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职业技术学院参加学术团体活动管理暂行办法

为规范职业技术学院（以下简称“学院”）教职工及学生参与学术团体活动的管理，提升学术活动质量，促进学术交流与成果转化，服务教育教学和专业建设，结合学院实际，制定本办法。

一、适用范围

本办法所称学术团体活动，指学院教职工（含专兼职教师、科研人员、行政管理人员）及在籍学生以“XX职业技术学院”名义或依托学院资源参与的以下活动：

1.各级各类学术组织（包括但不限于学会、协会、研究会、专业委员会等）举办的学术会议、论坛、讲座、工作坊；

2.学术团体组织的课题研究、技术攻关、标准制定、成果评审等专项任务；

3.学术团体主办或参与的期刊、论文集投稿及评审活动；

4.学术团体组织的竞赛、评选、培训等与学术研究、专业建设直接相关的活动；

5.其他经学院认定需纳入管理的学术团体相关活动。

非以学院名义参与、不使用学院资源且与岗位职责无关的个人学术活动，不适用本办法，但鼓励事后向所在部门报备。

二、组织管理职责

学院实行“统筹管理、分级负责”的管理机制，明确以下责任主体及职责：

（一）科研处（或学术委员会办公室，下同）

作为学术团体活动的统筹管理部门，负责：

1.制定并完善学术团体活动管理制度；

2.建立学术团体信息库，动态更新全国性、行业性及区域内相关学术团体的资质、活动类型、影响力等信息；

3.审核跨部门、跨学科或涉及重大经费的学术团体活动申请；

4.监督活动实施过程，收集活动成果并建立档案；

5.定期汇总分析学术团体活动数据，为学院学术建设决策提供参考。

（二）二级学院（部、中心）

作为学术团体活动的直接管理单位，负责：

1.初审本部门教职工及学生提交的学术团体活动申请，重点审核活动与专业建设、教学科研的相关性及必要性；

2.指派专人跟踪活动进展，协调解决活动实施中的实际问题；

3.督促参与人员按要求提交活动总结及成果材料；

4.将学术团体活动参与情况纳入教师教学科研考核、学生综合素质评价体系。

（三）参与人员

参与学术团体活动的教职工及学生（以下简称“参与人”）应履行以下义务：

1.如实申报活动信息，确保材料真实准确；

2.严格遵守学术规范及活动主办方要求，维护学院声誉；

3.及时向所在部门及科研处反馈活动进展及重要事项；

4.按规定提交活动成果及相关证明材料。

三、活动申请与审批

参与学术团体活动实行“事前申请、分级审批”制度，未经审批不得擅自以学院名义参与或承诺资源投入。

（一）申请材料

参与人需提交以下材料（电子版及纸质版各一份）：

1.《学术团体活动申请表》（含活动名称、主办方、时间地点、参与人员、活动内容、预期目标及对学院的价值说明）；

2.学术团体的资质证明（如社会团体登记证书、业务主管单位批复文件等）；

3.活动通知或邀请函（需包含活动议程、费用标准、报名要求等关键信息）；

4.经费预算表（涉及学院经费支持的需注明来源及明细）；

5.学生参与时需提交指导教师签署的安全承诺书及行程安排（跨区域活动需提供）。

（二）审批流程

1.个人申请：参与人填写申请表并附相关材料，提交至所在二级学院。

2.二级学院初审：二级学院需在5个工作日内完成审核，重点核查活动与专业建设的匹配度、参与人员的学术能力及经费预算合理性。同意后，由二级学院负责人签字并加盖公章。

3.科研处复核：科研处收到材料后，3个工作日内完成复核，重点核查学术团体资质、活动合法性及与学院整体学术规划的一致性。需专家评审的重大活动（如涉及经费5万元以上、涉外交流等），应组织3-5名相关领域专家论证，论证时间不计入审批时限。

4.分管领导审批：经科研处复核通过的活动，提交分管学术或财务的院领导审批，审批时限为3个工作日。

（三）特殊情形处理

1.紧急活动（如主办方要求3个工作日内确认参与）：参与人可先向二级学院及科研处口头报备，经同意后参与，事后3个工作日内补交书面材料。

2.涉外学术团体活动：除常规材料外，需额外提交活动主办方背景说明、境外安全风险评估报告（由国际交流处协助审核），并报学院党政联席会备案。

3.学生以个人名义参与但需使用学院资源（如实验室、设备）的活动：需经所在专业教研室论证其与人才培养的相关性，由二级学院审批并报科研处备案。

四、活动实施与过程管理

参与人应严格按审批内容实施活动，未经批准不得擅自变更活动时间、地点、参与人员或调整经费使用方向。

（一）过程记录

参与人需全程记录活动关键环节，留存以下材料：

1.现场照片（含参与人