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通用行政流程管理模板及操作指南
一、行政流程管理的核心价值与适用范围
行政流程是企业日常运转的“毛细血管”，规范化的流程管理能提升工作效率、明确责任边界、降低沟通成本。本指南适用于企业内部各类行政事务的管理，包括但不限于：新员工入职与离职办理、办公用品申领与发放、会议室预订与使用管理、内部费用报销审批、公章与证照使用申请等场景。通过标准化流程设计，保证行政事务处理有章可循、责任到人，同时为跨部门协作提供清晰指引。
二、典型行政流程操作说明
（一）新员工入职流程管理
适用情形：企业正式录用新员工后，需完成从入职手续办理到融入团队的全流程行政支持。
操作步骤：
入职申请发起：用人部门确认入职人员信息后，通过内部OA系统或《新员工入职申请表》提交行政部，注明入职岗位、日期、直属负责人及办公需求（如工位、电脑、权限开通等）。
行政部前置准备：行政部收到申请后1个工作日内完成工位调配、办公设备（电脑、电话、文具等）申领、工牌制作及系统权限（邮箱、内部通讯工具等）开通，保证入职当日可正常使用。
入职材料审核：新员工入职当日提交以下材料原件及复印件，行政部核对后留存复印件：证件号码、学历学位证书、离职证明（若有）、体检报告（近3个月）、一寸免冠照片2张。
入职引导与培训：行政部安排专人带领新员工办理工牌领取、办公区域熟悉、行政制度宣导（如考勤、保密、办公用品使用规范等）；用人部门负责人或直属同事负责岗位技能培训及团队融入介绍。
资料归档：行政部将新员工入职材料整理归档，建立《员工档案管理台账》，同步更新员工花名册及通讯录。
（二）办公用品申领与发放流程管理
适用情形：员工因工作需要申领日常办公用品（如笔、本、文件夹、打印机耗材等）。
操作步骤：
需求提报：员工通过OA系统“办公用品申领”模块或填写《办公用品申领单》，注明申领物品名称、规格、数量、用途及申领部门，提交部门负责人审批。
部门审核：部门负责人根据工作实际需求审核申领合理性，确认后提交行政部。
行政部核发：行政部核对库存情况，对常规物品（如签字笔、A4纸）直接发放；对非常规物品或库存不足情况，2个工作日内完成采购或协调替代方案，通知员工领取。
出入库登记：行政部每日更新《办公用品出入库台账》，保证申领、发放、库存数据一致，月底进行盘点，避免积压或短缺。
（三）会议室预订与使用管理流程
适用情形：部门或员工因会议、培训、接待等需要预订公司内部会议室。
操作步骤：
线上预订：通过会议室预订系统或行政部指定渠道（如群、钉钉群），填写《会议室预订申请表》，注明会议主题、时间、人数、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）、申请人及联系方式。
冲突核查：行政部收到预订申请后1小时内核查会议室占用情况，若遇时间冲突，与申请人协商调整至其他可用时段或会议室。
设备调试与准备：确认预订后，行政部提前30分钟开启会议室、调试设备，摆放会议桌牌、饮用水等（如需茶歇需提前1天申请）。
使用规范执行：会议结束后，申请人或指定人员需整理会议室（关闭设备、清理垃圾、归位桌椅），并在预订系统中确认“使用完毕”；行政部每日检查会议室使用情况，保证整洁有序。
（四）内部费用报销流程管理
适用情形：员工因工作需要产生费用（如差旅费、业务招待费、办公采购费等），需按规定报销。
操作步骤：
费用发生与票据收集：员工费用发生时取得合规票据（增值税发票或收据），注明费用事由、日期、金额，并附相关说明（如出差行程单、会议通知等）。
报销单据填写：通过OA系统提交《费用报销单》或填写纸质单据，粘贴票据（按类别整齐粘贴，每张票据注明“费用归属部门及项目”），注明报销人、部门、日期及附件张数。
部门负责人审批：部门负责人审核费用真实性、合理性及是否符合预算，签字确认后提交财务部。
财务部复核：财务部核对票据合规性（抬头、税号、印章等）、金额准确性及审批流程完整性，符合要求后录入报销系统；对不合规票据退回并说明原因。
款项支付：财务部审核通过后，按公司规定时限（如每月5日、20日统一支付）将报销款项转入员工账户，同步更新《费用报销台账》。
三、行政流程管理模板表格
表1：新员工入职申请表
申请部门
入职岗位
入职日期
直属负责人
联系方式
入职需求
□工位□电脑（型号：______）□电话□工牌□系统权限（请注明：______）□其他：______
附件材料
□证件号码□学历学位证□离职证明□体检报告□照片（2张）
审批意见
部门负责人：__________日期：__________行政部：__________日期：__________HR部：__________日期：__________
表2：办公用品申领单
申领部门
申领人
申领日期
用途
申领明细
物品名称
规格
数量
审批意见
部门
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