合同审核与归档管理模板.docVIP

适用范围与核心价值

全流程操作指南

一、合同审核流程

合同发起与信息录入

责任主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理）

操作内容：

（1）根据业务需求，明确合同相对方（甲方/乙方）基本信息、合作内容、合同金额、履行期限等核心要素；

（2）填写《合同基本信息表》（详见模板工具），附上对方主体资格证明（如营业执照复印件）、合同草案及相关附件（如技术协议、订单等）；

（3）通过企业内部审批系统或邮件，将合同资料提交至法务部门及业务部门负责人。

业务部门初步审核

责任主体：业务部门负责人（如部门主管*）

审核要点：

（1）合同内容是否符合业务需求，合作条款是否清晰（如标的物、数量、质量标准、交付时间等）；

（2）合同金额、付款方式是否与预算一致，是否符合公司定价政策；

（3）对方主体资质是否真实有效，履约能力是否评估。

输出成果：在《合同审核意见表》中签署“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，并注明具体修改建议，反馈至经办人。

法务专项审核

责任主体：法务专员*或法务部门

审核要点：

（1）合同主体、内容是否合法合规，是否存在法律风险（如条款歧义、违约责任不明确、知识产权归属等）；

（2）合同格式是否规范，关键条款（如争议解决方式、保密条款、不可抗力等）是否完整；

（3）是否符合行业监管要求及公司内部管理制度。

输出成果：出具《法务审核意见书》，对法律风险点进行标注，提出修改建议；重大风险事项需同步至公司管理层。

财务复核

责任主体：财务经理*或财务部门

审核要点：

（1）合同金额、付款条件、开票信息是否准确，是否符合财务核算要求；

（2）资金支付安排是否合理，是否存在大额预付款风险，是否需设置履约保证金；

（3）涉及税费条款是否合规，发票类型与业务性质是否匹配。

输出成果：在《合同审核意见表》中签署财务审核意见，重点关注资金风险防控。

最终审批

责任主体：根据合同金额及重要性，由授权负责人审批（如总经理、分管副总）

审批要点：

（1）综合业务、法务、财务审核意见，评估合同整体风险与收益；

（2）重大合同（如金额超万元或涉及核心业务）需提交总经理办公会集体审议。

输出成果：签署《合同审批单》，确认合同可进入签订环节；审批不通过的，退回业务部门重新修订。

合同签订

责任主体：业务部门经办人、授权签约人（如法定代表人或授权代表）

操作内容：

（1）根据审批通过的最终版本，与对方协商签订正式合同，保证双方签字、盖章（公章或合同专用章）清晰、完整；

（2）合同签订后，3个工作日内将原件分发至法务、财务、业务部门及行政归档部门，复印件由业务部门留存。

二、合同归档流程

合同资料收集

责任主体：业务部门经办人、行政归档专员*

操作内容：

（1）合同签订后，收集完整资料包，包括：合同正本、审批单、法务意见书、财务复核意见、对方主体资格证明、附件（如技术协议、订单、会议纪要等）；

（2）核对资料是否齐全，缺失部分及时补充，保证每份合同对应唯一编号。

分类整理与编号

责任主体：行政归档专员*

操作内容：

（1）按合同类型（采购/销售/服务等）、签订年度、部门进行分类；

（2）采用统一编号规则：年份（4位）-合同类型（2位字母，如“采”代表采购）-部门代码（2位字母，如“销”代表销售）-序号（3位数字），例如“2024-采-销-001”；

（3）在《合同归档登记表》中登记合同编号、名称、签订日期、金额、存放位置等基本信息。

电子归档

责任主体：行政归档专员*、IT部门

操作内容：

（1）将合同扫描为PDF格式（保证清晰、无遗漏），扫描件命名与合同编号一致；

（2）至企业指定档案管理系统（如OA系统、电子档案平台），设置查阅权限（仅授权人员可访问）；

（3）电子档案与纸质档案同步更新，保证内容一致。

纸质归档

责任主体：行政归档专员*

操作内容：

（1）将合同正本及附件按编号顺序装订，加装封面（注明合同编号、名称、归档日期）；

（2）放入统一规格的档案盒，盒面标注“合同类型-年度-编号范围”（如“采购合同-2024-001-050”）；

（3）存入专用档案柜，按分类顺序存放，保证防火、防潮、防虫。

借阅管理

责任主体：借阅人、行政归档专员*、部门负责人

操作内容：

（1）借阅人需填写《合同借阅记录表》，注明合同编号、借阅事由、借阅期限（原则上不超过5个工作日）；

（2）经部门负责人审批后，行政归档专员方可提供档案（电子档需开通临时权限，纸质档需登记领取人及日期）；

（3）借阅到期后，及时归还，归档专员检查档案完整性；如需续借，需重新申请。

定期盘点与更新

责任主体：行政归档专员*、法务部门

操作内容：

（1）每季度末对归档合同进行盘点，核对《合同归档登记表》与实物/电子档案是否一致；

（2）对到期未履行完毕的合同，建立“履约跟踪台账”，提醒业务部门跟