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设计档案管理规范及流程说明

一、引言

设计档案是设计过程的真实记录，是设计成果的集中体现，亦是企业知识资产的重要组成部分。规范设计档案管理，旨在确保档案的真实、完整、安全与有效利用，为企业持续创新与稳健发展提供有力支撑。本规范及流程说明，适用于企业内部所有设计项目及相关活动所产生的档案资料管理。

二、术语定义与管理原则

（一）术语定义

1.设计档案：指在各类设计项目从立项、调研、策划、构思、创作、评审、修改到最终定稿、交付及后续维护等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式的记录载体，包括但不限于文字、图表、图像、音频、视频、模型数据等。

2.归档：指将处理完毕且具有保存价值的设计文件材料，按规定整理、组卷（或件）后，移交档案管理部门或指定人员保存的过程。

3.全生命周期管理：指对设计档案从产生、形成、积累、整理、归档、保管、利用直至销毁（或永久保存）的整个过程进行系统性管理。

（二）管理原则

1.真实性原则：档案内容必须真实反映设计过程和成果，严禁伪造、篡改。

2.完整性原则：确保档案材料的齐全完整，反映设计活动的全貌。

3.规范性原则：档案的形成、整理、归档、著录、保管、利用等环节均应遵循统一标准和规范。

4.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体安全和信息安全，防止失泄密、损坏、丢失。

5.可利用性原则：在安全保密的前提下，便于档案的检索、查阅和利用，发挥档案的价值。

三、管理职责

（一）档案管理部门/人员

1.负责本规范的制定、修订、解释与监督执行。

2.负责设计档案的接收、登记、分类、编目、保管、统计、鉴定、销毁（或移交）等工作。

3.提供档案查阅、复制、借阅服务，并对档案利用情况进行跟踪。

4.组织档案管理相关的培训与指导。

（二）设计部门/项目组

1.负责本部门/项目组设计文件材料的形成、积累、初步整理和按时归档。

2.确保归档材料的真实性、完整性和规范性。

3.指定项目档案员（可兼职），负责本项目档案的日常收集、整理和与档案管理部门的对接。

（三）设计人员

1.在设计工作中，自觉按照规范要求形成和积累各类文件材料。

2.对个人形成的设计文件材料的真实性、完整性负责，并按规定及时提交项目档案员或直接归档。

四、设计档案管理流程

（一）档案形成与积累

设计人员在项目进行过程中，应及时、准确地形成各类设计文件材料，包括但不限于设计任务书、调研资料、会议纪要、设计草图、方案稿、评审意见、修改记录、最终成果文件等。所有材料应清晰、规范，符合相关技术标准。

（二）档案收集与整理

1.收集：项目档案员或设计人员在项目关键节点（如方案评审后、初步设计完成后、竣工验收后等）或项目结束后，集中收集应归档的全部文件材料。确保无遗漏、无重复。

2.分类：按照设计项目类型、阶段、文件性质（如文本、图纸、数据、影像等）或其他便于管理和检索的逻辑进行分类。分类体系应保持相对稳定。

3.编号：对整理好的档案材料进行系统编号，编号应具有唯一性和可追溯性。编号规则应在企业内部统一。

4.排序与组卷/件：同一类别的文件材料，按照形成时间、逻辑顺序或重要程度进行排序。对于纸质文件，可装订成册（卷）或按件管理；对于电子文件，应按文件夹结构有序存放。

（三）档案著录与标引

1.著录：对每份（组）档案的核心信息进行记录，形成档案目录。著录项通常包括：档号、项目名称、文件标题、责任者（设计人/部门）、形成日期、文件页数/容量、摘要、关键词等。

2.标引：根据档案内容，赋予适当的分类号、主题词或关键词，以提高检索效率。

（四）档案归档与移交

1.设计项目完成后，或达到预定归档节点，由项目负责人组织项目档案员将整理完毕、著录准确的设计档案（包括纸质版和电子版）向档案管理部门移交。

2.移交时，双方应填写《档案移交清单》，详细列明移交档案的数量、名称、编号等信息，办理交接手续，双方签字确认。

3.档案管理部门对接收的档案进行审核，符合要求的予以接收；不符合要求的，退回移交部门限期整改。

（五）档案保管与保护

1.库房要求：纸质档案应存放在专用档案库房，保持适宜的温湿度，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等设施。

2.电子档案保管：电子档案应存储在专用服务器或存储设备中，定期进行备份，采用适当的加密和权限控制措施，防止数据丢失或被非法访问、篡改。定期检查电子档案的可读性。

3.定期检查：档案管理部门应定期对所保管的档案进行清点和检查，发现问题及时处理。

（六）档案利用与借阅

1.利用范围：档案利用应限于工作需要。查阅涉密档案需严格遵守企业保密规定，履行审批手续。

2.借阅手续：借阅档案须填写《档案借阅登记表》，经相关负责人批准后，方可