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企业采购订单管理与审核流程模板

一、采购订单管理流程的适用范围与核心价值

适用范围

本流程适用于各类企业（含生产型企业、贸易型企业、服务型企业等）的日常采购业务管理，涵盖办公用品、生产原料、设备采购、服务外包等各类采购场景。特别适合需要规范采购行为、明确审批权限、提升采购效率的企业，尤其适用于跨部门协作（需求部门、采购部、财务部、仓库等）的采购管理场景。

核心价值

通过标准化采购订单管理与审核流程，可实现以下目标：

规范采购行为：避免采购随意性，保证采购活动符合企业制度；

控制采购成本：通过需求审批、供应商比价等环节，降低采购支出；

明确责任划分：各环节职责清晰，减少推诿扯皮；

提升管理效率：标准化流程缩短采购周期，保障物资及时供应；

强化风险防控：全程留痕，便于追溯采购过程，防范廉洁风险。

二、采购订单全流程操作步骤详解

（一）需求申请与审批

目标：保证采购需求真实、必要，符合预算要求。

操作步骤：

需求发起

需求部门（如行政部、生产部、项目部）根据实际工作需要，填写《采购申请单》，注明物料名称、规格型号、数量、预估单价、用途、需求日期等关键信息，并附技术参数、图纸等附件（如有）。

示例：生产部需采购“A型号钢材100吨，规格GB/T700-2006，用于产品生产”，需附钢材技术标准文件。

部门初审

需求部门负责人（如生产部经理*）对申请的合理性、必要性进行审核，重点确认：

需求是否与部门工作计划匹配；

数量是否满足实际需求，是否存在过度采购；

预估单价是否在部门预算范围内。

审核通过后，在《采购申请单》上签字确认；若不通过，需注明原因并退回需求部门修改。

采购部复核

采购部收到《采购申请单》后，1个工作日内完成复核，重点审核：

需求描述是否清晰，附件是否完整；

是否属于企业统购物资（如需，优先从合格供应商名录采购）；

是否存在历史库存可满足需求（如需，建议优先领用库存）。

复核通过后，流转至财务部；若需补充信息，退回需求部门完善。

（二）供应商选择与询价

目标：通过公平、公正的方式选择优质供应商，保证价格合理。

操作步骤：

供应商筛选

采购部根据《采购申请单》需求，从“合格供应商名录”中筛选3家及以上供应商（如名录内供应商不足，需启动新供应商准入流程）。

新供应商准入需提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、3C认证等）、产品样品等，经采购部、需求部、财务部联合评审通过后，纳入合格供应商名录。

询价与比价

采购部向筛选后的供应商发出《询价单》（注明物料需求、交货期、付款方式等要求），要求其在2个工作日内提供书面报价（含单价、总价、增值税率等）。

收到报价后，采购部组织“比价评审会”，参会人员包括采购经理、需求部门代表、财务部代表*，重点评审：

价格合理性（对比历史采购价、市场均价）；

供应商资质（生产能力、质量体系、供货稳定性）；

交货期是否满足需求日期；

付款条件是否符合企业财务政策。

评审形成《比价报告》，明确推荐供应商及理由，按审批权限报批。

（三）采购订单创建与审核

目标：将采购需求转化为具有法律效力的采购订单，明确双方权利义务。

操作步骤：

订单创建

采购部根据审批通过的《采购申请单》和《比价报告》，在ERP系统中创建《采购订单》，系统自动唯一订单编号（如PO001），订单内容需与申请单、报价单一致，包括：

供应商信息（名称、地址、联系人、账号）；

物料信息（名称、规格型号、单位、数量、单价、总金额）；

交付条款（交货日期、地点、运输方式、费用承担方）；

付款条款（付款方式、账期、发票要求）；

其他约定（质量标准、验收方式、违约责任等）。

订单审批

《采购订单》按金额分级审批（示例）：

金额≤1万元：采购经理*审批；

1万元＜金额≤5万元：采购经理审核+财务部审批；

金额＞5万元：采购经理审核+财务部审核+总经理*审批。

审批人需在1个工作日内完成审批，重点核对订单信息准确性、审批权限合规性；若需修改，注明修改意见退回采购部调整。

审批通过后，系统自动正式《采购订单》（加盖企业公章），同步发送至供应商（纸质+电子档），并抄送需求部门、财务部、仓库。

（四）订单执行与跟踪

目标：保证供应商按订单约定履行义务，保障采购进度。

操作步骤：

订单确认

供应商收到《采购订单》后，1个工作日内书面确认（盖章回传），确认内容包括：接受订单条款、交货期、是否备货等。

若供应商对订单有异议（如交货期无法满足），需在确认期内提出，采购部与需求部协商后调整订单，重新审批。

进度跟踪

采购部指定专人（采购专员*）作为订单跟踪人，通过ERP系统实时监控订单状态，重点跟踪：

生产/备货进度（针对定制化物料，每周向供应商索要生产进度表）；

物流运输进度（大宗物资需提供物流单号，可实时查询运输状态）；

异常情况处理（如供