食堂大宗物资采购制度.docxVIP

一、制度宗旨与适用范围

为规范食堂大宗物资采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，保障食材质量与安全，控制采购成本，提高资金使用效益，特制定本制度。本制度适用于食堂所有大宗物资的采购活动，涵盖米、面、油、肉、蛋、禽、蔬菜、调味品等主要食材及常用消耗品。凡参与食堂物资采购、验收、管理的相关人员，均须严格遵守本制度规定。

二、采购原则与组织架构

食堂大宗物资采购应严格遵循以下原则：质量优先、安全第一原则，确保采购物资符合国家食品安全标准及食堂质量要求；价格合理、成本控制原则，通过多方比价、集中采购等方式力求性价比最优；公开透明、廉洁高效原则，杜绝采购过程中的不正之风；规范有序、权责明晰原则，明确各环节职责，确保流程顺畅。

为保障采购工作的顺利开展，应明确相关组织及职责。建议成立由食堂管理部门负责人、财务人员、食堂负责人及相关专业人员（如具备食品安全知识的人员）组成的采购管理小组，负责审定采购计划、监督采购过程、评估供应商资质等重要事项。具体采购执行则由指定的采购人员或采购部门负责。

三、采购方式的选择与执行规范

食堂大宗物资采购应根据采购物资的特性、数量、金额以及市场供应情况，选择适宜的采购方式。对于用量大、市场价格相对稳定的物资，如米、面、油等，宜采用公开招标或竞争性谈判的方式，确定长期合作供应商，以获取更优惠的采购条件和稳定的货源保障。对于鲜活类物资，如蔬菜、鲜肉等，可采用询价采购方式，向多家符合资质的供应商发出询价单，比较其价格、质量、供货能力后确定供应商，原则上询价供应商不应少于三家。

无论采用何种采购方式，均需确保过程规范。招标采购应严格按照招标程序执行，编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标；竞争性谈判和询价采购则需做好充分的市场调研，详细记录询价过程及各供应商报价、承诺等信息，确保采购决策有据可查。

四、供应商的管理与评估机制

建立合格供应商名录是保障采购质量的关键环节。在选择供应商时，必须对其进行严格的资质审查，包括但不限于营业执照、食品经营许可证、相关产品的检验检疫合格证明等。同时，还应考察供应商的生产能力、供货稳定性、质量保障体系、信誉状况及售后服务能力。

对纳入名录的供应商，应建立动态管理和定期评估机制。评估内容可包括产品质量合格率、供货及时性、价格竞争力、售后服务水平及合作配合度等。评估结果将作为是否继续合作的重要依据，对于出现严重质量问题、屡次违约或信誉不良的供应商，应及时从名录中清除，并追究其相应责任。

五、采购计划、合同签订与执行

食堂应根据日常运营需求、库存状况及市场行情，定期（如每周）制定详细的大宗物资采购计划。采购计划需列明物资名称、规格型号、数量、质量标准、预计单价、总价、供货时间等信息，并经采购管理小组或相关负责人审批后方可执行。

采购计划确定后，应与选定的供应商签订书面采购合同。合同内容应明确物资的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式、违约责任及争议解决方式等关键条款，确保双方权利义务清晰。合同签订前，应由相关部门（如财务、法务）对合同条款进行审核，以规避法律风险。合同一经签订，双方均应严格遵守，确保采购活动按约执行。

六、物资验收、入库与付款流程

物资送达后，食堂验收人员须严格按照采购合同、订单及质量标准进行验收。验收工作应做到“三查”：查数量是否与订单一致，查规格是否符合要求，查质量是否达标（如感官检查、核对保质期、查验相关票证等）。对于肉类、禽类、蛋类等生鲜产品，还需重点检查其检疫合格证明和新鲜度。验收合格的物资，应及时办理入库手续，登记入账；对不合格的物资，应坚决拒收，并及时通知供应商进行处理，同时做好记录。

财务部门应根据审批后的采购合同、验收合格单、正规发票等凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。付款过程应严格遵守财务管理制度，确保资金支付的安全与规范。

七、采购档案管理与监督检查

食堂应建立健全采购档案管理制度，对采购过程中的各类文件资料，如采购计划、招标文件、询价记录、供应商资质文件、采购合同、验收单、发票、付款凭证、供应商评估报告等，进行系统整理、分类归档，并妥善保存。档案保存期限应符合相关规定要求，以便日后查阅和审计。

为确保本制度的有效落实，必须加强对采购全过程的监督检查。监督工作可由采购管理小组、内部审计部门或上级主管部门实施，重点检查采购程序的合规性、供应商选择的公正性、物资质量的可靠性、采购成本的合理性以及是否存在违规违纪行为。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。同时，应畅通监督举报渠道，鼓励员工参与监督，对违反采购制度的行为进行举报，一经查实，将严肃处理。

八、附则

本制度未尽事宜，可根据国家相关法律法规及食堂实际情况进行补充和完善。各食堂可依据本制度，结合自身规模和特点，制定具体的实