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采购流程规范与控制要点清单

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的采购活动管理，覆盖从需求提出到付款结算的全流程规范。特别适合以下场景：

企业采购部门规范日常采购操作，降低流程风险；

财务部门审核采购支出，保证资金使用合规；

审计部门监督采购流程，防范舞弊行为；

新员工采购岗培训，快速掌握标准操作步骤。

二、采购全流程操作规范与控制要点

（一）需求提报与审批

操作说明：

需求部门根据业务需要（如生产备料、办公用品补充、项目实施等），填写《采购申请单》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、需求日期等信息，部门负责人签字确认。

采购部门收到申请单后，重点审核：需求合理性（是否与业务计划匹配）、预算合规性（是否超年度/季度预算）、技术参数准确性（是否明确可执行）。

根据采购金额及企业授权体系，逐级报批：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购主管；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人→采购主管→财务经理；

金额＞5万元：需求部门负责人→采购主管→财务经理→总经理/分管副总。

控制要点：

需求描述需具体，避免“一批办公用品”等模糊表述，防止采购偏差；

紧急采购（如生产突发故障需立即备件）需注明“紧急”，经总经理口头审批后24小时内补办书面手续，且后续需在月度采购例会中说明原因；

禁化、易制毒等特殊物品采购，需提前附资质证明（如经营许可证），由安全管理部门前置审核。

（二）供应商选择与管理

操作说明：

供应商寻源：采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式确定供应商，其中：

单次采购金额≥10万元，必须采用公开/邀请招标（至少3家合格供应商参与）；

5000元＜金额＜10万元，需获取≥3家供应商书面报价，填写《比价记录表》；

金额≤5000元，可采用电商平台采购或长期合作供应商定点采购。

供应商资质审核：要求供应商提供营业执照、相关行业资质（如ISO认证、医疗器械生产许可证等）、近三年类似项目业绩证明，采购部门联合技术、质量部门进行实地考察（重点考察生产规模、品控能力、供货稳定性），审核通过后录入《合格供应商名录》。

供应商动态评估：每季度对合作供应商从价格水平、产品质量、交货及时性、售后服务、配合度等维度进行评分（满分100分），评分＜70分的暂停合作，≥90分的列为“优秀供应商”并给予订单倾斜。

控制要点：

禁止与存在关联关系（如亲属关系、股权关联）的供应商进行非必要交易，需提前申报并经审计部门备案；

供应商报价需加盖公章，书面材料需扫描存档，电子版与纸质版一致；

长期合作供应商每年重新审核资质，避免使用过期证书。

（三）合同签订与执行

操作说明：

采购部门根据谈判结果，拟定《采购合同》，明确以下核心条款：

标的物名称、规格、数量、单价及总价；

质量标准（需附技术协议或国家标准号）；

交货时间、地点、运输方式及费用承担；

验收标准、方法及异议处理流程；

付款条件（如“验收合格后30天付95%，质保期满付5%”）、违约责任（如逾期交货按日收取0.05%违约金）。

合同评审：由采购部门发起，法务部门审核法律条款，财务部门审核付款条件，技术部门审核技术参数，评审通过后按权限签字（金额＞20万元需总经理签字）。

合同签订：一式三份（采购部门、财务部门、供应商各执一份），原件扫描后至OA系统存档，供应商复印件需加盖公章。

合同执行：采购部门跟踪供应商生产/备货进度，提前3天提醒供应商交货，若遇延期，需书面说明原因并协商新的交货日期。

控制要点：

合同条款不得与招标文件、谈判结果相抵触，避免“口头承诺”未写入合同；

禁止签订“开口合同”（如“最终按实际结算”），必须明确总价或单价计算方式；

合同变更需经双方书面确认，重大变更（如标的物增减＞10%、交货延期＞15天）需重新履行评审流程。

（四）物料/服务验收

操作说明：

到货验收：供应商送货至指定地点后，由需求部门、采购部门、质检部门（或指定验收人）共同验收：

数量清点：核对送货单与采购订单数量是否一致，多点/少点需当场记录并由供应商签字确认；

质量检验：外观检查（无破损、变形）、规格核对（与合同参数一致），必要时送第三方检测机构（如特种设备、建材等），出具《检验报告》；

单证核对：检查供应商是否提供合格证、出厂检验报告、进口货物报关单等。

验收结果处理：

合格：三方签字确认《采购验收单》，一式两份（采购部门、财务部门各执一份），物料办理入库手续；

不合格：出具《不合格品通知单》，注明不合格原因，要求供应商在3个工作日内退换货，退换货后重新验收；

特殊情况（如生产急需且不影响后续工序）：经需求部门负责人、总经理签字确认后“让步接收”，但需明确后续质量责任。

控制要点：

验收人员需与采购部门、供应商无