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会议会务需求确认单

一、会议核心信息确认

会议的核心信息是所有筹备工作的基石，必须首先明确并固化。这部分内容包括会议的正式名称，需确保中英文（如适用）表述准确无误。会议的性质与目标也需清晰界定，例如是年度战略研讨会、产品发布会、客户答谢会还是行业论坛，不同的性质将直接导向后续不同的策划方向和资源配置。

参会人员的预估数量、主要构成（如内部员工、外部客户、合作伙伴、媒体记者等）以及目标受众特征，是场地选择、议程设置、物料准备的基本依据。会议的拟定日期和具体时间安排，包括签到开始时间、正式开始及结束时间、各环节时长、午休及茶歇时段等，都需要精确到小时甚至分钟，并预留出合理的缓冲区间。

会议的拟定地点，无论是在酒店宴会厅、公司内部会议室还是其他特殊场地，其具体地址、交通便利性及周边配套设施也应在此阶段初步确认。若会议涉及多日或多场地联动，需分别列明。

二、场地与设施需求确认

场地是会议的物理载体，其条件直接影响参会体验。场地需求确认应包括主会场的面积、格局要求，例如是剧院式、课桌式、圆桌式、U型还是其他特殊摆台形式，并注明是否需要搭建舞台、T台或演讲台。会场的层高、柱网分布、视线遮挡情况也需特别关注。

除主会场外，是否需要设置分会场、签到区、VIP休息室、媒体工作间、产品展示区、茶歇区、存包处等辅助功能区域，每个区域的功能定位和面积需求也应一一列明。

视听设备方面，需求应具体到投影设备（亮度、数量、是否需要备用）、LED显示屏（尺寸、分辨率、安装位置）、音响系统（无线麦克风数量及类型——手持、头戴、领夹，是否需要混音台、效果器）、灯光系统（基础照明、舞台灯光、氛围灯光的具体要求）、同传设备（语种、接收耳机数量）、表决器、即席发言系统等。网络环境是现代会议的基本保障，需明确是否需要提供稳定的有线及无线网络覆盖，带宽要求，是否需要独立VLAN或专网，以及网络安全保障措施。

三、议程与内容环节确认

会议议程是会议的灵魂，需详细到每个环节。应列出清晰的议程流程表，包括各环节名称、主讲人/负责人、预计时长、主要内容概要及所需配合的设备或服务（如播放PPT、视频、互动环节等）。若有重要嘉宾演讲，其演讲主题、时长、是否需要提供演讲提纲或PPT模板、是否需要安排彩排等细节均需确认。

会议期间是否安排互动环节，如问答、投票、小组讨论、工作坊等，以及互动形式和所需支持，也应在此部分明确。此外，开场及收尾环节的设计，如视频播放、音乐选择、领导致辞、合影留念等，也需详细规划并确认。

四、物料与制作需求确认

会议物料种类繁多，需分门别类进行梳理。印刷品包括会议手册、议程单、姓名牌（明确样式、材质、信息内容）、签到表、背景板、指示牌（种类、数量、安放位置及内容）、易拉宝、海报、手提袋等，每种物料的设计稿确认、材质要求、制作数量、交付时间都需清晰列出。

电子物料则涉及会议邀请函（电子版）、会议PPT模板、开场及暖场视频、背景音乐、微信公众号图文推送、H5邀请函等，其内容、设计风格、制作标准及完成时限是确认的重点。

特殊物料或礼品，如定制纪念品、伴手礼、奖杯奖状、会议专用笔、笔记本等，需明确其款式、材质、印字内容、包装要求及采购/制作数量。

五、餐饮与茶歇安排确认

餐饮安排的确认需细致入微。首先是用餐形式，如自助餐、围餐、盒饭等，并明确餐标。用餐人数需精确预估，并注明是否包含工作人员用餐。用餐时间及地点也需明确。对于茶歇，需确认茶歇时段、次数、提供的餐饮品类（饮品、点心、水果等）、摆放位置及服务要求。同时，需特别关注是否有特殊饮食需求，如素食、清真、低糖、对特定食材过敏等，并统计具体人数，提前与餐饮供应商沟通落实。

六、人员与服务保障确认

会议的顺利进行离不开各类人员的专业服务。主持人的需求，包括性别、风格、是否需要提供串词稿、是否需要提前彩排等。礼仪人员的数量、着装要求及主要工作区域。技术支持人员（如音视频、网络）的配备及响应机制。翻译人员（如需要）的语种、资质要求。

签到与引导服务的流程设计，如签到方式（电子签到、人工签到）、签到用品准备、引导人员的安排及站位。安保人员的配置及重点防范区域。若会议规模较大或有重要嘉宾，还需确认交通接驳服务的安排，如接送车辆的类型、数量、接送点、时间、乘车人员等。

七、预算与财务条款确认

预算是会议筹备的约束性条件。需明确会议的总预算金额及各项明细预算的分配，如场地费、设备租赁费、物料制作费、餐饮费、人员服务费、交通费、礼品费等。付款方式、付款节点（如预付款比例、中期款支付条件、尾款结算方式）及发票类型与开具要求，均需在确认单中清晰列明，这是保障双方经济利益的关键。

八、时间节点与沟通机制确认

明确的时间节点是项目管理的核心。应制定详细的工作倒计时表，列出各项关键任务的启动时间、完成时间、负责人及交付物。同时，建立高效的沟通机制