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企业采购合同审查标准化流程工具指南

一、应用背景与核心目标

企业采购合同是保障交易安全、明确权责的核心法律文件，审查环节的规范直接影响采购合规性与风险控制。本流程旨在通过标准化操作，保证合同条款合法、权责清晰、风险可控，同时提升审查效率，为企业采购活动提供全流程合规支撑。

二、标准化操作流程步骤

步骤1：合同接收与初步登记

操作主体：采购部门或合同管理专员

操作内容：

接收供应商提交的采购合同（含电子版及纸质版），核对合同是否完整（含合同文本、附件、技术规格书等）；

填写《合同审查登记表》（见模板表格），记录合同编号、名称、采购方/供应商信息、合同金额、签订日期、采购项目背景等基础信息；

对合同进行分类（如日常采购、大型设备采购、服务类采购等），明确审查优先级。

输出成果：《合同审查登记表》（初稿）

步骤2：采购需求与前置条件核查

操作主体：采购部门负责人

操作内容：

核查合同内容是否与采购计划、招标文件（若有）一致，包括标的物名称、规格、数量、技术参数等；

确认供应商是否通过前期资质预审（如合格供应商名录内）、采购流程是否合规（如是否履行招投标、比价程序）；

检查合同是否附有必要的支持文件（如验收标准、付款条件说明等）。

风险提示：若合同与采购计划冲突或流程缺失，需退回采购部门补充说明，暂缓进入下一环节。

步骤3：合同主体资格审查

操作主体：法务部门或合规专员

操作内容：

审查供应商主体资格：

营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖采购标的）；

特殊行业资质（如食品采购需《食品经营许可证》、工程类采购需相应资质等级证书）；

授权委托书（若签约人非法定代表人，需核实授权范围及权限有效性）；

审查采购方主体资格：确认企业签约主体是否与合同主体一致，避免因分公司、项目部等主体不适格导致合同无效。

输出成果：《主体资格审查表》（载明审查结论及资质文件编号）

步骤4：核心条款逐项审查

操作主体：法务部门牵头，联合采购、财务、技术部门（视合同类型参与）

审查要点：

条款类型

审查重点

标的物条款

名称、规格、型号、数量是否明确；技术参数是否符合企业需求；是否有模糊表述（如“优良”“同等品质”等）

质量标准与验收

质量标准是否引用国家标准、行业标准或双方约定；验收流程、期限、责任划分是否清晰；异议处理机制是否完善

价款与支付条款

单价、总价是否准确；计价方式（固定单价/总价）是否明确；支付条件（如预付款、进度款、尾款比例）是否合理；支付期限与发票类型（如“增值税专用发票”）是否约定

履行期限与地点

交货/服务开始及截止日期是否明确；履行地点（如“买方仓库”“项目现场”）是否具体，涉及管辖权及风险转移

违约责任

双方违约责任是否对等；违约金计算方式是否合理；是否约定定金罚则（不超过主合同标的额20%）

争议解决方式

争议解决机构（仲裁/诉讼）是否唯一明确；管辖地点是否有利于企业（如约定“买方所在地法院”）

保密与知识产权

保密范围、期限是否明确；涉及技术成果的，知识产权归属是否清晰

输出成果：《合同条款审查意见表》（逐条列明修改建议及法律依据）

步骤5：风险点专项排查

操作主体：风控部门或法务部门

排查重点：

法律风险：是否存在违反《民法典》《招标投标法》等法律法规的条款（如“霸王条款”“无效担保”等）；

商业风险：供应商履约能力（如产能、资金状况）、价格波动风险（如长期采购是否约定调价机制）、不可抗力条款是否合理；

财务风险：付款条件是否与企业资金流匹配；是否存在大额预付款风险；违约责任是否覆盖企业潜在损失。

输出成果：《风险评估报告》（标注风险等级：高/中/低，并提出应对建议）

步骤6：审查意见反馈与合同修订

操作主体：采购部门（对接供应商）、法务部门（提供修订指导）

操作内容：

法务部门将《合同条款审查意见表》《风险评估报告》反馈至采购部门，明确“必须修改项”“建议修改项”；

采购部门与供应商沟通修订，重点处理“必须修改项”（如违法条款、权责不对等），对“建议修改项”争取达成一致；

供应商修订后，采购部门将合同版本及修订说明反馈至法务部门，进行复核确认。

闭环要求：所有“必须修改项”需100%落实，修订后的合同需经法务部门复核通过。

步骤7：最终审批与签署授权

操作主体：按合同金额及重要性分级审批（如：10万元以下由采购总监审批；10-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批）

操作内容：

审批人查阅《合同审查登记表》《主体资格审查表》《条款审查意见表》《风险评估报告》等全套审查文件；

确认合同无重大风险、条款完备后，签署《合同审批单》；

授权授权代表（需明确授权范围）签署合同，加盖企业合同专用章（严禁使用公章或部门章）。

输出成果：《合同审批单》（最终版）、签署完毕的合同文本

步骤8：合同归档与履约跟踪

操作主体：档案管