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办公室文书档案管理规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范本单位办公室文书档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保文书档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及本单位实际情况，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于本单位各部门及所属机构在各项工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各类文书材料的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等管理工作。

（三）基本原则

1.统一领导、分级负责：文书档案工作实行统一领导，各部门指定专人负责本部门文书材料的收集、整理和移交工作。

2.完整准确、规范有序：确保归档的文书材料内容真实、数据准确、手续完备、格式规范，整理归档符合标准。

3.安全保密、便于利用：建立健全档案安全保密制度，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密，同时简化利用手续，为工作提供便捷服务。

二、文书材料的形成与收集

（一）文书材料的形成

各部门在工作中形成的各类文书材料，应符合国家及本单位关于公文处理的相关规定，做到格式规范、内容完整、字迹清晰、手续齐全。提倡使用耐久性强的书写材料和纸张。

（二）文书材料的收集范围

凡本单位在各项工作中形成的具有查考利用价值的各类文书材料，均属收集范围。一般应包括：

1.上级机关下发的与本单位相关的各类文件、指示、通知、批复等；

2.本单位对外发出的各类文件、函件、报告、请示等；

3.本单位内部形成的各类工作计划、总结、报告、会议纪要、记录、规章制度、统计报表、合同协议、调研材料、考察报告、重要会议材料等；

4.本单位与其他单位往来的重要函电、协议、合同等；

5.其他具有保存价值的文书材料。

（三）收集要求

1.及时性：各类文书材料在办理完毕后，承办人应及时将其收集整理，避免遗漏和散失。

2.完整性：收集的文书材料应保持其有机联系和完整性，一份文件的正件、附件、草稿、定稿、批示、转发件等应一并收集。

3.规范性：收集的文书材料应符合归档要求，手续不全的应及时补办。

三、文书材料的整理与归档

（一）整理原则

文书材料的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）分类

根据本单位实际情况，可采用年度-组织机构-问题或年度-问题-组织机构等方法进行分类。分类体系应保持相对稳定。

（三）排列

同一类别的文书材料，应按照其形成时间的先后顺序或重要程度进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

（四）编号与编目

1.编号：对整理好的文书材料，应按照一定规则进行编号，如件号、页号等。

2.编目：填写卷内文件目录或归档文件目录，包括文件名、文号、责任者、日期、页数、备注等项目，确保著录准确、规范。

（五）装订与装盒

1.装订：归档文件应按照规定进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。装订前应去除金属物。

2.装盒：装订好的文件应装入规范的档案盒，并填写档案盒封面、盒脊各项内容。

（六）归档

1.归档时间：一般应在次年上半年完成上一年度文书材料的整理归档工作。专项工作或临时性工作形成的文书材料，应在工作结束后及时归档。

2.归档手续：归档时，归档部门与档案管理部门（或档案员）应办理交接手续，填写《档案交接登记表》。

四、档案的保管

（一）库房要求

档案库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等要求。保持适宜的温湿度，配备必要的消防、安防和温湿度调控设备。

（二）档案装具

档案应存放在符合标准的档案柜、档案架内。档案盒、卷皮等装具应选用质量优良、耐久性强的材料。

（三）库房管理

1.建立健全库房管理制度，严格执行入库、出库登记制度。

2.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

3.保持库房整洁卫生，严禁在库房内吸烟和存放易燃易爆物品。

（四）保密管理

严格遵守国家保密法律法规，建立档案保密制度。涉密档案应单独存放，严格控制阅知范围，防止泄密事件发生。

五、档案的利用

（一）利用原则

档案利用应遵循“为工作服务、严格保密、规范有序”的原则。

（二）利用范围与手续

1.本单位工作人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人同意，方可查阅；查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。

2.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门（或档案员）及相关领导批准。

3.查阅档案时，应在指定地点进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

（三）复制与摘录

因工作需要复制或摘录档案内容，须经档案管理部门（或档案员）同意，并由档案管理人员负责复制或摘录，复制件须加盖档案证明章。涉密档案的复制、摘录按保密规定执行。

（四）归还

查阅完毕的档案应及时归还。