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采购供应商信息管理与评估工具应用指南

引言

在供应链管理中，供应商作为企业外部资源的重要提供者，其资质能力、履约绩效直接影响采购质量、成本控制及运营稳定性。为规范供应商全生命周期管理，实现从信息收集、资质审核、动态跟踪到绩效评估的系统化运作，本工具提供标准化流程与模板，帮助企业构建科学、高效的供应商管理体系，降低采购风险，提升供应链协同效率。

一、工具适用对象与典型应用场景

（一）适用对象

企业采购部门、供应链管理部门、质量管理部门、项目组及供应商对接负责人等，涉及供应商准入、考核、淘汰等全流程管理的岗位人员。

（二）典型应用场景

新供应商准入审核：当企业需要引入新的供应商（如原材料、服务、设备供应商）时，通过工具收集基础信息、审核资质文件，评估其是否符合合作基本条件。

现有供应商季度/年度绩效评估：定期对合作中的供应商从质量、交期、价格、服务等维度进行量化考核，判断其履约表现及合作价值。

供应商分级分类管理：根据评估结果将供应商分为战略型、优先型、合格型、观察型等层级，差异化分配采购资源与管理精力。

采购项目供应商筛选支持：针对具体采购需求（如新项目招标、紧急采购），快速调取供应商历史数据，辅助选择最优合作方。

供应商合作风险预警：通过动态跟踪供应商资质变更（如营业执照过期、失信记录）、绩效波动（如连续交期延迟），及时识别并规避合作风险。

二、工具使用全流程操作指南

（一）第一步：供应商基础信息采集与建档

操作目标：建立供应商基础档案，保证关键信息完整、准确。

操作步骤：

信息收集：通过供应商自荐、行业推荐、主动寻源等渠道，获取供应商基础信息，包括但不限于：

企业基本信息：名称、统一社会信用代码、注册地址、经营地址、成立时间、注册资本、法人代表（*总）、主营业务范围；

联系方式：对接人姓名（经理）、职务、联系电话（）、电子邮箱（*）；

产能与规模：生产场地面积、主要设备、产能数据、员工人数（尤其是技术人员占比）；

合作历史：过往合作项目（如有）、合作企业名称、合作期限、年供应额（如有）。

信息录入：将收集的信息填入《供应商基础信息表》（模板见第三章），保证“统一社会信用代码”“企业名称”等信息与营业执照一致，联系方式无误。

建档编号：为供应商分配唯一档案编号（如“GYS-2024-001”，其中“GYS”代表供应商，“2024”为年份，“001”为序号），便于后续管理。

输出成果：供应商基础档案（电子版+纸质版签收确认）。

（二）第二步：资质文件审核与存档

操作目标：验证供应商合法经营资质及专业能力，筛选具备合作条件的供应商。

操作步骤：

资质清单梳理：根据采购品类（如生产类、服务类、工程类）确定必备资质文件，示例：

通用类：营业执照（副本）、税务登记证、组织机构代码证（或“三证合一”营业执照）；

行业特定类：ISO9001质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证（如涉及环保要求）、特种设备生产许可证（如涉及特种设备）、行业资质证书（如建筑行业资质）；

其他：供应商承诺书（无重大违法声明）、银行资信证明（如需）、产品检测报告（如需）。

文件审核：由采购部牵头，联合质量部、法务部对资质文件进行审核，重点检查：

有效性：证件在有效期内（如营业执照有效期至2025年X月X日），避免使用过期证件；

一致性：企业名称、统一社会信用代码等信息与基础信息表一致，复印件加盖公章；

真实性：通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实企业状态（如是否存续、是否经营异常），必要时要求提供原件核验。

审核结果处理：

审核通过：将资质文件扫描存档（标注“审核通过-日期-审核人*”），纳入《供应商资质文件清单》（模板见第三章）；

审核不通过：一次性告知供应商缺失或无效的资质文件，要求限期补充（如3个工作日内），逾期未补充则终止准入流程。

输出成果：审核通过的资质文件存档、《供应商资质文件清单》。

（三）第三步：供应商分类与动态维护

操作目标：根据供应商属性与合作需求，对供应商进行分类管理，并实时更新信息变更。

操作步骤：

供应商分类：按“供应品类+战略重要性”双维度分类，示例：

按品类：原材料供应商、零部件供应商、服务供应商（如物流、咨询）、设备供应商；

按战略重要性：战略型（长期合作、供应核心物料）、优先型（稳定合作、备选主力）、合格型（常规合作、补充供应）、观察型（新合作或绩效待改进）。

动态信息更新：当供应商发生以下变更时，1个工作日内更新档案：

企业信息变更：名称、地址、法人、经营范围等（需提供变更证明文件）；

联系方式变更：对接人、电话、邮箱等（需书面确认或邮件留痕）；

资质变更：新增/注销资质、资质升级/降级（如ISO认证换证）；

合作状态变更：终止合作、暂停合作（需注明原因及解除日期）。

信息变更审核：由采购专员核对变更证明