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公司行政后勤事务管理规范模板

一、引言

为规范公司行政后勤事务管理流程，明确各环节职责分工，提高行政服务效率与资源利用合理性，保障公司日常运营有序开展，特制定本规范。本规范适用于公司各部门及全体员工，涵盖办公物资、固定资产、会议服务、公务用车、办公环境及安全巡查等核心管理模块，旨在建立标准化、可追溯的后勤管理体系。

二、适用场景说明

本规范适用于以下公司行政后勤管理场景：

日常办公物资管理：包括笔墨纸张、办公设备耗材（如硒鼓、墨盒）、清洁用品等常规物资的采购、领用与库存管控。

固定资产全生命周期管理：涵盖电脑、打印机、办公家具等固定资产的入库、调拨、维护、盘点及报废处置。

会议服务保障：部门例会、项目研讨会、外部接待等各类会议的场地布置、设备调试、茶水服务等支持工作。

公务用车调度：员工因公外出（如客户拜访、业务考察）的车辆申请、行程安排及使用登记。

办公环境维护：办公区域公共区域（走廊、会议室、前台等）的保洁、绿化及设施日常养护。

安全巡查管理：办公区域消防设施、用电安全、门窗锁具等安全隐患的定期排查与整改跟踪。

三、核心模块管理规范

（一）办公用品采购与领用规范

操作步骤

需求提报：员工根据工作需要，填写《办公用品采购申请表》（见附件1），注明物品名称、规格、数量、预估单价、用途及紧急程度，提交至部门负责人*审核。

需求汇总：部门负责人*确认需求合理性后，每月25日前将本部门次月办公用品需求汇总至行政部，紧急需求可单独提报即时处理。

采购执行：行政部根据汇总需求及库存情况，编制《办公用品采购计划》，报行政主管*审批后，通过合格供应商采购（优先选择公司合作供应商）。

入库登记：物资到货后，行政部仓管员核对采购清单与实物，确认无误后在《办公用品入库登记表》（见附件2）中登记物品名称、规格、数量、采购日期、供应商信息，并贴好资产标签（如适用）。

领用登记：员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》（见附件3），注明领用人、领用日期、物品名称及数量，仓管员核对后发放，保证账实一致。

附件表格

附件1：办公用品采购申请表

附件2：办公用品入库登记表

附件3：办公用品领用登记表

（二）固定资产管理规范

操作步骤

新增登记：部门新增固定资产时，提交《固定资产新增申请表》（见附件4），注明物品名称、型号、规格、采购金额、使用人及用途，经部门负责人审核、行政主管审批后，由行政部统一采购并登记入《固定资产台账》（见附件5），唯一资产编号。

日常维护：固定资产使用人负责日常清洁与简单维护，如发觉设备故障，及时填写《固定资产维修申请表》（见附件6），报行政部安排维修。

定期盘点：行政部每季度组织一次固定资产盘点，核对台账与实物，填写《固定资产盘点表》（见附件7），对盘盈、盘亏或损坏情况查明原因，形成书面报告报总经理*审批后处理。

报废处置：固定资产达到使用年限或无法修复时，由使用部门提交《固定资产报废申请表》（见附件8），注明报废原因、数量及残值评估，经行政部鉴定、总经理*审批后，按公司流程处置报废资产（如回收残值），并在台账中注销。

附件表格

附件4：固定资产新增申请表

附件5：固定资产台账

附件6：固定资产维修申请表

附件7：固定资产盘点表

附件8：固定资产报废申请表

（三）会议服务管理规范

操作步骤

会议申请：会议主办部门提前2个工作日填写《会议服务申请表》（见附件9），注明会议主题、时间、地点、参会人数、所需设备（投影仪、麦克风等）、茶水需求及特殊布置要求（如横幅、席卡），报部门负责人*审核。

资源协调：行政部根据申请表内容，协调会议室资源，确认设备可用性，提前1个工作日通知主办部门会议室安排结果。

会前准备：会议当天，行政部工作人员提前30分钟到场，检查设备调试（投影、音响、灯光）、布置桌椅、摆放茶水（矿泉水、纸杯）、设置席卡（如需），保证会场符合要求。

会中服务：会议期间，行政部人员全程在场待命，及时处理设备故障或临时需求（如增加茶水、调整室温），保持会场安静有序。

会后整理：会议结束后，行政部工作人员清理会场、回收设备、关闭电源，并在《会议服务记录表》（见附件10）中登记会议时长、设备使用情况及服务反馈。

附件表格

附件9：会议服务申请表

附件10：会议服务记录表

（四）公务用车管理规范

操作步骤

用车申请：员工因公用车时，提前1个工作日填写《公务用车申请表》（见附件11），注明用车时间、出发地/目的地、事由、乘车人数及所需车型，经部门负责人*审核后报行政部。

行程审批：行政部根据车辆调度情况（优先保障紧急公务、重要客户接待），审批用车申请，确认可派车后通知申请人。

车辆调度：司机接到派车通知后，提前10分钟到达指定地点，检查车况（油量、轮胎、刹车等）并准备相关证件（行驶证、保险单）。

使用登记：用车过程中，司机填写《车辆使用登