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机关单位档案管理制度及操作流程标准

一、总则

为规范本机关单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，依据国家有关档案法律法规及相关行业标准，结合本单位实际，特制定本制度。

本制度所称档案，是指本机关单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

档案工作是机关单位工作的重要组成部分，是维护机关历史真实面貌的重要事业。全体工作人员均有保护档案的义务和按规定利用档案的权利。档案管理工作遵循统一领导、分级负责，真实准确、完整系统，安全保密、规范利用的原则。

本制度适用于本机关单位各处室、直属单位及全体工作人员在工作中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等管理工作。

二、管理机构与职责

机关单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。单位办公室（或指定专门部门，下同）为档案工作的职能管理部门，负责对本单位档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导和具体实施。

办公室应配备具有专业知识和业务能力的专（兼）职档案管理人员，负责日常档案管理工作。档案管理人员应保持相对稳定，工作调动时须办理严格的档案交接手续。

各处室应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和预归档工作，并配合办公室做好档案管理相关工作。

档案管理部门的主要职责包括：

1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策；

2.制定和完善本单位档案管理制度及操作细则；

3.负责本单位各类档案的统一接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作；

4.指导和督促各处室做好文件材料的形成、积累、收集和预归档工作；

5.组织档案业务培训，提高工作人员的档案意识和业务水平；

6.负责档案信息化建设与管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全；

7.开展档案宣传工作，提升档案工作的影响力。

三、档案收集与整理

（一）收集范围

本机关单位在各项工作中形成的，反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对工作查考、历史研究和凭证依据具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。具体包括：

1.上级机关颁发的需本单位贯彻执行的文件材料；

2.本单位制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要等；

3.本单位在行政管理、业务管理、人事管理、财务管理等活动中形成的文件材料；

4.本单位与外单位往来的重要文件材料；

5.本单位组织或参与的重要活动形成的文件材料；

6.其他具有保存价值的文件材料。

（二）归档要求

1.各处室应在有关工作结束后，及时将应归档的文件材料收集齐全、整理规范后，向办公室移交归档。一般应在次年规定时间内完成上一年度文件材料的归档工作。

2.归档的文件材料应齐全完整、真实准确，手续完备。手写材料应字迹工整、清晰，符合归档要求。

3.凡属归档范围的文件材料，必须按规定向档案管理部门移交，个人不得私自留存、隐匿或销毁。

4.电子文件的归档，应符合国家关于电子档案管理的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件材料建立关联。

（三）整理方法

1.分类：档案整理应按照本单位档案分类方案进行。分类应科学合理、层次分明，便于管理和利用。常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据实际情况选择或结合使用。

2.编号：在分类的基础上，对档案进行系统化编号。编号应具有唯一性和稳定性，便于识别和检索。

3.排列：按照档案形成的时间顺序、逻辑关系或重要程度对案卷内文件材料进行系统排列。

4.编目：包括案卷级目录和文件级目录的编制。目录内容应规范、准确，著录项目完整，便于检索。

5.装订：归档文件材料应按照规范要求进行装订，做到结实整齐，便于保管和利用。装订前应去除金属物，对破损文件进行修复。

四、档案保管与保护

档案保管应建立健全严格的库房管理制度，配备适宜的档案装具和保管设备，确保档案的安全与完整。

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。库房内严禁存放易燃易爆物品和其他危险品。

档案管理人员应定期对档案库房的温湿度进行监测和调控，使其保持在适宜范围内。定期对档案进行检查，发现问题及时处理。

档案装具应符合国家标准，做到统一规范。不同载体的档案应分别存放，妥善保管。

对声像档案、实物档案等特殊载体档案，应采取相应的保护措施，确保其长期保存。

建立档案库房出入登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员进入库房应履行相应手续。

五、档案利用与服务

档案利用工作应遵循“为机关工作服务、为社会发展服务”的宗旨，在确保档案安全和保密的前提下，积极提供利用。

单位工作人员因工作需要