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采购物品验收及质量检测标准表

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业、机构在采购物品（含原材料、设备、办公用品、耗材等）入库前的验收及质量检测环节，旨在通过标准化流程保证采购物品符合合同约定、质量标准及使用要求，避免不合格物品流入生产或使用环节，降低质量风险与采购成本。特别适用于需要严格把控物料质量的制造业、工程建设、仓储物流等行业，以及涉及大宗采购、高价值设备或关键物料的场景。

二、验收操作流程详解

（一）验收准备阶段

资料收集与核对

采购人员需提前向仓库或验收部门提供《采购订单》《技术协议》《质量标准说明书》等文件，明确物品的规格型号、技术参数、验收标准、交付时间及数量要求。

验收部门根据采购信息，确认是否需要第三方检测机构参与（如特种设备、进口物品等），并提前沟通检测事宜。

验收标准确认

对照采购文件及国家/行业标准（如ISO、GB等），细化验收指标（如外观尺寸、功能参数、材质证明、环保认证等），形成书面《验收清单》作为验收依据。

人员与工具准备

明确验收负责人（建议由采购部门、使用部门、质量部门共同参与，至少2人以上），保证验收人员熟悉物品特性及检测方法。

准备验收工具（如卡尺、万用表、秤重设备、检测仪器等），并确认工具在校准有效期内。

（二）现场验收阶段

基本信息核对

核对送货单与《采购订单》信息是否一致，包括物品名称、规格型号、批次号、生产日期、供应商名称、数量等，确认无误后方可进行下一步验收。

外观与数量验收

数量清点：采用全检或抽检方式（抽检比例按采购约定执行，无约定时一般不低于10%），核对实物数量与送货单数量是否一致，注意包装是否完好、有无破损或遗漏。

外观检查：检查物品表面是否有划痕、变形、锈蚀、污染等缺陷，标识（如型号、生产日期、警示标识）是否清晰、规范，是否符合合同约定的外观要求。

随机抽样与封样

按抽样标准（如GB/T2828.1）随机抽取样品，封存样品并标注“待检”标识，留存复检备用；若需送第三方检测，当场封样并填写《样品送检单》，双方签字确认。

（三）质量检测阶段

执行检测项目

依据《验收清单》逐项进行检测，重点检测以下内容：

物理功能：如尺寸、重量、硬度、密度等（使用卡尺、秤重工具等）；

功能功能：如设备的运行参数、电子产品的电压电流、办公用品的适用性等（使用万用表、负载测试仪等）；

化学/环保指标：如原材料成分、有害物质含量（需委托第三方检测机构提供报告）；

资质文件核查：如3C认证、环保标志、出厂检验报告等文件是否齐全有效。

记录检测数据

逐项记录检测结果，实测数据需精确到最小计量单位，并与标准要求对比，填写《质量检测记录表》，注明“合格”或“不合格”，并由检测人员签字确认。

（四）问题处理阶段

合格物品处理

所有检测项目均合格的，在《验收单》上标注“合格”结论，验收人员（采购方、供应商代表）签字确认后，办理入库手续，物品移交仓库管理。

不合格物品处理

若存在不合格项，立即通知供应商代表到场确认，共同填写《不合格品处理单》，明确以下内容：

不合格现象描述（附照片或视频记录）；

不合格原因初步分析（如运输损坏、生产缺陷等）；

处理意见（如退货、换货、降级使用、返工等），按合同约定执行。

涉及安全、环保或重大质量问题的，立即启动应急预案，暂停同类物品入库，并上报管理层处理。

（五）结果确认与归档

验收报告出具

验收负责人汇总验收信息，填写《采购物品验收报告》，明确验收结论（合格/不合格）、处理结果及后续跟进事项，经采购部门负责人、质量部门负责人审批后生效。

资料归档

将《验收单》《质量检测记录表》《不合格品处理单》《验收报告》及相关证明文件（检测报告、照片等）整理归档，保存期限不少于物品使用寿命周期或合同约定年限，以备追溯查询。

三、采购物品验收及质量检测标准表（模板）

基本信息

采购单号

供应商名称

物品名称

规格型号

采购数量

验收项目

验收标准（依据采购文件/国家标准）

一、基本信息核对

物品名称与规格型号

与采购订单一致

批次号/生产日期

符合合同约定

数量

与送货单一致（误差±0.5%以内）

二、外观检查

包装完整性

无破损、受潮、变形

表面质量

无划痕、锈蚀、污染、裂纹等缺陷

标识清晰度

型号、生产日期、警示标识清晰、规范

三、功能检测

（示例：尺寸参数）

±0.1mm（根据物品特性填写具体标准）

（示例：电气功能）

电压220V±5%，电流≤1A（根据物品特性填写）

（示例：材质证明）

提供材质检测报告，符合GB/TX标准

四、资质文件

3C认证/环保认证等

证书在有效期内，与采购物品一致

出厂检验报告

项目齐全，数据符合标准

验收结论

□合格□不合格（不合格需勾选原因：□质量问题□数量不符□资料不全□其他：________）

问题处理意见

（不合格时填写）