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陶瓷厂印章保管条件管理办法

第一章总则

陶瓷厂印章是代表厂方行使职权、履行契约的重要凭证，其保管和使用必须严格遵守国家法律法规及厂内各项管理制度。为规范印章管理，确保印章安全，防止滥用和伪造，特制定本办法。本办法适用于陶瓷厂全体员工及涉及印章使用的外部单位，旨在通过制度化、规范化的管理，提升运营效率，防范法律风险，体现企业严谨务实的文化理念。

第二章适用范围

第一条本办法适用于陶瓷厂所有印章的保管、使用及监督管理工作，包括但不限于厂名印章、合同专用章、财务专用章、法人章、质量检验章、安全生产章等。各部门及员工在使用印章时，必须严格遵守本办法，确保印章使用的合法性和规范性。

第二条涉及印章管理的部门包括行政部、财务部、生产部、技术部、人力资源部及各车间班组。外部单位如需使用本厂印章，须经厂方授权批准，并严格履行审批程序。

第三章印章的种类及保管责任

第三条陶瓷厂印章分为以下类别：

（一）厂名印章：用于对外正式文件、协议、通知等，具有最高权威性；

（二）合同专用章：用于签订经济合同、技术合作协议等法律文书；

（三）财务专用章：用于财务报销、银行结算等经济活动；

（四）法人章：用于法律诉讼、股权变更等重大事项；

（五）质量检验章：用于产品质检报告、认证文件等；

（六）安全生产章：用于安全检查、隐患整改等管理文件。

第四条印章保管责任：

（一）厂名印章、合同专用章由行政部负责保管，指定专人（以下简称“印章管理员”）专人负责；

（二）财务专用章由财务部指定专人保管，并设双重保管机制，确保安全；

（三）法人章由法定代表人直接保管或委托专人保管，重大使用需经法人授权；

（四）质量检验章由技术部保管，仅限授权质检人员使用；

（五）安全生产章由生产部保管，用于安全监管文件，严禁非授权人员使用。

第四章印章保管条件

第五条印章保管场所必须符合以下条件：

（一）保管场所应具备防盗、防火、防潮、防尘、防伪造等安全措施，建议设置专用保险柜或保险箱；

（二）保险柜应安装双重锁具，钥匙由印章管理员和部门负责人各持一把，不得擅自复制或转交他人；

（三）保管场所应定期检查，确保设施完好，并做好出入记录。

第六条印章保管期间的注意事项：

（一）印章管理员应每日检查印章状态，确保印章清晰、完好，如有磨损或损坏，应及时报行政部申请更换；

（二）印章保管室不得存放易燃、易潮物品，禁止吸烟及使用明火；

（三）印章管理员离岗期间，必须将印章锁入保险柜，并报备上级主管。

第五章印章使用审批程序

第七条印章使用必须严格遵循审批程序，禁止擅自使用或越权审批。具体流程如下：

（一）一般文件用印：需经部门负责人签字，行政部审核后使用；

（二）合同用印：需经厂领导审批，财务部、技术部会签，方可使用合同专用章；

（三）财务用印：需经财务主管审批，并附相关报销单据，方可使用财务专用章；

（四）法律文书用印：需经法定代表人或其授权人签字，并附法律顾问意见，方可使用法人章；

（五）质检用印：需经技术部主管签字，并附质检报告，方可使用质量检验章；

（六）安全用印：需经生产部主管签字，并附安全检查记录，方可使用安全生产章。

第八条特殊情况处理：

（一）紧急情况需用印时，可先口头请示上级，事后补办审批手续；

（二）授权委托用印：需提供书面授权文件，经法人签字并加盖法人章，方可执行。

第六章印章使用规范

第九条印章使用范围：

（一）厂名印章：用于对外正式文件、营业执照、组织机构代码证等；

（二）合同专用章：仅用于签订具有法律效力的合同；

（三）财务专用章：仅用于财务凭证、银行结算等；

（四）法人章：仅用于法律诉讼、股权变更等重大事项；

（五）质量检验章：仅用于产品质检报告、认证文件等；

（六）安全生产章：仅用于安全监管文件、隐患整改记录等。

第十条印章使用要求：

（一）用印前必须核对文件内容，确保准确无误；

（二）印章应压在文件落款处或指定位置，不得歪斜或模糊；

（三）用印后应立即加盖“已用印”戳，防止重复使用；

（四）禁止在空白文件或非审批文件上用印。

第七章印章监督与责任追究

第十一条行政部负责监督本办法的执行，定期检查印章保管和使用情况，对违规行为及时制止并上报。

第十二条违规责任：

（一）印章管理员擅自使用或泄露印章，造成损失的，追究行政责任，并视情节严重程度依法处理；

（二）部门负责人未履行审批职责，导致印章滥用，追究管理责任；

（三）员工伪造印章或篡改文件，依法追究法律责任；

（四）因保管不善导致印章损坏或丢失，责任人需赔偿并承担相应责任。

第八章附则

第十三条本办法由陶瓷厂行政部负责解释，自发布之日起施行，原有规定与本办法不符的，以本办法为准。

第十四条本办法的修订需经厂务会议讨论通过，并报法定代表人批准。

第十五条本办法适用于陶瓷厂所有员工及外部单位，未尽事宜由厂方另行规定。