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物业管理费催缴及违约处理流程范本

一、总则

1.1目的与依据

为规范本物业管理区域内物业管理费（以下简称“物业费”）的收缴工作，保障物业管理服务的正常开展，维护全体业主及物业使用人的共同利益，根据《物业管理条例》、《物业服务合同》及相关法律法规的规定，结合本物业实际情况，特制定本流程。

1.2适用范围

本流程适用于本物业管理区域内所有业主及物业使用人应缴物业费的催缴及相关违约行为的处理。

1.3基本原则

物业费催缴及违约处理工作应遵循“预防为主、及时提醒、有理有据、人性化沟通、逐级递进、合法合规”的原则。在维护物业管理秩序的同时，尊重业主权益，力求通过友好协商解决问题。

二、物业费催缴流程

2.1常规提醒

在物业费计费周期结束后，物业管理处应于规定缴费期开始前5个工作日内，通过短信、微信公众号、APP推送、小区公告栏张贴等多种方式，向业主/物业使用人发送物业费温馨提醒，明确缴费周期、金额、缴费方式及截止日期。

2.2首次催缴

当业主/物业使用人未能在缴费期内足额缴纳物业费时，物业管理处应于缴费期届满后5个工作日内，启动首次催缴程序：

1.发送《物业费催缴通知书（首次）》：内容应包括业主信息、欠费周期、欠费金额、缴费截止日期、缴费方式及物业管理处联系方式。可通过邮寄（挂号信或快递，保留凭证）、上门送达（由业主/物业使用人签收，若无人签收可拍照留存送达过程）或在单元门口显眼位置张贴（拍照留存）等方式进行。

2.电话沟通：在发送书面通知后1-3个工作日内，物业管理处客服人员应尝试与业主/物业使用人进行电话沟通，了解未缴费原因，进行解释说明，并再次提醒其尽快缴费。

2.3二次催缴与沟通

若首次催缴后，业主/物业使用人在截止日期仍未缴纳物业费，物业管理处应于截止日期届满后7个工作日内，进行二次催缴与深度沟通：

1.发送《物业费催缴通知书（二次）》：相较于首次通知书，措辞可适当严肃，明确告知逾期未缴将可能产生的后果，如违约金的计取（依据合同约定）、后续可能采取的进一步措施等。送达方式同上，确保可追溯。

2.上门拜访或重点约谈：由物业管理处负责人或客服主管牵头，与业主/物业使用人进行面对面沟通。耐心听取其诉求，如属对物业服务存在异议，应详细记录，并承诺在一定期限内予以核查和回复；如属经济困难，可协商是否有分期缴纳的可能（需签订书面协议）；如属无故拖欠，则明确告知其责任和义务。

3.记录存档：对沟通情况（时间、地点、参与人、主要内容、业主反馈等）进行详细书面记录，并由参与沟通的物业人员签字确认存档。

2.4正式催缴与风险告知

经二次催缴及沟通后，业主/物业使用人仍无正当理由拒不缴纳物业费，且欠费时间已超过2个月（或合同约定时间），物业管理处应报请上级领导审批后，启动正式催缴程序：

1.发送《物业费限期缴费通知书》：该通知书应明确列出累计欠费金额、违约金金额（如有）、最终缴费期限（一般给予7-15天缓冲期），并郑重告知，若在最终期限内仍未履行缴费义务，物业管理处将依据《物业服务合同》及相关法律法规，采取包括但不限于法律途径（如申请调解、仲裁或提起诉讼）等进一步措施追讨欠费，并保留追究其全部违约责任的权利。

2.送达方式：建议采用EMS邮政快递（注明“物业费限期缴费通知书”及“内件重要”）或专人上门送达并要求签收。对于无法联系或拒绝签收的，可采取在物业所在地及业主房门上同时张贴（拍照、录像留存证据）并辅以公证送达（视情况而定）的方式。

3.同步告知业主委员会（如有）：将相关情况向业主委员会进行通报，争取其理解与支持。

三、违约处理

3.1违约金的计取

根据《物业服务合同》约定，对逾期缴纳物业费的业主/物业使用人，从逾期之日起按日加收应缴费用一定比例的违约金（例如：千分之零点五至千分之三，具体比例以合同约定为准）。违约金应与本金一并追缴。

3.2暂停部分服务（谨慎使用）

在法律法规允许及《物业服务合同》有明确约定的前提下，对于经多次催缴仍长期恶意拖欠物业费的业主/物业使用人，在书面告知并留有充分缓冲期后，可审慎考虑暂停其部分非基本物业服务（如暂停门禁卡升级、限制使用小区部分公共设施等）。严禁采取停水、停电、停气等影响业主基本生活的极端措施。实施前必须经过严格的内部审批流程，并做好充分的证据保全。

3.3法律途径

对于欠费时间长、金额大、经上述所有催缴程序无效，或明确表示拒绝缴纳的业主/物业使用人，物业管理处应在获得公司授权后，整理所有证据材料（物业服务合同、催缴通知书及送达回执/凭证、沟通记录、欠费明细等），根据实际情况采取以下法律措施：

1.申请人民调解：向物业所在地的人民调解委员会申请调解。

2.提起诉讼/申请仲裁：根据合同约定，向有管辖权的人民法院提起民事诉讼，或向约定的仲裁机构申