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企业文件档案管理系统规范

一、适用范围

本规范适用于各类企业（含分支机构）的档案管理部门及涉及文件形成、办理、归档的各部门，涵盖企业在经营管理、生产运营、技术研发、财务审计等活动中产生的各类纸质文件、电子文件及声像档案的全生命周期管理，旨在保证档案的完整性、安全性、可用性与合规性。

二、核心操作流程

（一）文件分类与编码规则

文件分类

按来源与性质分为以下类别（可根据企业实际调整）：

管理类文件：制度、通知、会议纪要、工作计划、请示报告等；

业务类文件：合同、订单、招投标文件、客户资料、项目方案等；

财务类文件：凭证、账簿、报表、税务资料、审计报告等；

技术类文件：研发图纸、工艺标准、专利文件、技术协议、设备说明书等；

声像类文件：照片、录音、录像、视频会议记录等；

其他特殊文件：涉密文件、合规档案（如许可证、资质证明）等。

编码规则

采用“部门代码-年份-流水号-文件类型代码”格式，示例：

部门代码：综合部（ZB）、财务部（CW）、业务部（YW）、技术部（JS）；

文件类型代码：管理类（GL）、业务类（YW）、财务类（CW）、技术类（JS）；

示例：ZB-2024-001-GL（综合部2024年第1号管理类文件）。

（二）文件收集与整理

责任分工

各部门指定文件管理员，负责本部门形成文件的日常收集、初步整理与预归档；

档案管理部门负责统筹协调，定期对各部门文件收集情况进行检查与指导。

收集要求

文件办理完毕后3个工作日内，由文件管理员收集齐全，保证内容完整（如、附件、审批单缺一不可）；

电子文件需同时收集原始格式（如Word、PDF、CAD）及归档格式（PDF/A、TIFF等），保证可读性；

声像文件需标注拍摄时间、地点、人物、事件说明等元数据。

整理要求

纸质文件：按件整理，去除金属夹、订书钉等装订物，编写页号（正面右下角，背面左下角），填写《文件备考表》（说明文件缺损、修改等情况）；

电子文件：按“件”建立文件夹，文件夹名称与文件编码一致，同一文件的不同版本（如初稿、定稿）需合并保存，仅保留最终版本；

涉密文件单独存放，标注密级，并按保密规定管理。

（三）档案归档操作

归档时间

纸质档案：次年6月30日前完成上一年度档案的归档；

电子档案：实时归档或按季度归档，保证文件形成后30日内完成系统录入。

归档流程

移交登记：文件管理员填写《档案移交清单》（含文件编码、名称、页数、密级、移交人、移交日期等），经部门负责人签字后，连同档案一并移交档案管理部门；

接收检查：档案管理部门核对档案数量、完整性、编码规范性，对不符合要求的档案退回原部门重新整理；

系统录入：检查合格的档案，由档案管理员录入档案管理系统，填写元数据（如关键词、摘要、保管期限、存放位置等），唯一档案编号；

入库保管：纸质档案装入无酸档案盒，标注档案编号与名称，存入档案柜；电子档案至档案管理系统服务器，定期备份（本地备份+异地备份）。

（四）档案借阅与利用

借阅权限

公开档案：企业内部员工可凭工号在线申请借阅，经部门负责人审批后查看；

内部/秘密档案：需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门负责人审批；

涉密档案：需经企业分管领导审批，且借阅范围仅限与工作直接相关人员。

借阅流程

申请：借阅人通过档案管理系统或线下提交《档案借阅申请表》，说明借阅目的、数量、归还时间；

审批：系统自动流转或逐级审批，审批通过后，档案管理员调取档案（纸质档案需登记借阅台账，电子档案开通在线查看权限）；

归还：借阅期限一般不超过7天（特殊情况可申请延长，最长不超过15天），归还时档案管理员检查档案完整性，纸质档案需确认无涂改、损毁后，在系统中更新归还状态；

利用记录：档案管理系统自动记录借阅人、借阅时间、借阅内容、归还时间等信息，留存备查。

（五）保管期限鉴定与销毁

保管期限划分

根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合企业实际，分为：

永久（如企业章程、年度工作报告、重要合同、专利文件等）；

长期（10-30年，如财务报表、项目总结、会议纪要等）；

短期（10年以下，如日常通知、临时性请示、一般业务单据等）。

鉴定与销毁流程

鉴定周期：每3年组织一次档案鉴定，由档案管理部门牵头，联合法务、业务、财务等部门成立鉴定小组；

鉴定实施：鉴定小组对到期档案进行审查，确认无继续保存价值后，编制《档案销毁清册》（含档案编号、名称、保管期限、数量、销毁原因等），报企业负责人审批；

销毁执行：审批通过后，由2名以上监销人（档案管理部门人员+监察部门人员）监督销毁，纸质档案采用粉碎或焚烧处理，电子档案彻底删除并销毁备份介质；

记录留存：《档案销毁清册》及销毁过程记录需永久保存，保证可追溯。

三、关键模板表格

表1：档案移交清单

档案编号

文件名称

文件类型

页数

密级

移交日