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办公室行政工作日常操作指南

一、指南适用范围与常见应用场景

本指南适用于企业、事业单位及各类组织机构的行政办公人员，涵盖日常行政事务处理、资源协调、流程规范等核心工作场景。常见应用包括：新员工入职行政支持、办公用品与固定资产管理、会议室及办公空间协调、文件流转与归档、访客接待安排、行政服务需求响应等。通过标准化操作，提升行政工作效率，保障办公秩序顺畅。

二、日常行政工作标准化操作流程

（一）办公用品管理流程

需求提报与审核

步骤1：每月25日前，各部门员工通过OA系统或《办公用品需求表》（见模板1）提交次月需求，注明物品名称、规格、数量、用途及预估单价。

步骤2：部门负责人对需求合理性进行审核，保证与部门工作计划匹配，避免过度申领。

步骤3：行政专员汇总各部门需求，编制《办公用品月度采购计划》，报行政经理（*经理）审批。

采购与入库

步骤1：审批通过后，行政专员根据采购计划联系合格供应商（至少比价2家），保证价格合规、质量达标。

步骤2：采购物品送达后，行政专员与采购员共同核对物品名称、规格、数量、质量，确认无误后填写《办公用品入库登记表》（见模板2），签字确认并录入库存台账。

领用与发放

步骤1：员工通过OA系统提交《办公用品领用申请》，注明领用物品、数量、领用人及部门。

步骤2：部门负责人审批后，行政专员核对库存，按“先入库先领用”原则发放，并在《办公用品领用登记表》记录领用信息。

步骤3：贵重物品（如打印机、扫描仪）需经行政经理额外审批，领用后签署《固定资产领用责任书》。

（二）会议室预订与管理流程

预订申请

步骤1：申请人通过会议室预订系统或填写《会议室使用申请表》（见模板3），注明会议名称、时间、人数、所需设备（投影仪、麦克风等）、使用部门及联系人。

步骤2：系统或行政专员核对会议室空闲情况，避免时间冲突；重要会议（如外部合作洽谈、大型培训）需提前3个工作日申请。

使用准备与确认

步骤1：行政专员根据预订信息，提前30分钟开启会议室，调试设备，检查桌椅、饮用水、纸笔等物资是否齐全。

步骤2：会议开始前，与申请人再次确认需求，保证符合会议要求。

使用后整理与反馈

步骤1：会议结束后，申请人或指定人员需关闭设备、清理会场，行政专员检查确认后签字。

步骤2：行政专员收集使用反馈，定期优化会议室设施及服务。

（三）文件流转与归档管理流程

文件起草与审核

步骤1：根据工作需要，由相关人员起草文件（如通知、报告、制度），内容需准确、规范，符合公文格式要求。

步骤2：部门负责人对文件内容进行初审，保证与部门职责一致；涉及跨部门的文件，需征求相关部门意见并达成一致。

步骤3：文件报请分管领导（*领导）审批，重要文件需经总经理审批。

分发与传阅

步骤1：审批通过后，行政专员根据文件性质确定分发范围（如部门全员、相关领导），通过OA系统、纸质件或邮件分发，并记录分发时间、接收人及签收信息。

步骤2：传阅文件需按指定顺序流转，接收人需在2个工作日内完成传阅并签署意见，避免积压。

归档与管理

步骤1：文件办理完毕后，行政专员收集原件，按“年度-类别-文号”规则分类整理，编制《文件归档目录》（见模板4）。

步骤2：电子文件存储至指定服务器，定期备份；纸质文件装入档案盒，标注档案名称、年度、份数及保管期限，存放至档案柜。

步骤3：档案借阅需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及行政经理审批，借阅期限不超过5个工作日，保证档案完整。

（四）访客接待管理流程

接待申请与信息确认

步骤1：相关部门提前1个工作日提交《访客接待申请表》（见模板5），注明访客单位、姓名、职务、人数、来访目的、接待部门及陪同人。

步骤2：行政专员与访客联系，确认到达时间、交通方式及特殊需求（如翻译、餐饮安排），同步通知相关部门及陪同人。

接待准备与实施

步骤1：根据访客级别及需求，安排接待场地（如会议室、会客室），准备茶水、资料、名片等；重要访客需提前布置欢迎背景板或指引标识。

步骤2：访客到达时，前台引导至接待区域，陪同人主动迎接；接待过程中，注意言行规范，提供必要协助。

送别与记录

步骤1：访客离开时，陪同人送至公司门口，礼貌道别；如需安排车辆，提前联系司机确认行程。

步骤2：行政专员填写《访客接待记录表》，记录接待时间、访客信息、接待内容及反馈，定期汇总分析。

三、常用行政工作模板工具

模板1：办公用品需求表

部门

申请人

日期

物品名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

用途说明

行政部

*某员工

2023-10-25

A4复印纸

80g

包

10

25.00

日常办公打印

市场部

*某员工

2023-10-25

白板笔

黑色

支

5

3.50

部门会议使用

模板2：办公用品入库登记表

入库日期

物品名称

规格型号

单位

入库数量

供应商

单价（元）

金额（