会议纪要及决策事项执行表.docVIP

会议纪要及决策事项执行表工具模板

一、适用场景与价值

本工具模板适用于各类工作场景中需通过会议明确事项、分配任务并跟踪结果的场合，包括但不限于：

项目启动会、周例会、阶段复盘会等项目管理类会议；

跨部门协调会、资源对接会等协作推进类会议；

决策评审会、方案讨论会等事项定责类会议。

通过规范记录会议内容与决策结果，可避免信息遗漏、责任模糊，实现“决策-执行-跟踪-闭环”的全流程管理，提升团队协作效率与任务落地率。

二、分阶段操作指南

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目标：组织者需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定项目A的落地方案”“协调B部门的资源支持”），避免会议偏离主题。

梳理会议议程与参会人：根据目标列出会议议程（建议不超过5项，每项明确讨论时长），并通知相关人员参会（提前3天同步会议资料，如议题背景、待讨论方案等）。

准备记录工具：指定记录人（建议由熟悉业务的人员担任），提前打开本模板表格，熟悉需填写的字段（如会议基本信息、决策事项、执行责任人等）。

（二）会中记录：聚焦关键，精准提炼

记录基础信息：会议开始后，第一时间填写“会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）”等基础信息，保证要素完整。

整理议程讨论要点：按议程顺序逐项记录讨论内容，重点关注“分歧点”“共识点”及“待解决问题”，避免大段摘录发言，提炼核心结论（例如：针对“项目A预算方案”，记录“共识：预算上限100万元；分歧：市场推广费用占比30%或35%——待*总确认”）。

提炼决策事项：对会议最终确定的结论性内容，单独列为“决策事项”，明确“事项描述”（具体做什么）、“决策依据”（基于讨论的哪项结论/数据）、“责任部门/人”（由谁负责）及“截止时间”（最晚完成时间），避免使用“尽快”“适时”等模糊表述（例如：“决策事项：市场推广费用占比确定为35%，由*经理负责调整预算表，截止时间：3月15日17:00前”）。

（三）会后整理：及时分发，跟踪闭环

撰写与审核纪要：会议结束后2小时内，记录人根据会议记录整理纪要，重点突出“决策事项”与“执行安排”，经主持人审核无误后定稿（审核重点：信息准确性、责任明确性、时间可行性）。

分发与同步：定稿后1小时内，通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）将纪要及“决策事项执行跟踪表”分发给所有参会人，抄送相关负责人，并标注“请责任人确认接收”。

跟踪与更新：记录人需在“决策事项执行跟踪表”中同步初始信息，每周更新一次执行状态（如“进行中”“已完成”“延期”），对超期未完成的任务及时提醒责任人，并同步至主持人。

三、模板表格设计

（一）会议纪要模板

会议名称

会议日期

会议时间

会议地点

主持人

记录人

参会人员

总、经理、主管、专员（共5人）

缺席人员

*工程师（因出差）

缺席原因

工作安排冲突

会议议程

议题1：项目A方案评审（30分钟）；议题2：B部门资源协调（20分钟）；议题3：下周工作计划（10分钟）

讨论要点

议题1：经理汇报项目A方案，总提出“需增加风险评估章节”，专员建议“优化用户调研流程”——共识：补充风险评估，调研流程由主管牵头，3月10日前完成。议题2：主管申请增加2名开发人员资源——共识：由总协调C部门调配，3月12日前反馈结果。议题3：各负责人汇报下周重点任务——共识：同步推进项目A方案优化与资源对接，周五下班前提交进度表。

决策事项

见下方《决策事项执行跟踪表》

（二）决策事项执行跟踪表

序号

决策事项编号

事项描述

责任部门/人

计划完成时间

实际完成时间

完成状态

备注（如延期原因、成果说明）

更新日期

1

CD01

补充项目A方案风险评估章节

*主管

2024-03-10

2024-03-10

已完成

已提交*总审核通过

2024-03-11

2

CD02

协调C部门调配2名开发人员支持项目A

*总

2024-03-12

2024-03-12

已完成

已确认*工程师3月13日到岗

2024-03-13

3

CD03

提交下周工作计划进度表

各负责人

2024-03-08

2024-03-08

已完成

*经理计划未提交，已提醒

2024-03-09

表格说明：

“决策事项编号”规则：CD（Decision）+年月日+流水号（如CD01）；

“完成状态”可选：未开始、进行中、已完成、延期；

“更新日期”为记录人每次更新状态的时间，保证信息实时性。

四、关键注意事项

记录客观准确：纪要需忠实反映会议内容，避免记录人主观臆断，对争议性内容需标注“未达成共识，待进一步讨论”等说明。

决策事项具体化：每项决策事项需明确“做什么、谁来做、何时完成”，避免模糊表述（如“尽快完成