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电子档案管理流程规范

引言

随着信息技术的飞速发展和数字化转型的深入推进，电子档案已成为组织信息资源的核心组成部分。科学、规范地管理电子档案，对于保障组织信息资产的真实性、完整性、可用性和安全性，提升运营效率，支撑决策制定，以及维护历史真实面貌具有至关重要的意义。本规范旨在明确电子档案从形成、捕获、整理、著录、存储、保管、利用、共享到鉴定、处置等各个环节的管理要求，为组织电子档案管理工作提供统一的操作指引和行为准则，确保电子档案管理工作有序、高效、合规进行。

一、电子档案的形成与捕获

电子档案的有效管理始于其形成之初。此环节的核心目标是确保所有具有保存价值的电子文件能够被及时、准确、完整地识别、捕获，并纳入规范化管理流程。

1.文件形成与来源控制：各业务部门在日常工作中产生的电子文件，无论是系统生成、外部接收还是内部创制，均需明确其产生流程和责任人员。对于业务系统生成的电子文件，应尽可能在系统设计阶段即考虑档案管理需求，确保文件生成过程的规范性和可追溯性。

2.格式规范与标准化：应优先采用国家或行业推荐的、开放的、非proprietary的电子文件格式。对于特殊格式文件，需确保其长期可读性，可考虑转换为通用格式或保存相应的读取软件及环境。

3.元数据的伴随采集：电子文件的元数据是描述其内容、背景、结构及其管理过程的数据，是实现电子档案有效管理和长期利用的关键。在文件形成或捕获时，应同步采集必要的元数据，如文件名称、创建者、创建时间、修改时间、文件大小、关联业务等。

4.真实性与完整性保障：采取必要的技术手段和管理措施，确保捕获的电子文件内容真实、未被篡改，构成业务活动完整记录。例如，利用电子签名、时间戳、版本控制等技术，以及明确的文件流转和审批流程。

二、电子档案的整理与著录

整理与著录是对捕获的电子文件进行系统化组织和规范化描述的过程，目的是为后续的存储、检索和利用奠定基础。

1.分类与排序：依据组织的业务职能、文件形成规律及档案管理的需要，制定统一的电子档案分类方案。按照分类方案对电子文件进行归类，并在类别内按照一定的逻辑顺序（如时间、事由、重要程度等）进行排列。

2.组件与组卷：将具有有机联系的相关电子文件组合成案卷或文件级条目。对于包含多个部分或附件的电子文件，应确保其组件的完整性和关联性。

3.著录项目与规则：根据《档案著录规则》及相关行业标准，结合本单位实际，确定电子档案的著录项目（如档号、题名、责任者、形成时间、保管期限、关键词、摘要等）。制定统一的著录规则，确保著录信息的准确性、一致性和规范性。著录应尽可能详细，以提高检索效率。

4.档号编制：按照唯一性、系统性、稳定性和可扩展性原则，为每一件电子档案或每一卷电子档案编制唯一的档号，作为其在整个管理系统中的标识。

三、电子档案的存储与保管

电子档案的存储与保管是保障其长期安全、可用的核心环节，涉及存储介质、存储系统、备份策略及安全防护等多个方面。

1.存储介质选择：根据电子档案的重要性、保管期限及技术发展趋势，选择适宜的存储介质。应优先考虑稳定性高、寿命长、兼容性好的存储介质，并注意介质的定期检测与更换。

2.存储系统要求：电子档案管理系统应具备足够的存储空间、良好的性能、可靠的安全机制和完善的日志管理功能。系统应能支持对电子档案及其元数据的统一管理，并确保数据的完整性和一致性。

3.备份与恢复策略：建立健全电子档案的备份制度，明确备份的范围、频率、方式（如全量备份、增量备份、差异备份）、介质、保管地点（异地备份）及恢复机制。定期进行备份数据的恢复测试，确保备份的有效性。

4.安全防护：实施严格的访问控制策略，明确不同用户对电子档案的访问权限。采取防火墙、入侵检测、防病毒、数据加密等技术措施，防止电子档案被非法访问、篡改、删除或泄露。加强对存储环境的管理，防止物理损坏和环境因素（如温度、湿度、磁场、灰尘）对电子档案造成影响。

5.长期保存与格式迁移：针对技术迭代可能导致的格式过时问题，制定电子档案的长期保存策略。适时对电子档案进行格式迁移或转换，确保其在未来仍能被准确读取和利用。

四、电子档案的利用与共享

电子档案的最终价值在于利用。应在保障档案安全和遵守保密规定的前提下，促进电子档案的合理利用与共享，提升信息资源的利用效益。

1.利用权限与审批：根据电子档案的密级、保管期限及内容敏感性，设定不同的利用权限。严格执行利用审批流程，确保档案利用行为合规。

4.共享机制建设：在组织内部或特定范围内，建立安全可控的电子档案共享机制，促进信息资源的互通有无，避免重复建设和资源浪费。共享过程中需确保档案的知识产权和相关权益得到尊重和保护。

5.利用反馈与统计：建立电子档案利用反馈机制，收集用户对档案利用的