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会议管理工具：会议记录与决策执行跟踪表
一、适用场景与核心价值
本工具适用于各类企业内部会议，包括但不限于项目例会、跨部门协调会、战略研讨会、问题复盘会等，尤其适合需要明确决策事项、跟踪执行进展的协作场景。核心价值在于解决传统会议中常见的“讨论无记录、决策无落地、执行无跟踪”问题，通过结构化记录与动态跟踪，保证会议成果有效转化为行动，提升团队协作效率与管理透明度。
二、详细操作步骤指南
（一）会前准备：明确目标与分工
确定会议核心目标：会议发起人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3项目优先级”“解决跨部门资源冲突”等），避免议题发散。
梳理参会人员与议程：根据目标确定必要参会人（决策层、执行负责人、相关业务方），并提前1-2天发送会议通知，包含时间、地点（或线上会议）、议程及预读材料（如项目背景、数据报表等）。
指定记录与跟踪责任人：明确会议记录人（负责实时记录讨论要点、决策事项）和执行跟踪人（负责会后整理决策清单并跟进落实），通常可由同一人兼任，保证责任到人。
（二）会中记录：聚焦关键信息
会议记录人需重点关注以下内容，避免流水账式记录：
会议基本信息：会议名称、时间、地点、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人。
议程讨论要点：按议程顺序记录各议题的核心讨论内容，包括不同观点的碰撞（如“市场部建议优先推广A产品，技术部认为B产品更符合当前用户需求”）。
决策事项：对每个议题的最终结论进行清晰记录，需包含“决策编号”（如决策01”）、“决策内容”（明确、可执行，避免“尽快推进”等模糊表述）、“决策依据”（如“基于Q2用户调研数据”）。
行动项：记录每个决策对应的执行动作，需明确“执行责任人”（用“”代替，如“总监”“*经理”）、“完成时间”（具体日期或里程碑节点）、“所需资源”（如“需财务部审批预算”“需技术部支持人力”）。
（三）会后整理与分发
24小时内整理会议记录：记录人需根据会议笔记，整理成结构化会议纪要，包含“会议基本信息”“议程讨论摘要”“决策事项清单”“行动项跟踪表”四部分，保证信息准确、语言简洁。
审核与分发：会议纪要需经主持人审核无误后，在48小时内发送至所有参会人及相关干系人（如未参会但需知晓进展的部门负责人），并抄送执行跟踪人留存。
建立决策执行跟踪表：以会议纪要中的“行动项”为基础，单独创建“决策执行跟踪表”（详见模板），明确各行动项的当前状态（待执行/进行中/已完成/延期）、执行进度（如“完成80%”）、反馈结果等，作为后续跟踪的核心依据。
（四）执行跟踪与闭环管理
定期更新进度：执行责任人需按约定时间（如每日/每周）在跟踪表中更新执行进展，遇到问题需及时标注并反馈至跟踪人及主持人。
定期复盘：跟踪人每周/每两周组织简短复盘会（或通过线上工具同步），重点review未按时完成项，分析原因（如资源不足、需求变更）并调整计划。
闭环确认：行动项完成后，执行责任人需提交“完成证明”（如邮件截图、成果文档），经跟踪人确认后，在跟踪表中更新状态为“已完成”，并归档相关记录。
三、会议记录与决策执行跟踪表模板
会议基本信息表
项目
内容
会议名称
例：2023年Q3产品规划会
会议时间
2023年10月8日14:00-16:00
会议地点
公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议）
主持人
*总监
记录人
*专员
参会人员
总、经理、主管、专员（共6人）
缺席人员及原因
经理（出差）/主管（请假提前报备）
议程讨论摘要表
序号
议题
讨论要点摘要
1
Q3产品优先级排序
市场部：A产品用户需求增长30%，建议优先上线；技术部：B技术难点已突破，需优先验证；共识：优先上线A产品，同步推进B技术预研。
2
跨部门资源协调
设计部当前人力紧张，需延后1周交付C原型；业务部建议协调外部资源；决议：内部协调设计部50%人力支持C原型，外部资源作为备选。
决策事项与行动项跟踪表
决策编号
决策内容
决策依据
执行责任人
完成时间
当前状态
执行进度
反馈结果/备注决策01
10月15日前完成A产品需求文档终版，同步提交技术部评审
Q2用户调研数据
*经理
2023-10-15
进行中
70%
需市场部补充竞品分析报告，预计10月10日提交决策02
协调设计部*主管牵头，10月12日前完成C原型初稿，业务部10月13日反馈意见
资源协调决议
*主管
2023-10-12
待执行
0%
已确认设计部人力分配，今日启动需求梳理决策03
10月20日前由财务部专员完成B技术预研预算初稿，提交总审批
技术推进需求
*专员
2023-10-20
待执行
0%
等待技术部提交详细资源清单
后续待办事项汇总
待办事项
负责人
截止日期
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