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采购流程标准化操作与审核规范

一、规范适用范围与核心目标

本规范适用于企业各类采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购（如咨询、外包等），涵盖从需求提出到最终付款的全流程管理。核心目标是统一采购标准、明确职责分工、控制采购成本、防范合规风险，保证采购活动高效、透明、可追溯。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求发起与提报

需求部门职责：各部门根据业务需求或项目计划，填写《采购需求申请表》，注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、到货时间、技术参数（如适用）及供应商偏好（如无特殊要求可不填）。

材料附件：需附相关证明材料，如项目立项批文、库存盘点表（避免重复采购）、技术规格说明书等。

内部审核：需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核签字，保证采购内容符合部门预算及业务规划。

（二）采购预算与审批

预算核对：采购部门收到《采购需求申请表》后，首先核对采购项目是否在年度/季度预算范围内，预算金额是否充足。

权限分级审批：

单笔采购金额≤5000元：需求部门负责人审批后，报采购部门经理审核；

5000元＜单笔采购金额≤5万元：需求部门负责人、采购部门经理审批后，报财务总监审核；

单笔采购金额＞5万元：需求部门负责人、采购部门经理、财务总监审批后，报总经理审批。

超预算处理：若采购需求超预算，需由需求部门提交《超预算采购说明》，详细说明超预算原因及解决方案，按权限逐级审批后方可进入下一流程。

（三）供应商选择与管理

供应商信息收集：采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购（仅限唯一供应商或紧急情况）等方式确定供应商，优先选择已纳入《合格供应商名录》的企业。

供应商资质审核：对潜在供应商需审核营业执照、相关行业资质（如ISO认证、经营许可证等）、财务状况、供货能力、质量保证体系及历史合作评价（如有），填写《供应商资质评估表》。

询价与比价：

金额≤1万元：至少获取2家供应商报价；

1万元＜金额≤5万元：至少获取3家供应商报价，需填写《询价比价记录表》，对比价格、质量、交期、售后服务等；

金额＞5万元：必须公开招标，成立招标小组（含需求部门、采购、财务、法务人员），按招标流程执行。

确定供应商：根据综合评估结果（价格权重不超过50%），选择最优供应商，报采购部门负责人及审批人确认。

（四）采购合同签订

合同起草：采购部门根据谈判结果，使用公司标准《采购合同模板》起草合同，明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决条款等。

合同审核：

采购部门负责人审核合同条款的合规性、完整性；

财务部门审核价格、付款方式、税务条款的合理性；

法务部门（或指定法务人员）审核法律风险条款（如违约责任、知识产权等）；

重大合同（金额＞10万元）需经总经理最终审批。

合同签署与存档：审核通过后，由授权代表签署（合同需加盖公司公章及骑缝章），原件交采购部门、财务部门、需求部门各存档一份，供应商留存复印件。

（五）订单下达与执行

订单：采购部门根据审批通过的合同，填写《采购订单》（PO单），注明合同号、供应商信息、采购明细、交货期、付款条件等，经采购经理签字后加盖采购章发给供应商。

订单跟踪：采购专员需主动跟踪订单执行进度，包括生产/备货情况、物流信息，保证按期交货；若遇延迟，及时与供应商沟通并反馈需求部门及上级。

变更处理：如需变更订单数量、交货期等，需由需求部门提交《订单变更申请》，经采购部门、财务部门审批后，书面通知供应商并确认双方签字，避免口头约定。

（六）货物/服务验收

验收组织：货物到货后，由需求部门牵头，采购部门、质检部门（如需）共同参与验收；服务类项目需在服务完成后由需求部门、采购部门联合验收。

验收标准：严格按照合同约定的技术参数、质量标准、数量进行验收，核对送货单与采购订单信息是否一致（名称、规格、数量等）。

验收结果处理：

验收合格：填写《采购验收单》，需求部门、采购部门、质检部门（参与方）签字确认，货物入库（如适用）；

验收不合格：当场拒收并书面说明原因，要求供应商在3个工作日内退换货或整改，整改后需重新验收；若因供应商问题导致延误，按合同约定追究违约责任。

（七）付款申请与结算

发票核对：供应商开具合规增值税发票（发票抬头、税号等信息需与公司一致），连同《采购合同》《采购订单》《采购验收单》一并提交采购部门。

付款申请：采购部门核对“三单一致”（订单、验收单、发票）后，填写《付款申请单》，注明供应商名称、合同号、付款金额、付款方式（银行转账/承兑等）、开票信息，附相关单据复印件。

审批与付款：按审批权限逐级审核（财务部门审核单据、金额，总经理审批大额付款），审批通过后交财务部门安排付款，付款后及时更新供应商付款台账。