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交通运输行业员工健康档案管理规范

第一章总则

第一条目的与依据

为保障交通运输行业员工的身体健康和职业安全，规范员工健康档案的建立、管理与使用，提升行业整体健康管理水平，预防和控制职业危害，依据国家相关法律法规及行业健康管理要求，结合交通运输行业特点，特制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于交通运输行业各类从业单位（以下简称“单位”）对本单位员工健康档案的管理工作。交通运输行业涵盖道路、水路、铁路、航空等领域的运输、装卸、仓储及相关辅助性活动。

第三条基本原则

员工健康档案管理应遵循以下原则：

（一）客观真实：档案内容应真实反映员工健康状况，数据准确无误。

（二）规范完整：档案建立、填写、归档、保管等流程应标准化，内容应全面完整。

（三）安全保密：严格遵守保密规定，保护员工个人健康隐私。

（四）动态管理：根据员工健康状况变化及职业发展，及时更新档案信息。

（五）依法依规：遵守国家及地方关于健康管理、档案管理、个人信息保护等相关法律法规。

第二章健康档案的建立与内容

第四条档案建立

单位应为每位在职员工建立个人健康档案。档案应在员工入职后一个月内建立。对于特殊岗位员工，其健康档案的建立和更新应符合国家关于职业健康监护的特定要求。

第五条档案内容

员工健康档案应包含以下基本信息：

（一）个人基本信息：姓名、性别、出生日期、婚姻状况、联系方式、紧急联系人及联系方式、入职日期、岗位信息等。

（二）健康体检资料：

1.入职健康体检报告；

2.在岗期间定期健康体检报告；

3.离岗时健康体检报告（如适用）；

4.特殊作业或应急情况下的健康体检报告。

（三）健康监测记录：

1.日常健康状况记录（如适用）；

2.职业健康检查结果及处理意见；

3.职业病诊断、治疗和康复情况记录（如适用）；

4.常见病、慢性病管理记录及随访情况。

（四）职业健康相关信息：

1.职业史、既往病史（特别是与职业相关的疾病史）；

2.接触职业病危害因素的种类、时间和剂量（如适用）；

3.职业健康教育和培训记录。

（五）其他健康相关资料：

1.员工自愿提供的个人健康声明；

2.重要的医疗诊断证明、病假记录；

3.疫苗接种史（尤其是与职业相关的疫苗）。

第三章健康档案的管理与使用

第六条档案管理责任部门

单位应明确负责员工健康档案管理的部门或指定专人负责。档案管理人员应具备相应的档案管理知识和保密意识。

第七条档案保管

（一）健康档案应妥善保管，防止丢失、损坏、涂改和泄露。可采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行管理。

（二）纸质档案应存放在专用档案柜中，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。

（三）电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，采取严格的权限控制和加密措施，定期备份，防止数据丢失或被非法访问、篡改。

第八条档案查阅与复制

（一）健康档案原则上仅限单位内部因工作需要查阅。查阅档案需经档案管理部门负责人批准，并履行登记手续。

（二）员工本人有权查阅或复制本人的健康档案，单位应予以配合，但复制可能需要收取合理的成本费用。

（三）司法机关或行政执法部门因办案需要查阅相关档案时，应出具有效法律文书，单位应依法予以协助。

（四）查阅档案时，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

第九条档案保密

档案管理人员及其他接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规，不得泄露档案内容。未经授权，不得向任何无关第三方提供员工健康信息。因工作失职造成信息泄露的，应承担相应责任。

第十条档案更新

档案管理人员应根据员工体检结果、健康状况变化、岗位调整等情况，及时更新档案内容，确保档案信息的时效性和准确性。员工本人也应主动向单位报告自身健康状况的重大变化。

第十一条档案转移与销毁

（一）员工调离本单位时，可根据员工要求或新单位需要，按规定办理档案转移手续，并由接收方签字确认。原单位应保留档案副本或复印件至少规定年限。

（二）员工离职后，其健康档案应至少保存规定年限。销毁过期档案时，应履行审批手续，由两人以上监销，并做好销毁记录，确保信息不外泄。

第十二条电子档案管理特别规定

（一）电子档案的建立、存储、传输、使用等应符合国家电子档案管理相关标准。

（二）电子档案应具有可追溯性，对档案的任何操作（查阅、修改、删除等）均应有记录。

（三）确保电子档案系统的安全稳定运行，定期进行系统维护和安全检查。

第四章责任与监督

第十三条单位责任

单位是员工健康档案管理的责任主体，应建立健全档案管理制度，配备必要的设施和人员，保障档案管理工作的正常开展，并对档案的真实性、完整性和安全性负责。

第十四条管理部门责任

档案管理部门应严格执行本规范及单位相关制度，认真履行档案的收集、整理、保管、更新、利用、保密等职责