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2026年口腔医疗管理公司办公用品采购与管理制度

第一章总则

1.1制定目的：为规范公司及下属各口腔机构办公用品的采购与管理工作，建立“合规可控、质优价廉、按需采购、高效管理”的全流程管理体系，明确各环节操作标准与责任边界，有效控制办公成本，保障日常办公与诊疗辅助工作有序开展，提升办公用品使用效率，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国产品质量法》及公司财务管理制度、行政后勤管理规范等相关规定，结合口腔医疗行业办公实际，特制定本制度。

1.2适用范围：本制度适用于公司及下属所有口腔机构各类办公用品的需求提报、采购计划制定、供应商选择、采购实施、验收入库、库存管理、领用分发、废旧处置及成本核算等全流程管理工作。覆盖所有办公用品类型，包括基础办公类（纸张、笔、文件夹等）、办公设备耗材类（打印机硒鼓、墨盒等）、诊疗辅助办公类（病历夹、诊疗记录单等）、劳保防护类（医用口罩、手套等）及其他办公辅助用品（计算器、U盘等）。本制度约束对象为公司行政后勤部门、财务部门、各业务部门、各口腔机构负责人、采购管理人员、库存管理员及所有领用办公用品的员工。

1.3核心原则：坚持“依法合规、按需采购、质优价廉、公开透明、节约高效、责任明晰”的核心原则。所有采购行为必须严格遵循相关法律法规及公司制度，杜绝违规采购；严格依据实际工作需求制定采购计划，避免过度采购与资源浪费；在保证产品质量的前提下，择优选择性价比高的供应商与产品，严控采购成本；采购过程公开透明，规范比价与审批流程；倡导节约使用办公用品，提升资源利用效率；明确各环节责任主体，确保采购与管理全流程可追溯、可监督。

1.4体系目标：建立健全标准化的办公用品采购与管理体系，实现采购合规率100%、产品质量合格率100%、库存管理规范率100%、领用登记覆盖率100%，办公成本同比下降5%-8%，员工领用满意度≥95%，有效降低采购风险与资源浪费，确保办公用品精准匹配办公与诊疗辅助需求，为公司高效运营提供有力支撑。

第二章组织架构与职责分工

2.1组织架构：公司设立办公用品采购与管理工作小组，由分管行政后勤副总经理担任组长，行政后勤部门负责人担任副组长，成员包括财务部门负责人、审计部门负责人、各部门负责人及各口腔机构主任。工作小组下设执行办公室（挂靠行政后勤部门），配备专职采购管理员与库存管理员，负责办公用品采购与管理的日常统筹协调、流程管控、质量监督及数据汇总等工作。各口腔机构指定专人担任兼职管理员，协助开展本机构办公用品的需求提报、领用登记及库存核查工作。

2.2核心职责

2.2.1工作小组：负责审定本制度及相关实施细则，审批年度办公用品采购预算、重大采购项目（单次采购金额超规定标准）及采购管理重大问题处置方案；定期召开专题会议，听取采购与管理工作进展报告，协调解决采购过程中的供应商选择争议、质量问题处置等重大事项；统筹资源配置，推动采购与管理体系持续优化。

2.2.2执行办公室：负责制定办公用品采购实施细则、领用标准、库存管理规范及年度采购计划；建立采购与管理全流程台账，实现从需求提报到废旧处置的信息闭环追溯；组织开展供应商筛选、评估与管理工作，建立合格供应商名录；统筹推进采购实施、验收入库、库存管控等日常工作；收集整理采购成本、领用数据等信息，开展分析评估，定期向工作小组提交工作报告；组织开展相关培训，提升员工节约使用与规范领用意识。

2.2.3各部门具体职责

行政后勤部门：作为牵头管理部门，负责办公用品采购与管理的统筹执行工作；牵头制定并动态更新合格供应商名录、采购标准及领用标准；负责公司总部及各口腔机构办公用品的统一采购统筹（应急采购除外）；负责总部办公用品的验收入库、库存管理、领用登记及分发工作；指导各口腔机构兼职管理员开展工作，定期开展业务督导与检查；负责采购与管理相关档案的收集、整理与归档。

财务部门：负责办公用品采购预算的审核与管理，核查采购计划的合理性与经济性，确保预算符合公司财务管理制度；跟踪采购费用支付流程，核查采购合同、验收单据、发票等资料的完整性与合规性，按规定办理付款手续；对采购成本控制情况进行监督，分析成本变动趋势，提出成本优化建议；参与年度库存盘点工作，核查账实一致性。

审计部门：负责对办公用品采购与管理全流程进行审计监督，重点核查采购流程的合规性、供应商选择的公正性、采购价格的合理性及资金使用的规范性；发现违规操作或利益输送等问题，及时向工作小组报告并督促整改；参与重大采购项目的验收工作。

各部门及口腔机构负责人：负责统筹本部门/机构办公用品的需求管理工作；审核本部门/机构的采购需求申请，确保需求真实合理；监督本部门员工规范领用与节约使用办公用品；定期核查本部门/机构领用登记台账，及时整改违规领用、浪费等问题；配合行政后勤部门开展库