企业档案管理制度模板档案分类与归档流程覆盖版.docVIP

企业档案管理制度模板（档案分类与归档流程覆盖版）

第一章总则

1.1制度目的

为规范企业档案管理，保证档案的完整性、真实性和安全性，提高档案利用效率，防范档案管理风险，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于企业各部门（含子公司、分支机构，下同）在业务活动中形成的有保存价值的各种形式档案，包括纸质文件、电子文件、声像资料、实物档案等。

1.3基本原则

档案管理遵循“分类科学、归档及时、保管规范、利用安全、责任到人”的原则，保证档案管理全流程可控、可追溯。

第二章档案分类标准体系

2.1分类依据

结合企业组织架构、业务类型及文件特点，采用“年度-机构-问题”三级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明。

2.2具体分类类别

2.2.1综合管理类

包含企业行政、人事、财务（非业务类）、审计、法务等综合管理职能文件，具体

行政管理：公司章程、股东会决议、董事会纪要、内部管理制度（如考勤、办公规范）、会议记录（年度/季度/专题）、重要请示批复等；

人力资源管理：员工名册、劳动合同、入职离职手续、培训记录、绩效考核文件、薪酬福利方案（非个人部分）、职称评定材料等；

财务审计：年度财务报告、审计报告、税务登记证、银行开户许可证、财务制度（非业务核算类）等；

法务事务：合同模板、知识产权证书（商标、专利）、法律纠纷相关材料、合规文件等。

2.2.2业务运营类

包含企业主营业务相关的各类文件，按业务板块细分：

市场营销：市场调研报告、营销方案、客户资料（非敏感信息）、招投标文件、广告宣传材料等；

销售管理：销售合同、订单记录、发货单、客户反馈、销售业绩报表等；

供应链管理：采购合同、供应商资质文件、入库单、出库单、物流单据等；

生产运营：生产计划、工艺流程文件、质量检测报告、设备台账、安全生产记录等。

2.2.3项目管理类

针对企业立项的各类项目（如研发项目、基建项目、改扩建项目等），按项目全生命周期归档：

立项阶段：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目计划书等；

实施阶段：项目合同、会议纪要、进度报告、变更申请、验收材料等；

结题阶段：项目总结报告、成果鉴定材料、审计报告、项目资料移交清单等。

2.2.4科技与信息化类

包含技术研发、信息系统建设、数据管理等文件：

技术研发：研发项目立项书、实验记录、技术图纸、专利申请材料、成果转化文件等；

信息化建设：信息系统需求文档、设计方案、测试报告、上线验收记录、系统运维日志等；

数据管理：数据标准规范、数据采集记录、数据备份日志、数据安全管理制度等。

2.2.5实物与声像类

包含企业获得的荣誉奖杯、牌匾、印章、具有纪念意义的实物，以及照片、录音、录像等声像资料：

实物档案：荣誉证书（原件/复印件）、印章（废止印章）、纪念品、模型等；

声像档案：重要活动照片（附拍摄时间、地点、人物说明）、会议录音录像、产品演示视频等。

第三章归档操作流程详解

3.1文件收集阶段

3.1.1收集责任主体

各部门负责人为部门文件收集第一责任人，指定专人（兼职档案管理员*）负责本部门文件日常收集；

项目归档由项目负责人牵头，项目组成员配合，在项目各阶段及时收集相关文件。

3.1.2收集范围与时间要求

日常文件：在文件办理完毕后3个工作日内，由兼职档案管理员*收集至部门临时档案盒；

项目文件：在项目立项、实施、结题各阶段完成后5个工作日内，收集阶段成果文件；

专项文件（如年度总结、审计报告）：在文件形成后7个工作日内完成收集。

3.1.3收集要求

保证文件原件（如无原件，需注明“复印件”并加盖部门公章）、签署完整、字迹清晰；

电子文件需为最终版本，格式为通用格式（如PDF、DOC、XLS等），重要电子文件需同时保存纸质版；

声像档案需标注拍摄时间、地点、事件、人物及拍摄人信息，并附文字说明。

3.2文件整理阶段

3.2.1整理标准

排序：按文件形成时间顺序或逻辑关系排列，如会议纪要按会议时间排序，合同按签订日期排序；

编页：纸质文件采用阿拉伯数字连续编页（正面页右下角，背面页左下角），装订成册的文件需加盖编页章；

装订：左侧装订，对无法装订的（如照片、图纸）采用专用文件夹或档案盒存放，避免折叠、涂改。

3.2.2整理工具

使用统一规格的档案盒（长310mm×宽220mm×厚30mm-50mm），盒面标注“部门名称-档案类别-年度-起止文号”；

电子文件整理后存储至企业指定服务器，按“部门/类别/年度/文件名”建立文件夹层级。

3.3档案鉴定阶段

3.3.1鉴定主体

由档案管理办公室（或综合管理部）牵头，组织业务部门负责人、档案管理员*组成鉴定小组，对文件价值进行评估。

3.3.2鉴定标准

永久保存：公司章程、股东会/董事会