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2026年交通设备公司行政物资集中采购招标管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司行政物资集中采购招标管理工作，建立“集中管控、公开透明、合规高效、风险可控”的采购招标体系，优化行政物资采购流程，降低采购成本，保障物资质量与供应稳定性，符合《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及行业规范，结合交通设备公司行政物资采购实际，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有部门及全体岗位人员，涵盖行政物资集中采购招标的需求提报、招标组织、评标定标、合同签订、履约验收、付款结算及监督考核全流程；行政物资范围包括办公耗材、办公设备、后勤保障物资、会议会展物资、行政接待物资等各类非生产性物资；所有达到招标标准的行政物资集中采购活动，均需遵守本制度。

第三条基本原则

合规守法原则：严格遵循相关法律法规及行业规范，招标流程、评标标准、合同条款等均符合法定要求，杜绝违规招标行为。

公开公平公正原则：招标信息、评标流程、中标结果全程公开，评标标准统一明确，确保所有合格供应商平等参与，不受非法干预。

集中管控原则：行政物资实行统一集中采购招标，由牵头部门统筹组织，避免分散采购导致的成本失控、质量参差不齐等问题。

性价比优先原则：以物资质量、供应能力、售后服务为核心，结合采购价格，综合评估供应商，追求性价比最优，杜绝单纯以低价为中标准则。

权责明晰原则：明确各部门、各岗位采购招标责任，做到“谁提需求、谁负责，谁组织、谁担责”，确保责任落实到人。

风险防控原则：强化采购招标全流程风险管控，防范围标串标、利益输送、质量不达标等风险，保障采购活动合法合规。

第四条管理职责

行政部（牵头部门）：负责制度制定与修订；统筹行政物资集中采购招标工作，组织招标实施、评标协调；建立供应商档案，开展供应商管理；负责采购物资的验收、入库与发放；牵头处理采购招标相关纠纷；负责采购招标档案归档管理。

财务部：负责审核采购预算，确认资金来源；审核招标项目的成本合理性；负责中标后的付款结算，核对票据真实性与合规性；参与采购价格评估与履约验收核查。

审计部：负责监督采购招标全流程，核查招标流程合规性、评标公正性、合同履约情况等；受理采购招标相关投诉举报，查处违规违纪行为。

需求部门：负责提报本部门行政物资采购需求，明确物资规格、数量、质量标准、交付时限等要求；参与物资验收，反馈物资使用情况。

评标委员会：由公司管理层、行政部、财务部、审计部及相关技术人员组成，负责制定评标标准，开展评标工作，出具评标报告，推荐中标候选人。

公司管理层：审批采购招标预算、招标方案、中标结果及重大采购合同；监督制度落实；协调解决采购招标中的重大问题，保障采购工作有序推进。

第二章采购招标范围与标准

第五条招标范围

必招范围：单次采购金额达到公司规定招标标准的行政物资，均需实行集中招标采购；年度批量采购的同类行政物资（如全年办公耗材），累计金额达到招标标准的，实行年度集中招标。

可选招标范围：单次采购金额未达招标标准，但物资质量要求高、供应周期长或涉及金额较大的，经管理层审批后，可参照本制度实行招标采购。

免招范围：应急抢险、临时急需的行政物资，无法按招标流程采购的，经管理层审批后，可采用询价、单一来源采购等方式，但需留存详细采购记录，事后补报审计部备案。

第六条招标标准与方式

招标金额标准：单次行政物资采购金额≥规定金额的，实行公开招标；单次采购金额在规定下限至上限之间的，可实行邀请招标；具体金额标准由财务部会同行政部拟定，报管理层审批后执行。

公开招标：适用于采购金额较大、供应商资源丰富的项目，通过官方招标平台、行业媒体发布招标公告，面向社会公开征集合格供应商。

邀请招标：适用于采购需求特殊、合格供应商较少的项目，由行政部筛选3家及以上符合资质的供应商，发出招标邀请书，邀请其参与投标。

特殊采购方式：应急物资、独家供应物资等符合免招条件的，可采用询价采购（向3家及以上供应商询价比价）、单一来源采购（仅向1家供应商采购）等方式，采购过程需全程留痕，接受审计部监督。

第三章集中采购招标流程

第七条需求提报与预算审核

需求提报：各需求部门根据实际工作需要，填写《行政物资采购需求表》，明确物资名称、规格型号、质量标准、数量、交付时限、预算金额等信息，经部门负责人审核签字后，提交行政部。

需求汇总：行政部对各部门提交的采购需求进行汇总梳理，合并同类物资，形成年度或月度集中采购需求计划，明确采购批次、招标方式等。

预算审核：行政部将采购需求计划及预算明细提交财务部，财务部审核预算的合理性、资金来源的合规性，审核通过后报管理层审批；审批通过后方可启动招标流程。

第八条招标准备

招标文件编制：行政部会同需求部门、财务部编制招标文件，内容包括招标项目概况、