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2026年口腔医疗管理公司办公文件收发管理制度

第一章总则

第一条为规范公司办公文件收发管理工作，构建全流程、标准化的文件接收、登记、传递、分发、归档及销毁体系，确保办公文件流转高效、存储安全、管理合规，保障公司经营管理、医疗服务等核心工作有序开展，维护公司商业秘密及医疗信息安全，结合口腔医疗行业特性及公司经营管理实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称办公文件，是指公司在经营管理、医疗服务、业务拓展等活动中形成或接收的各类纸质及电子文件资料，包括但不限于上级主管部门下发文件、行业监管文件、合作机构往来文件、公司内部决策文件、医疗管理文件、财务凭证文件、人事管理文件、品牌宣传文件等。其中，涉及患者隐私、医疗技术秘密、商业机密的文件纳入涉密文件管理范畴，需严格执行额外保密管控要求。

本制度适用于公司各职能部门、旗下各口腔诊疗机构及全体参与办公文件收发、管理、使用的员工；同时适用于公司所有办公文件的接收、登记、传递、分发、保管、借阅、销毁及相关管理工作，涉密文件管理除遵守本制度外，还需遵守国家保密法律法规及公司保密管理制度的相关规定。

第三条办公文件收发管理遵循以下基本原则：

（一）合法合规原则：严格遵守《中华人民共和国档案法》《医疗机构病历管理规定》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规，确保文件收发、管理、销毁全流程符合法律规范，保障患者隐私、商业秘密等信息安全；

（二）保密优先原则：将文件保密管理贯穿全流程，明确涉密文件管控标准，强化员工保密意识，防范文件信息泄露、篡改、丢失等风险；

（三）权责明晰原则：明确各部门、各岗位在文件收发管理中的职责，建立“谁收发、谁负责，谁传递、谁把关，谁保管、谁监管”的责任机制；

（四）全程管控原则：对文件接收、登记、传递、分发、保管、借阅、销毁等全流程实施闭环管理，确保文件流转可追溯、管理可核查；

（五）高效便捷原则：优化文件收发流转流程，简化不必要的审批环节，保障紧急文件、重要文件快速传递，提升工作效率；

（六）分类管理原则：按文件性质、密级、重要程度实施分类管理，针对不同类型文件制定差异化的收发、保管及流转标准，提升管理针对性。

第二章组织机构及职责

第四条公司设立办公文件收发管理专项工作小组（以下简称“专项小组”），作为文件收发管理的统筹决策与协调机构。专项小组由行政部门牵头，成员包括医疗管理部门、财务部门、人事部门、法务部门、各口腔诊疗机构负责人及相关业务骨干，必要时可聘请外部档案管理咨询机构提供专业支持。

第五条专项小组主要职责包括：

（一）统筹规划公司办公文件收发管理工作，制定年度文件管理工作计划、保密管控方案及制度优化细则；

（二）审定办公文件收发相关制度、流程规范、文件分类标准、密级确定规则及重大文件销毁方案；

（三）协调各部门、各诊疗机构开展文件收发管理工作，解决管理中的重大问题（如文件丢失、信息泄露、跨部门流转冲突等）；

（四）监督办公文件收发管理制度的落实情况，审核年度文件管理工作总结报告；

（五）牵头处理文件收发管理中的重大信息泄露事件、合规纠纷，指导各部门开展应急处置工作；

（六）统筹文件收发管理相关的资源调配、员工培训及档案管理体系建设工作。

第六条各相关部门及机构职责分工：

（一）行政部门：作为专项小组日常办事机构，牵头组织办公文件收发的具体管理工作；负责制定文件收发流程、登记标准、保管规范及保密管控措施；建立公司级文件管理台账与档案库房；统筹公司层面文件的接收、登记、传递、分发、归档及销毁工作；配备专职文件收发管理人员（以下简称“文管人员”），负责日常文件流转管控；组织开展文件管理培训与考核；监督各部门、各诊疗机构文件收发管理工作落实情况；

（二）医疗管理部门：负责医疗类文件（如医疗技术规范、诊疗记录相关文件、医疗监管文件等）的收发审核与流转管控；协助行政部门制定医疗类文件的分类标准与保密要求；监督各诊疗机构医疗文件的收发、保管及归档工作，确保符合医疗行业监管要求；

（三）财务部门：负责财务类文件（如财务凭证、税务报表、资金审批文件等）的收发、登记与保管工作；制定财务文件的专项管理规范，确保财务信息安全；配合行政部门做好财务文件的归档与销毁工作；

（四）人事部门：负责人事类文件（如员工档案、招聘录用文件、薪酬福利文件、绩效考核文件等）的收发、登记与保管工作；严格执行人事文件保密规定，防范员工信息泄露；配合行政部门做好人事文件的归档与销毁工作；

（五）法务部门：负责法律类文件（如合同协议、诉讼材料、合规审核文件等）的收发审核与流转管控；为文件收发管理提供法律支持，确保制度流程符合法律法规要求；协助处理文件管理相关的法律纠纷；

（六）各口腔诊疗机构：负责本机构内部文件及外部送达文件的接收、登记、传递、保管及归档工作；配备兼职文管人员，对接公