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采购合同审批流程标准操作手册易懂版

一、适用范围与场景

本手册适用于公司所有涉及采购合同的审批管理场景，包括但不限于：采购原材料、设备、办公用品、服务外包（如咨询、维护）、工程建设等需签订正式合同的业务。无论采购金额大小，均需按本流程完成审批后方可签订合同，保证采购行为合规、风险可控。

二、标准操作流程详解

采购合同审批流程共分为8个步骤，从发起申请到最终归档，每个步骤由指定责任人完成，需保证材料齐全、流程衔接顺畅。

步骤1：采购需求发起与合同草案准备

操作人：采购专员

操作内容：

确认采购需求：根据业务部门提交的《采购申请单》（需注明采购物品/服务名称、规格、数量、预算金额、用途等），核实需求的合理性与必要性。

选择供应商：通过询价、比价或招标方式确定合作方，要求供应商提供营业执照、资质证明（如行业许可证、产品合格证等）复印件。

拟定合同草案：使用公司标准合同模板（或法务部门提供的模板），填写合同核心条款，包括但不限于：

合同双方名称、地址、联系方式；

采购物品/服务的具体描述、规格、数量、单价及总价；

质量标准、交付时间、地点及验收方式；

付款方式、期限及发票要求；

违约责任、争议解决方式；

合同生效条件及期限。

所需材料：《采购申请单》、供应商资质证明、合同草案、比价记录（如有）。

步骤2：采购部门内部初审

操作人：采购经理

操作内容：

审核材料完整性：检查《采购申请单》、供应商资质、合同草案等是否齐全，关键信息（如金额、规格、供应商名称）是否填写准确。

审核需求与供应商匹配性：确认采购需求是否符合部门预算，供应商选择是否符合公司采购制度（如是否通过合格供应商名录）。

审核合同条款合理性：重点关注价格是否公允、交付周期是否满足业务需求、违约责任是否明确。

输出结果：

审核通过：在合同审批单上签字，流转至下一环节；

审核不通过：注明修改意见，退回采购专员调整后重新提交。

步骤3：财务部门审核

操作人：财务主管

操作内容：

审核预算合规性：确认采购金额是否在部门预算范围内，超预算采购需附《预算调整申请表》并经分管领导审批。

审核资金支付条款：检查付款方式、进度是否与公司财务制度一致（如预付款比例、质保金扣留等），避免资金风险。

审核成本合理性：对比历史采购价格或市场价格，评估合同单价是否合理，防止采购成本虚高。

输出结果：

审核通过：签署财务审核意见，流转至法务部门；

审核不通过：标注问题（如“付款方式不符合财务规定”），退回采购部门修改。

步骤4：法务部门合规审核

操作人：法务专员（或外聘律师）

操作内容：

审核合同合法性：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在法律风险（如模糊表述、无效条款等）。

审核权益保护：重点确认公司权利是否充分保障（如知识产权归属、保密条款、违约赔偿范围等），避免对方责任缺失。

审核风险点：识别潜在争议点（如验收标准不清晰、争议解决方式不明确），并提出修改建议。

输出结果：

审核通过：签署法务合规意见，流转至审批领导；

审核不通过：出具《法律风险提示函》，列明需修改的条款及法律依据，采购部门需调整后重新提交法务审核。

步骤5：分管领导审批

操作人：分管采购/业务的副总经理（或按权限划分的审批领导）

操作内容：

审核业务必要性：结合公司战略目标或业务需求，确认此次采购是否为必需，是否符合整体规划。

审核审批权限：根据公司《合同管理办法》，核对审批领导权限是否与合同金额匹配（如10万元以下由部门总监审批，10-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批）。

综合判断：在业务需求、成本控制、法律合规均通过的前提下，签署审批意见。

输出结果：

审批通过：在审批单上签字，确认合同可进入签订环节；

审批不通过：注明驳回理由（如“暂无采购必要”“成本过高”），流程终止。

步骤6：用印申请与合同盖章

操作人：采购专员（或行政专员）

操作内容：

准备用印材料：将审批通过的合同草案、完整的《合同审批单》（含各部门及领导签字）提交至行政/综合管理部门。

核实用印权限：行政部门核对审批权限是否合规，合同文本是否与审批版本一致，关键条款（如金额、日期）是否修改。

盖章确认：

合同骑缝章：保证合同各页均加盖骑缝章，防止单页替换；

合同公章：在合同落款处加盖公司公章（或合同专用章），严禁私自加盖部门章或个人章。

注意事项：用印后合同文本立即生效，禁止在空白合同或未审批合同上盖章。

步骤7：合同签订与分发

操作人：采购专员

操作内容：

正式签订合同：将盖章后的合同文本送达供应商，双方授权代表签字并加盖公章，保证合同双方签字盖章页完整。

合同分发：

正本1份：交行政/档案管理部门归档；

副本2-3份：采购部门留存1份（用于执行跟踪），财务部门留存1份（用于付款依据），业务部门留存1份（用于验收参考）；