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采购合同审批流程标准工具

一、适用场景与价值说明

本工具适用于各类企业内部采购合同的标准化审批管理，涵盖原材料采购、设备采购、服务采购等场景。通过明确审批节点、职责分工和操作规范，可有效解决合同审批流程不清晰、跨部门协作效率低、合规风险难把控等问题，保证采购行为合法合规、合同条款严谨完整，同时提升审批效率、降低管理成本，为企业采购活动提供流程保障。

二、审批流程操作步骤详解

（一）合同发起与资料提交

责任主体：采购专员*

操作说明：

采购需求部门确认采购需求后，采购专员*根据采购结果（如招标、询价结果）拟定《采购合同（草案）》，明确合同双方信息（采购方、供应商）、采购标的（名称、规格、数量、质量标准）、价格及付款方式、交货/服务期限、违约责任等核心条款。

整理配套资料，包括但不限于：采购申请单、供应商资质文件（营业执照复印件、相关经营许可证等）、采购过程文件（如招标文件、报价单、谈判记录等）、技术规格说明书（如需）。

通过企业OA系统或审批平台，填写《采购合同审批单》（见配套表格），合同草案及配套资料，发起审批流程，选择下一环节审核人（需求部门负责人）。

关键输出：《采购合同（草案）》《采购合同审批单》、配套资料集合。

注意事项：合同草案内容需完整无歧义，供应商资质文件需在有效期内；采购申请单与合同内容需一致，避免“先采购后审批”或审批内容与实际采购不符的情况。

（二）需求部门初审

责任主体：需求部门负责人*

操作说明：

接收审批流程后，重点审核以下内容：

采购需求与合同标的的匹配性（如规格、数量是否满足业务需求）；

供应商选择是否符合企业采购管理制度（如是否通过合格供应商名录、采购方式是否合规）；

技术条款、交付要求是否满足部门使用标准。

审核通过后，在《采购合同审批单》“需求部门意见”栏签字确认，流转至财务部门；如需修改，注明修改意见并退回采购专员*调整后重新发起。

关键输出：签字确认的《采购合同审批单》（初审通过/退回意见）。

注意事项：需求部门不得审核自身职责范围外的内容（如价格合理性由财务部门审核），避免越权或职责交叉。

（三）财务部门审核

责任主体：财务审核人*

操作说明：

接收审批流程后，重点审核以下内容：

价格条款：价格是否符合市场公允价、预算是否超支（对比采购申请预算）；

付款方式：付款节点、比例是否合理（如预付款、进度款、尾款比例是否符合财务制度）；

税费条款：发票类型（如增值税专用发票）、税率是否符合规定；

合同金额与采购明细的一致性，避免总价与分项金额矛盾。

审核通过后，在《采购合同审批单》“财务部门意见”栏签字确认，流转至法务部门（如需）；如需修改，注明财务意见并退回采购专员*调整。

关键输出：签字确认的《采购合同审批单》（财务审核通过/退回意见）。

注意事项：大额采购或特殊合同（如长期服务合同）需同步审核现金流影响，保证企业资金安全。

（四）法务部门审核（如需）

责任主体：法务审核人*

操作说明：

涉及重大采购（如金额超过万元、标的物涉及知识产权或特殊资质）、或合同条款复杂（如违约责任、争议解决方式等）时，需提交法务部门审核。

重点审核以下内容：

合同主体合法性：供应商是否具备完全民事行为能力，授权代理人是否有效；

合同条款合法性：是否存在违反法律法规或行业规范的条款（如“霸王条款”）；

权责对等性：双方权利义务是否明确，违约责任是否合理、可执行；

争议解决方式：是否明确约定管辖法院或仲裁机构。

审核通过后，在《采购合同审批单》“法务部门意见”栏签字确认；如需修改，注明法务意见并退回采购专员*调整。

关键输出：签字确认的《采购合同审批单》（法务审核通过/退回意见）。

注意事项：法务审核仅针对合法性与合规性，不介入商业谈判条款（如具体价格），避免越权干预业务部门决策。

（五）领导审批

责任主体：总经理*/分管副总*

操作说明：

根据合同金额及重要性，确定最终审批领导（如金额≤万元由分管副总审批，金额＞万元由总经理审批）。

领导重点审核以下内容：

采购事项是否符合企业战略规划及年度经营目标；

审批流程是否完整（各部门审核意见是否齐全）；

重大风险点（如大额资金支出、长期合作风险）是否已有效管控。

审批通过后，在《采购合同审批单》“领导审批意见”栏签字确认，流程流转至采购专员*；如未通过，注明审批意见并终止流程（或退回重新发起）。

关键输出：签字确认的《采购合同审批单》（领导审批通过/未通过意见）。

注意事项：领导审批需基于前置部门审核意见，不得跳过审核环节直接审批，保证流程闭环。

（六）用印申请与管理

责任主体：采购专员、行政/用印管理员

操作说明：

采购专员*收到领导审批通过的《采购合同审批单》后，填写《合同用印申请表》，附审批通过的合同文本及审批单，提交至行政部或用印管理部门。

用印管理员*核对