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信息管理与使用协调沟通流程规范

一、总则

（一）目的与意义

在当前信息时代，信息作为组织运行与发展的核心资源，其高效管理、规范使用及顺畅流转对于提升工作效率、保障决策质量、促进协同合作具有至关重要的意义。为确保信息在组织内部得到有序管理、精准传递与合规使用，明确各部门及人员在信息处理各环节的职责与协作方式，减少信息冗余、滞后与误用，防范信息安全风险，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于组织内所有部门及全体人员在日常工作中涉及的各类业务信息、管理信息、技术信息等的创建、采集、处理、存储、传递、使用、共享、归档与销毁等管理活动，以及在此过程中的各项协调沟通行为。

（三）基本原则

1.准确性原则：确保信息内容真实、准确、完整，来源可靠。

2.及时性原则：信息的传递与处理应迅速、及时，保障信息的时效性价值。

3.保密性原则：严格遵守信息保密规定，对不同密级信息采取相应保护措施，防止信息泄露。

4.最小权限原则：信息的访问与使用应基于工作需要，仅授予必要人员以必要权限。

5.协同共享原则：在安全可控的前提下，促进信息的合理共享与高效协同，避免信息孤岛。

二、信息管理基础

（一）信息分类与标识

1.信息分类：根据信息的性质、敏感程度、业务领域等因素，对信息进行科学合理的分类。例如，可分为公开信息、内部信息、秘密信息、机密信息等级别，或按财务、人事、业务、技术等领域划分。

2.信息标识：对各类信息赋予清晰、统一的标识，包括信息名称、编号、版本、密级、所属部门、创建日期、责任人等元数据，以便于识别、追溯和管理。

（二）信息载体管理

1.电子信息载体：包括各类服务器、计算机、移动存储设备、网络存储等。应规范电子信息的存储路径、命名规则、备份策略和访问控制。

2.纸质信息载体：包括各类文件、报告、记录等。应规范纸质文件的编号、打印、分发、传阅、复印、销毁等环节的管理。

三、信息流转与使用流程

（一）信息创建与录入

信息创建者或录入者应对信息的真实性、准确性和完整性负责。创建或录入信息时，应遵循相关的数据标准和格式要求，并准确标注信息分类及密级。重要信息的录入应经过必要的审核环节。

（二）信息审核与发布

1.信息审核：对于具有一定重要性或敏感性的信息，在正式发布或流转前，应由相关负责人或指定审核人员进行审核，确保信息内容合规、准确，符合保密要求。

2.信息发布：审核通过的信息，应通过指定的渠道和方式进行发布。发布时应明确信息的受众范围和使用权限。

（三）信息传递与共享

1.传递方式：根据信息的密级和紧急程度，选择安全、高效的传递方式。内部信息宜通过内部办公系统、加密邮件或指定通讯工具传递；涉密信息的传递应严格遵守保密规定。

2.共享范围：信息共享应遵循“按需共享、最小权限”原则。明确信息的共享范围和条件，未经授权，不得擅自扩大共享范围。跨部门信息共享前，应与信息所属部门或信息负责人进行沟通协调。

（四）信息获取与使用

1.信息获取：使用者应通过合法、授权的渠道获取所需信息。对于有访问权限控制的信息系统或数据库，应凭有效身份认证访问。

2.信息使用：使用者应在授权范围内使用信息，不得擅自篡改、复制、传播或用于未经许可的目的。使用信息时，应尊重信息的知识产权。

（五）信息更新与维护

信息内容发生变更或失效时，信息责任人或维护者应及时对信息进行更新或标注，并通知相关使用人员。确保信息的时效性和准确性。建立信息定期review机制，清理过期或无用信息。

（六）信息归档与销毁

1.信息归档：对于具有保存价值的信息，应按照规定的期限和要求进行整理、归档。归档信息应保证其完整性和可用性。

2.信息销毁：对于达到保存期限或确认无保存价值且非涉密的信息，应采用安全的方式进行销毁，防止信息泄露。涉密信息的销毁应严格执行保密规定。

四、协调沟通机制

（一）沟通原则

1.清晰明确：沟通内容应清晰、准确、完整，避免模糊不清或歧义。

2.及时高效：对于信息流转和使用中出现的问题或需求，应及时进行沟通，确保信息传递和处理的效率。

3.主动积极：各相关方应主动沟通信息需求、进展情况和遇到的障碍。

4.尊重协作：沟通中应相互尊重，以解决问题、达成共识、促进协作为目标。

（二）沟通渠道与方式

1.正式沟通：包括会议（如部门例会、项目协调会）、书面报告、审批流程、邮件等，适用于重要事项的通知、决策、审批和记录。

2.非正式沟通：包括即时通讯工具、电话、面对面交流等，适用于快速咨询、简单事项确认和日常协作。

3.信息平台：利用内部信息管理系统、共享服务器、协同工作平台等，作为信息发布、共享和查阅的集中渠道。

（三）跨部门信息协调

1.明确接口人：对于经常需要跨部门协作的业务领域