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2026年口腔医疗管理公司财务档案管理制度

第一章总则

第一条为规范公司财务档案管理工作，保障财务档案的真实、完整、安全与可追溯，提高财务档案利用效率，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及公司内部管理规定，结合口腔医疗行业经营特点及公司实际财务工作情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司及下属各口腔诊疗机构、各职能部门的所有财务档案管理活动，涵盖财务档案的收集、整理、归档、保管、查阅、复制、鉴定、销毁及电子档案管理等全流程工作。

第三条本制度所称财务档案，是指公司在财务活动中形成的，能够反映公司财务状况、经营成果、现金流量等情况的各类会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料及相关经济合同、协议、税务资料等具有保存价值的文字、图表、电子数据等材料。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿；

（三）财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注、财务分析报告等；

（四）税务资料类：纳税申报表、完税凭证、发票存根联、发票领购簿、税务登记证及税务筹划、税务稽查相关资料等；

（五）其他类：经济合同、协议、资金筹措与使用相关资料、资产评估报告、审计报告、财务制度文件、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。

第四条财务档案管理工作应遵循“统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用”的原则，确保财务档案管理工作标准化、规范化、制度化。

第五条公司各相关部门、下属各机构及全体财务人员应高度重视财务档案管理工作，严格遵守本制度规定，积极配合完成财务档案的相关管理工作。

第二章财务档案管理组织架构与职责

第六条公司成立财务档案管理工作小组（以下简称“工作小组”），由公司分管财务工作的领导担任组长，财务部负责人担任副组长，成员由财务部档案管理员、各下属机构财务负责人及相关部门指定联络人组成。工作小组负责统筹协调公司财务档案管理工作，下设办公室于财务部，具体负责财务档案的日常管理工作。

第七条工作小组主要职责包括：

（一）统筹规划公司财务档案管理工作，制定财务档案管理年度工作计划；

（二）审议批准财务档案管理相关制度、流程及重大事项；

（三）监督检查公司及下属各机构财务档案管理工作的落实情况；

（四）协调解决财务档案管理工作中出现的重大问题；

（五）审议批准财务档案的鉴定、销毁方案。

第八条财务部作为财务档案管理的核心责任部门，主要职责包括：

（一）负责制定并完善财务档案管理具体操作流程，指导下属各机构开展财务档案管理工作；

（二）指定专人担任财务档案管理员，负责财务档案的收集、整理、审核、归档、保管、查阅登记等日常工作；

（三）负责财务档案的安全管理，落实防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防磁、防泄密等防护措施；

（四）负责财务电子档案的采集、存储、备份、校验及安全管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性；

（五）组织开展财务档案管理培训，提升相关人员的档案管理能力；

（六）牵头组织财务档案的鉴定、销毁工作，按规定办理相关手续；

（七）负责财务档案管理相关资料的汇总、上报及归档工作。

第九条财务档案管理员主要职责包括：

（一）严格按照规定收集、整理各类财务档案资料，确保资料完整、规范；

（二）负责财务档案的分类、编号、装订、归档工作，建立健全财务档案管理台账；

（三）妥善保管财务档案，定期对档案保管情况进行检查，及时处理发现的问题；

（四）严格执行财务档案查阅、复制制度，做好相关登记记录；

（五）配合完成财务档案的鉴定、销毁及移交工作；

（六）负责财务电子档案的日常维护和管理，定期进行数据备份。

第十条各相关部门及下属各机构职责：

（一）下属各机构财务部门：按照本制度及公司财务部要求，做好本机构财务档案的收集、整理、初步审核工作，按时向公司财务部移交相关财务档案；配合公司财务部开展财务档案管理检查及其他相关工作；

（二）行政部：负责提供财务档案保管所需的场地、设施设备（如档案柜、防火器材、防潮设备等），协助做好档案保管环境的维护；

（三）法务部：为财务档案管理工作提供法律支持，对财务档案相关的法律风险进行把控；

（四）其他相关部门：根据工作需要，配合财务部做好财务档案的收集、查阅等相关工作，及时提供相关经济业务的补充资料。

第三章财务档案的收集与整理

第十一条财务档案收集范围应全面覆盖公司所有财务活动，确保不遗漏任何具有保存价值的财务资料。各财务人员在日常工作中，应及时收集各类财务凭证、账簿、报告及相关经济资料，对业务办理过程中形成的电子财务数据应同步采集。

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