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企业微信使用指南及日常管理规范

前言

随着数字化办公的深入推进，企业微信已成为我们日常工作中不可或缺的沟通协作平台。为确保信息传递的高效、准确与安全，规范企业微信的使用行为，提升团队协作效率，特制定本指南及规范。本文件适用于公司全体员工，请务必认真阅读并严格遵照执行。

一、企业微信使用指南

（一）账号注册与基础设置

1.账号获取：新入职员工将由行政部统一开通企业微信账号，账号通常为员工本人的企业邮箱。初始密码将通过邮件或短信形式告知，首次登录后请立即修改密码。

3.个人信息完善：登录后，请及时完善个人资料，包括真实姓名、职务、联系电话，并上传清晰的个人头像。真实、规范的个人信息有助于同事间的识别与高效沟通。

4.安全设置：为保障账号安全，建议开启两步验证功能。妥善保管个人账号密码，勿向他人泄露，勿使用过于简单的密码。

（二）沟通协作核心功能

1.即时消息：

*单聊与群聊：可通过搜索姓名、部门或手机号发起单聊；群聊可由相关同事创建，用于项目组、部门或特定事务的讨论。创建群聊时，应明确群聊主题并邀请相关人员。

*消息管理：善用“已读”、“未读”功能了解信息触达情况；重要消息可“收藏”以便后续查阅；误发消息可在规定时间内“撤回”。

*消息提醒：根据工作需要合理设置消息通知方式（铃声、震动、免打扰），确保重要信息不遗漏，同时避免不必要的干扰。

2.外部联系人与客户联系：

*添加外部联系人：可通过搜索手机号、扫描二维码等方式添加客户、合作伙伴等外部联系人，并对其进行标签化管理，便于后续跟进。

*客户群管理：合理利用客户群功能进行批量沟通与服务，群内发言应专业、友善，遵守公司客户沟通规范。

3.办公协同工具：

*日程：可创建个人日程，并与同事共享日程、预约会议室等公共资源，发起会议邀约。

*会议：支持发起即时会议或预约会议，可通过语音、视频等方式进行，会议中可共享屏幕、发送会议纪要。重要会议建议提前发送议程。

*微盘：用于存储和共享工作文件，支持多端同步。个人文件与共享文件需区分存放，共享文件应设置合理的访问权限。

*汇报：根据公司要求，通过汇报功能提交日报、周报、月报或专项工作汇报，确保工作进展透明化。

*审批：各类请假、报销、物品领用等流程，统一通过企业微信审批功能发起，相关负责人将在线进行审批。

二、企业微信日常管理规范

（一）账号管理规范

1.账号归属：员工企业微信账号所有权归公司所有，员工仅拥有在职期间的使用权。

2.密码安全：定期更换账号密码，建议每季度更换一次，密码长度不少于规定位数，且包含数字、字母及特殊符号。严禁使用与其他平台相同的密码。

3.账号使用：账号仅限本人使用，严禁转借、共用或交由他人代管。不得使用企业微信账号进行与工作无关的活动。

4.离职处理：员工离职时，须配合行政部完成企业微信账号的交接与注销工作，清理个人设备上的企业微信数据。

（二）信息沟通规范

1.沟通礼仪：

*发送消息时，应使用礼貌用语，如“您好”、“请问”、“谢谢”、“辛苦”等。

*群聊中发言应围绕群主题，避免发送与工作无关的闲聊信息、表情包、短视频等，保持群内信息简洁高效。

*非紧急事务避免在休息时间（如深夜、凌晨）打扰同事，确需紧急沟通应注明“紧急”。

2.信息准确性与严肃性：

*发布或转发信息前，务必核实信息的真实性、准确性，严禁传播未经证实的消息、谣言。

*涉及公司重要决策、财务数据、商业秘密等敏感信息，应严格控制传播范围，严禁通过企业微信随意扩散。

*不得利用企业微信发布或传播违反国家法律法规、公司规章制度及公序良俗的内容。

3.群聊管理：

*群聊创建者为群管理员，负责群内秩序维护、成员管理及信息引导。对于长期不活跃或无存在必要的群聊，管理员应及时清理或解散。

*群成员应遵守群规，尊重他人，理性讨论。如遇不当言论，可向群管理员或公司行政部反馈。

（三）文件管理规范

1.文件命名与分类：上传至微盘的文件应规范命名，建议包含“项目/部门+文件名+日期/版本”等关键信息，便于检索。重要文件应按类别存放于相应的文件夹中。

2.文件共享权限：根据文件的敏感程度和工作需要，为共享文件设置恰当的访问权限（如仅查看、可编辑、仅指定人可见等），防止信息泄露。

3.定期清理：定期整理个人微盘及共享文件夹，删除无用文件，释放存储空间，保持文件系统的整洁有序。

（四）安全与保密规范

1.涉密信息保护：严禁通过企业微信传输、存储公司核心商业秘密、技术机密、未公开的财务数据及人事信息等。

3.设备安全：个人办公设备应设置开机密码，安装杀毒软件并及时更新病毒库。如使用个人设备登录企业微信，