与实际工作量匹配（避免过度囤积）；

预估价格是否合理（与历史采购价或市场均价偏差超10%需说明原因）。

审核通过后签字确认，转交行政部门；若不通过，需反馈需求部门修改。

（二）第二步：采购计划汇总与预算初审

需求汇总：行政部门在收到各部门需求后，2个工作日内完成《行政办公物资采购计划汇总表》（见表2），分类整理物资（如分为“办公设备”“耗材”“家具”等），统计总需求数量、预算金额，并标注“紧急采购”“常规采购”属性。

预算审核：行政部门将汇总表提交财务部门*进行预算初审，重点核查：

采购预算是否在年度行政预算额度内；

是否存在超预算需求（超预算部分需需求部门提交《预算调整申请表》，说明理由并经分管领导*审批）；

同类物资采购是否整合（避免分散采购导致成本增加）。

审核通过后，行政部门进入下一环节；若不通过，反馈需求部门或行政部门调整计划。

（三）第三步：采购方案制定与审批

采购方式确定：行政部门根据采购金额、物资特性选择采购方式（参照《单位采购管理办法》）：

公开招标/询价：单次采购金额≥5000元或批量采购≥10000元，需至少3家供应商报价，比选后确定最优方案；

定点采购：日常办公耗材（如纸张、墨盒）、小额办公工具（如剪刀、订书机），与协议供应商直接采购；

紧急采购：因突发情况急需的物资（如办公设备故障需立即更换），可先电话请示分管领导*，事后补办手续，但需注明紧急原因及过程记录。

审批流程：行政部门将采购计划、预算审核表、供应商报价单（若适用）提交分级审批：

采购金额＜2000元：行政部门负责人*审批；

2000元≤采购金额＜10000元：行政部门负责人→分管行政领导*审批；

采购金额≥10000元：行政部门负责人→分管行政领导→总经理*（或单位最高负责人）审批。

审批通过后，行政部门执行采购；若不通过，退回重新制定方案。

（四）第四步：采购执行与供应商管理

订单下达：审批通过后，行政部门采购专员*根据采购方式下达订单：

定点采购：通过协议供应商线上平台或电话下单，确认送货时间、地址及验收标准；

询价/招标采购：与中标供应商签订《采购合同》（明确物资规格、数量、价格、交货期、质保期、违约责任等），合同需经行政部门负责人、法务部门*（若设）签字盖章。

供应商跟踪：采购专员实时跟踪订单进度，保证供应商按时交货；若遇延迟，需立即协调并告知需求部门，必要时启动备用供应商。

（五）第五步：物资验收与入库

验收组织：物资送达后，由需求部门、行政部门、财务部门共同验收（紧急采购可需求部门+行政部门双人验收），验收内容包括：

数核对：到货数量与订单数量一致；

质量检查：物资规格、型号、功能是否符合要求（如电脑需开机测试、办公家具需检查外观及结构）；

单据核对：供应商提供的发票、送货单与订单信息一致。

验收确认：验收合格后，三方在《行政办公物资验收单》（见表4）签字确认；若不合格，当场拒收并通知供应商退换货，同时记录问题（如“打印机无法通电”“椅子椅腿晃动”），保留照片等证据。

入库登记：行政部门验收后，将物资录入《行政物资台账》（电子+纸质），标注物资编号、名称、规格、入库日期、使用部门、责任人等信息，保证账实相符。

（六）第六步：付款与档案归档

付款申请：行政部门凭《验收单》《采购合同》《发票》填写《付款申请表》，附供应商收款信息，提交财务部门审核。

资金支付：财务部门审核无误后，按合同约定支付款项（如“货到付款”“验收后30