会议组织策划及效果评估参考模板.docVIP

会议组织策划及效果评估参考模板

一、适用场景与价值

二、会议策划全流程操作指引

步骤1：明确会议目标与主题

操作要点：根据业务需求确定会议核心目标（如“明确Q3项目分工”“解决技术瓶颈”“对齐客户需求”），目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制）。

输出物：《会议目标确认表》（含目标描述、衡量标准、完成时限）。

步骤2：确定会议类型与形式

操作要点：根据目标选择会议类型（决策型、研讨型、传达型、汇报型），并确定形式（线下/线上/混合）。线上会议需提前测试平台稳定性（如腾讯会议、Zoom），明确是否开启录制。

参考标准：决策型会议控制在30人内，研讨型会议建议15-20人以保证互动效率。

步骤3：制定参会人员名单及职责分工

操作要点：明确“必须参会”与“可选参会”人员，关键角色需指定负责人：

主持人：把控流程、引导讨论；

记录人：实时记录决议、待办事项；

发言人：汇报专项内容；

后勤支持：负责物料、设备、场地等。

输出物：《参会人员及职责表》（含部门、姓名、职务、联系方式、职责）。

步骤4：设计详细会议议程

操作要点：按“开场-议题讨论-总结-收尾”逻辑安排议程，明确每个环节的时间分配（总时长建议不超过90分钟，避免疲劳），预留10%缓冲时间。关键议题优先安排，需提前与发言人确认内容框架。

输出物：《会议议程表》（含时间、环节、内容、负责人、备注）。

步骤5：准备会议物料与设备

操作要点：列出物料清单并提前1天准备完成，包括：

文档类：议程、背景资料、签到表、空白纸笔；

设备类：投影仪、麦克风、激光笔、电源插座（线上会议需备用摄像头、麦克风）；

其他：会议横幅、席卡、茶歇（若需）。

注意事项：电子版资料需提前24小时发送至参会人员，纸质资料按人数+10%备用。

步骤6：安排会议场地与后勤保障

操作要点：线下会议需提前3天预订场地，确认场地容量、布局（U型/课桌式/剧院式）、交通指引、停车信息；线上会议需提前发送平台及参会指南（含进入方式、静音规则、互动功能使用方法）。

输出物：《会议场地确认单》（含地址、楼层、房间号、联系人及电话）。

步骤7：发布会议通知与预热

操作要点：会议通知需提前3-5天发出，包含：会议名称、时间、地点/、目标、议程、参会人员准备要求（如“提前阅读资料”“准备3分钟汇报”）。会前1天发送提醒通知，附上最新议程及物料。

三、会议效果评估操作指引

步骤1：会前准备检查

操作要点：会议开始前30分钟，组织者与后勤支持共同检查：

场地：桌椅摆放、设备调试（投影、麦克风、网络）、物料到位情况；

人员：主持人、记录人提前到场，关键参会人员确认出席。

输出物：《会前准备检查清单》（含项目、负责人、完成情况、备注）。

步骤2：会中执行监控

操作要点：记录人实时跟踪会议进程，重点监控：

时间把控：各环节是否超时，主持人是否及时引导收尾；

互动情况：参会人员发言率、争议点是否有效记录；

决议输出：是否明确“做什么（What）、谁负责（Who）、何时完成（When）”。

输出物：《会议过程记录表》（含时间、议题、发言要点、决议、待办事项）。

步骤3：会后数据收集

操作要点：会议结束后24小时内完成：

签到确认：核对实际参会人员与名单差异；

反馈收集：向参会人员发放《会议效果评估问卷》（匿名填写），包含满意度评分（1-5分）、改进建议、其他需求；

资料整理：收集会议纪要、PPT、录音/录像（若需）等，按“会议名称-日期”分类归档。

输出物：《会议签到表》《会议效果评估问卷》《会议资料包》。

步骤4：效果分析与报告

操作要点：根据反馈数据与会议记录，从以下维度分析：

目标达成率：决议事项是否与会议目标一致，预计完成时间是否合理；

效率指标：平均发言时长、议程完成率、超时环节占比；

满意度维度：会议必要性、议程合理性、互动效果、后勤保障得分。

输出物：《会议效果评估报告》（含目标达成情况、数据统计、问题分析、改进建议）。

步骤5：后续行动跟进

操作要点：会议结束后2个工作日内，由记录人发送《会议纪要》至所有参会人员，明确待办事项的负责人及截止日期；组织者每周跟踪待办进度，更新《行动跟踪表》，保证成果落地。

输出物：《会议纪要》《行动跟踪表》。

四、会议策划核心表格

表1：会议基本信息表

会议名称

会议编号

会议类型

目标描述

衡量标准

计划完成时间

形式（□线下/□线上/□混合）

线上平台

预计时长

负责人

联系方式

邮箱

表2：参会人员及职责表

序号

部门

姓名（*）

职务

联系方式

职责（□主持人/□记录人/□发言人/□参会者）

是否确认参会

1

市场部

*

经理

主持人

是

2

技术部

*

工程师

139

发言人（汇报技术方案）

是

表3：会议议程表

时间

环节

内容摘要

负责人

备注（是否需提前准备