沟通协作与信息共享平台模板.docVIP

内部沟通协作与信息共享平台模板

一、适用场景与价值体现

本平台适用于企业内部多部门、多角色间的日常沟通、项目协作、信息同步与资源共享，具体场景包括但不限于：

跨部门项目推进：如新产品研发、市场活动策划等，需协调市场部、技术部、设计部等多团队协同工作；

重要信息传达：公司政策更新、部门通知、会议决议等需全员或定向触达的信息发布；

问题反馈与解决：员工提交工作问题建议、IT支持申请、行政需求等，并跟踪处理进度；

知识沉淀与复用：项目文档、行业报告、操作手册等资料的统一存储与检索，避免信息分散；

任务管理与进度跟踪：明确任务分工、截止时间及责任人，实时掌握工作进展，提升协作效率。

二、平台操作流程指引

平台登录与账号初始化

员工通过企业统一身份认证系统登录平台（初始账号为工号，初始密码为证件号码后六位，首次登录需修改密码）；

管理员在“人员管理”模块导入员工信息，分配部门及角色（如普通员工、部门负责人、超级管理员），设置基础权限（如信息发布、文件、任务创建等）。

协作空间创建与配置

创建空间：根据项目或部门需求，“协作空间”-“创建新空间”，填写空间名称（如“2024年Q3新品上市项目”）、空间类型（项目/部门/临时）、描述及负责人；

添加成员：负责人在“成员管理”中添加参与人员，可设置角色（管理员/普通成员/观察者），明确各角色权限（如管理员可编辑空间信息，普通成员可发布内容）；

分类目录：在空间内创建分类目录（如“项目文档”“会议纪要”“任务清单”），便于后续信息归类存储。

信息发布与内容管理

发布通知/动态：“发布”-“通知/动态”，填写标题、（支持文字、图片、附件），选择接收范围（全员/部门/成员组），设置优先级（普通/重要/紧急），确认后发布；

编辑与撤回：发布后24小时内可编辑或撤回（仅限发布人本人），超过24小时仅支持隐藏（需管理员权限）；

评论与互动：员工可对通知/动态进行评论、点赞，相关人员提醒查看（如技术部*主管确认技术方案）。

任务创建与进度跟踪

创建任务：在“任务管理”模块“新建任务”，填写任务名称（如“完成产品原型设计”）、描述、所属空间、负责人、协助人、截止时间、优先级（高/中/低）；

分配与跟进：负责人可将任务拆解为子任务，分配给不同成员；成员完成后在任务中标记“已完成”，并成果附件（如设计稿、文档）；

进度查看：部门负责人可通过“任务看板”查看所有任务状态（待处理/进行中/已完成/逾期），逾期任务自动标红提醒。

文件共享与版本控制

文件：在“文件中心”选择对应空间，“文件”，支持单文件/批量，填写文件名称、描述，设置访问权限（仅自己可见/空间成员可见/公开）；

版本管理：文件修改后需“更新版本”，系统自动保留历史版本（最多10个），可查看各版本文档修改人、修改时间及备注；

检索与：通过关键词搜索文件名、描述或人，快速定位文件；支持在线预览（如文档、图片）或（如压缩包、视频）。

反馈收集与问题解决

提交反馈：员工通过“问题反馈”模块提交需求（如“申请办公设备维修”），填写问题描述、紧急程度、附件（如故障照片），选择接收部门（如行政部）；

处理与闭环：接收部门在1个工作日内确认受理，更新处理状态（处理中/已完成/需补充信息），完成后反馈结果至提交人；提交人确认后“关闭”形成闭环。

数据归档与权限清理

项目归档：项目结束后，空间负责人可将空间设为“归档状态”，归档后仅支持查看，不支持编辑或发布新内容；

权限调整：员工离职或调岗时，管理员需及时调整其平台权限，移除协作空间成员身份，保证信息安全。

三、核心工具模板示例

表1：协作任务跟踪表

任务ID

任务名称

所属空间

负责人

协助人

截止日期

优先级

当前状态

完成进度

备注

P001

产品原型设计

2024年Q3新品上市

张*

李、王

2024-07-15

高

进行中

60%

需确认交互细节

P002

市场调研报告

2024年Q3新品上市

赵*

-

2024-07-10

中

已完成

100%

附件已

P003

竞品分析文档

市场部周工作

刘*

陈*

2024-07-12

低

待处理

0%

待提供竞品名单

表2：信息发布登记表

发布编号

发布主题

发布部门/人

发布时间

接收范围

内容摘要

附件

状态

关于Q3考勤调整的通知

人力资源部*经理

2024-07-01

全员

弹性工作制试行细则

考勤制度.pdf

已发布

新品项目进度同步

市场部*主管

2024-07-02

项目组成员

原型设计完成60%，下周进入测试阶段

-

已发布

IT系统维护公告

IT部*工程师

2024-07-03

全员

周六晚22:00-次日6:00系统维护

-

已撤回

表3：会议纪要模板

会议名称

2024年Q3新品上市项目启