企业资产采购申请审批与执行模板.docVIP

企业资产采购申请审批与执行模板

一、适用范围与业务背景

二、全流程操作指南

需求发起与申请表填写

操作人：资产使用部门申请人（如**）

操作内容：

（1）明确采购需求：根据部门工作需要，确定所需资产的名称、规格型号、数量、技术参数、预估单价及总价，并说明采购原因（如新增岗位需求、设备替换、业务扩展等）。

（2）填写《资产采购申请表》：需完整填写申请单号、申请部门、申请人及联系方式、申请日期，资产详情（名称、型号、数量、单价、总价）、预算科目（如“办公费-设备购置”）、需求用途、附件清单（如技术参数要求、比价记录等）。

（3）提交申请：将填写完整的申请表及相关附件提交至部门负责人审核。

部门初审

操作人：申请部门负责人（如**）

操作内容：

（1）审核需求合理性：核对资产需求是否符合部门年度工作计划，是否存在闲置资产替代可能（如可调拨其他部门闲置设备则无需新购）。

（2）审核预算匹配度：确认采购总价是否在部门年度预算额度内，超预算需说明补充预算来源及理由。

（3）签署意见：在《资产采购申请表》“部门负责人意见”栏签署“同意”或“不同意”及理由，若同意，转交至财务部审核。

财务复审

操作人：财务部审核岗（如**）

操作内容：

（1）预算合规性审核：检查采购预算是否纳入年度预算计划，超预算采购是否按规定履行预算调整审批流程。

（2）资金可行性审核：确认企业当前资金状况是否支持本次采购，必要时评估付款方式（如分期付款、全款支付）的合理性。

（3）价格合理性审核：对资产单价进行市场行情比对，若单价显著偏离市场价格（如超过10%），要求申请人提供至少3家供应商的比价说明。

（4）签署意见：审核通过后，在“财务负责人意见”栏签署“同意”，转交至采购部执行；若不通过，注明原因并退回申请部门。

采购执行

操作人：采购部专员（如赵六）

操作内容：

（1）供应商选择：根据审批通过的申请表及需求参数，通过企业合格供应商库筛选或公开招标方式确定供应商，优先选择性价比高、服务保障好的合作方。

（2）合同签订：与供应商签订采购合同，明确资产规格、数量、价格、交付时间、质保条款、违约责任等关键内容，合同需经法务部（如适用）及采购负责人审核。

（3）订单下达：向供应商下达正式采购订单，同步将采购执行进度反馈至申请部门。

资产验收与入库

操作人：申请部门使用人、采购部专员、行政资产管理人员（如孙七）

操作内容：

（1）到货核对：资产送达后，申请部门使用人与采购专员共同核对资产名称、规格型号、数量是否与合同一致，检查外观是否完好、配件是否齐全。

（2）功能测试：对资产功能进行测试（如电脑开机检测、设备试运行），保证符合技术参数要求。

（3）验收确认：测试无误后，三方在《资产验收单》上签字确认，验收单需注明资产编号（若涉及固定资产）、验收日期、使用部门等信息。

（4）资产登记：行政资产管理人员根据验收单，在资产管理系统中登记资产信息，建立资产台账，更新资产卡片，明确使用人及存放地点。

付款结算与资料归档

操作人：财务部付款岗（如周八）、采购部专员

操作内容：

（1）付款申请：采购专员凭采购合同、验收单、供应商发票（或付款凭证）提交付款申请至财务部。

（2）审核付款：财务部核对合同、验收单、发票信息一致后，按照企业付款流程办理转账手续，保留付款凭证。

（3）资料归档：采购部将采购申请表、审批表、合同、验收单、付款凭证等资料整理成册，按年度归档保存，保证采购过程可追溯。

三、标准化申请表单

资产采购申请表

申请单号

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

一、资产详情

资产名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

二、预算与用途

预算科目

需求原因

预计使用日期

三、附件清单（请勾选并附后）

□技术参数要求□比价记录□部门会议纪要□其他：________

四、审批意见

部门负责人意见

签字：日期：

财务负责人意见

签字：日期：

采购负责人意见

签字：日期：

总经理意见

签字：日期：

五、执行记录

供应商名称

合同编号

交付日期

验收结果

资产编号

付款凭证号

四、关键注意事项与风险提示

预算控制优先：所有采购需严格控制在年度预算额度内，超预算采购必须提前履行预算调整审批流程，避免资金链风险。

审批时限管理：各部门需在收到申请后3个工作日内完成审核，财务部及采购部需在2个工作日内反馈意见，保证流程高效流转，避免因审批延误影响业务开展。

供应商合规性：采购必须从企业合格供应商库中选择，新增供应商需经过资质审核（如营业执照、相关资质证书、信用记录等），保证供应商具备履约能力。

资产验收严格：验收环节需核对资产实物与合同信息完全一致，重点检查关键功能指标，杜绝“以次充好”或“型号不符”问题，验收不合格资产需及时联系供应商退换。

资产登记及时