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地产集团公文管理办法

为使集团公司的公文管理工作规范化、科学化，特制定本办法。

第一章发文办理

第一正式发文需填写发文稿纸，发文稿纸上需包括拟稿、核稿、打印、

校对，需注明发文字号、缓急程度、秘密等级、份数、附件、主题词、标题，需

明确主送单位、抄报及抄送单位，签发人同意签发后方可用印、登记及分发。

第二集团公司发文字号的确定及顺序编号由总裁办文印室负责。

第三草拟公文应当做到：

（一）符合公司的管理制度规范及其他有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，理清楚，字词规范，

标点正确，篇幅力求简短C

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文

关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，引

用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、

第四层为“（I）”。

（七）公文中出现的计量单位应当使用法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用

语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿

伯数字。

第四拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动

与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责协调，仍

不能取得•致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门

会签后报请上级领导协调或裁定。

第五集团所有发文应按照以下流程签发：部门拟稿、校对后报分管的公司领

导签署意见，经总裁办主任审核后报董事局分管领导签发。

第二章收文办理

第六收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、

批办、承办、催办等程序，

第七各部门收到来自外部的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，重

要事项要及时报公司领导并提出相关意见。

第八条对于公司领导批办的各类公文，秘或前台文员要及时下发到相关

部门，并做好催办工作。

第三章公文归档

第九条公文办理完毕后，应当及时整理立（卷）归档。个人不得保存应当

归档的公文。

第十条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理立（

卷），要保证归档公文的齐全完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管

和利用。

第卜一条归档范围内的公文应当确定保管期限，破照有关规定定期向档案

管理部门移交。

第十二条拟制、修改和签批公文，写及所用纸张和字迹材料必须符合存

档要求。

第四章公文管理

第十三条公文由集团总裁办地（区公司及下属公司为行政人事部）统一收

发、审核、印刷、装订，由监察室或行政人事部负责用印、归档和销毁。

第十四条公文管理必须严格遵守X《X地产集团保密制度》，所有公文不得擅自

翻印，彳彳导私自带出办公区域。

第十五条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之

日起不产生效力。

第卜六条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经公司领导批准后方

可销毁。

第十七条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不

漏销；其中，销毁绝密公文应当进行登记。