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办公室环境与办公设备管理指南

一、指南适用范围与目标

本指南适用于公司各部门全体员工，旨在规范办公环境维护与办公设备使用流程，营造整洁、安全、高效的办公氛围，延长设备使用寿命，保障日常工作有序开展。通过明确管理职责、操作规范及应急措施，帮助员工养成良好办公习惯，提升团队协作效率。

二、办公环境日常维护流程

（一）个人工位管理

桌面整理

每日上班前10分钟清理桌面，仅保留当日必需物品（如电脑、文件、文具），私人物品（如水杯、包）统一放置于指定位置，避免占用工作区域。

文件资料按“待处理”“处理中”“已归档”分类使用文件夹收纳，散落文件及时整理归入相应档案盒，保证桌面无杂物堆积。

线缆规范

电源线、数据线等线缆使用扎带或理线器固定，沿桌边或线槽布线，避免交叉缠绕、垂落地面，防止绊倒风险。

设备不使用时，及时拔掉充电线、电源适配器，减少待机能耗。

卫生维护

下班前擦拭桌面及设备表面灰尘，清理垃圾桶（垃圾袋满袋后及时更换至指定垃圾点），保持工位无污渍、无碎屑。

个人座椅每周清洁一次，污渍用湿布擦拭后干布擦干，避免材质损坏。

（二）公共区域管理

会议室、茶水间等区域

使用后及时清理残留物品（如会议资料、水杯、食物残渣），关闭灯光、空调、投影仪等设备，恢复原状。

茶水间台面、微波炉、冰箱等设备每日下班前由行政部门安排专人清洁，保证无油污、无异味。

走廊、楼梯间

禁止在公共区域堆放个人物品、纸箱等杂物，保持通道畅通。

行政部门每周巡查一次，发觉杂物及时清理，保证消防通道无遮挡。

三、办公设备规范操作步骤

（一）电脑设备（台式机/笔记本）

开机与登录

按下电源键等待设备启动，输入工号及密码登录系统，禁止使用他人账号或共享账号。

启动后检查系统运行状态，如异常卡顿、蓝屏等，立即联系IT支持人员处理，不得擅自拆机维修。

使用规范

工作用途安装必要软件，禁止游戏、非工作类娱乐软件或来路不明的程序，防范病毒感染。

重要文件及时保存至公司服务器或指定云盘，本地文件定期备份，避免数据丢失。

关机与维护

每日下班前保存所有工作内容，正常关机（非强制关机），关闭显示器电源。

每月清理一次主机内部灰尘（由IT人员操作），保持散热口通畅，避免因过热导致功能下降。

（二）打印复印设备

开机准备

开启设备电源，等待自检完成（指示灯稳定常亮），检查纸张是否充足（纸张需平整无褶皱，禁止使用受潮或带有订书钉的纸张）。

操作流程

放置原稿：复印时将原稿字面朝下，对齐导纸板边缘；打印时保证电脑已选择正确打印机型号。

设置参数：根据需求选择彩色/黑白、单面/双面、缩放比例等，确认无误后执行打印/复印指令。

取出文件：打印/复印完成后，及时取出原稿及成品，避免遗忘在设备内导致信息泄露。

日常维护

每周清理设备表面灰尘，进纸器、出纸槽无纸屑残留；

墨盒/硒鼓余量不足时，提前向行政部门申领更换，更换后将旧耗材交回行政部门统一回收处理。

（三）投影仪与音响设备

连接与调试

使用HDMI/VGA线连接电脑与投影仪，开启投影仪电源，切换至对应信号源，等待画面显示稳定。

音响设备连接后，调节音量至适中范围（避免过大影响他人），测试麦克风是否正常发声。

使用与关闭

会议结束后，先关闭电脑信号源，再关闭投影仪电源（等待风扇完全停止运转后，再拔掉电源线），最后关闭音响设备。

长时间不使用时，用防尘罩覆盖设备，避免镜头或扬声器积灰。

（四）空调设备

温度设置

夏季制冷温度设置不低于26℃，冬季制热温度不高于20℃，符合国家节能要求，避免频繁调温导致设备损耗。

开启空调时关闭门窗，减少冷/热量流失；无人区域（如储物间）禁止开启空调。

清洁与保养

每季度清洗一次空调滤网（由行政部门联系专业人员操作），滤网污堵时及时更换，保证制冷/制热效果。

发觉空调异响、漏水等异常情况，立即关闭电源并通知行政部门维修，不得自行拆卸。

四、突发情况应急处理流程

（一）设备突发故障

初步判断：设备出现黑屏、卡顿、异响、无法打印等故障时，先尝试重启设备（如电脑重启、打印机重启），若问题未解决，立即停止使用。

上报处理：联系部门负责人经理及IT支持人员工，说明故障设备名称、位置、故障现象及已尝试的解决方法，配合专业人员进行检修。

临时措施：故障期间，如需紧急打印文件，可使用备用设备或联系行政部门协助；电脑故障时，及时转移工作至备用终端，避免影响任务进度。

（二）环境突发状况

漏水/漏电：发觉办公室漏水（如水管破裂、空调漏水）或设备漏电（如插线板发烫、有焦味），立即切断电源，疏散周边人员，通知行政部门及后勤维修人员处理，避免触电或财产损失。

火灾隐患：发觉烟雾、明火时，立即按下手动火灾报警器，使用灭火器（干粉灭火器）扑救初期火灾（针对电器火灾需先断电），拨打内部消防电话，沿安全通道撤离至指定集合点。

五、管理工具表格模板

（一）