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适用会议类型与场景
会议全流程操作指南
一、会前筹备：明确目标与准备材料
确定会议核心目标
根据会议类型（如决策类、研讨类、通报类），明确会议需达成的具体成果（如形成项目方案、明确责任分工、同步进度问题等）。
示例：项目推进会需明确“解决当前进度延误问题，确定下一阶段关键节点及责任人”。
拟定参会人员与会议信息
确定主持人（把控流程）、记录人（负责纪要整理）、核心议题负责人及必要参会人员（避免无关人员参会，控制规模在8-15人为宜）。
明确会议时间（避开工作高峰期，如上午9:00-11:00或下午14:00-16:00）、地点（会议室名称/线上会议）及预计时长。
制定会议议程并提前分发
议程需包含序号、议题名称、负责人、预计时长、备注（如是否需提前准备材料）。
示例：
序号
议题名称
负责人
预计时长
备注
1
上周项目进度回顾
*经理
20分钟
附进度数据表
2
当前问题研讨与解决方案
*主管
30分钟
提前提交问题清单
3
下一阶段任务分配
*组长
15分钟
需明确完成标准
提前1-2天通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送议程及预读材料，提醒参会人员提前准备。
会前场地与设备准备
线下会议：提前30分钟调试投影仪、麦克风、白板等设备，摆放会议资料、签到表、饮用水。
线上会议：提前测试会议软件功能（如屏幕共享、录制），提前10分钟开启会议室，引导参会人员网络调试。
二、会中执行：聚焦议题与高效决策
开场与目标重申（5-10分钟）
主持人准时开场，确认参会人员到齐情况（通过签到表记录），简要说明本次会议的核心目标及议程，强调会议纪律（如手机静音、围绕议题发言）。
按议程逐项推进
议题讨论：由负责人引导发言，鼓励参会人员围绕议题表达观点，避免跑题；主持人需控制发言时长，保证每个议题在预定时间内完成。
问题研讨：对争议性问题，可采用“头脑风暴+数据支撑”方式，必要时进行举手表决或由主持人汇总意见形成初步结论。
决策确认：对需明确的决议事项，由记录人当场记录“决策内容、负责人、完成时间”，保证参会人员无异议。
会议中途把控
每完成一个议题，主持人简要小结进展，提醒下一议题负责人准备；若某议题超时，可约定“会后单独讨论”，避免影响整体进度。
结束环节总结（5-10分钟）
主持人总结本次会议成果（已决策事项、待解决问题、下一步行动），明确“会议纪要将在24小时内发送至参会人员”，确认无异议后宣布散会。
三、会后跟进：落实任务与归档记录
整理会议纪要
记录人需在会后2小时内完成初稿，内容包括：
会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）；
各议题讨论要点（关键观点、分歧点）；
决策事项（决议内容、依据）；
行动计划（任务名称、负责人、完成时间、交付成果）。
示例纪要框架：
会议纪要
会议名称：2024年Q3项目推进会
时间：2024年7月15日14:00-16:30
地点：公司3楼会议室
参会人员：经理、主管、组长、专员
缺席人员：*（事假，已同步会议材料）
一、议题讨论
上周项目进度回顾（*经理）：
当前完成60%，其中模块A延迟2天，原因为供应链物料短缺；
模块B提前1天完成，质量达标。
问题解决方案研讨（*主管）：
模块A延迟：协调供应链*负责人加急处理，预计7月18日物料到位；
风险预案：若18日未解决，启动备用供应商方案。
二、决策事项
供应链*负责人需在7月17日17:00前反馈物料到货时间；
模块A调整完成时间顺延至7月20日，*组长负责同步客户。
三、行动计划
任务名称
负责人
完成时间
交付成果
跟踪物料到货时间
*专员
7月17日
物料到货反馈表
更新项目进度计划
*组长
7月18日
新版甘特图
纪要审核与分发
初稿完成后提交主持人审核，确认无误后24小时内发送至所有参会人员及相关部门负责人，抄送上级领导（如需）。
任务跟踪与归档
记录人建立“会议任务跟踪表”，每周更新任务进度，对逾期未完成的任务及时提醒负责人；
会议材料（议程、纪要、签到表、进度数据等）按日期整理归档，保存至企业共享文件夹，方便后续查阅。
核心模板表格示例
表1：会议签到表
序号
部门
姓名
职务
签到时间
备注（如迟到/早退）
1
市场部
*
经理
13:55
-
2
技术部
*
主管
14:02
迟到2分钟
3
运营部
*
专员
14:00
-
表2：会议行动计划跟踪表
任务名称
负责人
计划完成时间
实际完成时间
进度状态（进行中/已完成/逾期）
备注
跟踪物料到货时间
*专员
7月17日
7月17日
已完成
物料于17:30到货
更新项目进度计划
*组长
7月18日
7月18日
已完成
已同步客户
客户需求调研报告
*
7月20日
-
进行中
需补充3个案例数据
高效会议执行要点
目标导向：每次会议前务必明确“通过会议解
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