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员工离职办理流程指南

员工离职是职场生态中常见的一环，规范、有序的离职流程不仅能保障用人单位与离职员工双方的合法权益，更能体现企业的管理水平与人文关怀，同时最大限度减少因人员流动对日常工作造成的影响。本指南旨在为企业HR部门、管理人员及员工本人提供一份清晰、实用的离职办理指引，确保每一位员工的离职过程都能平稳、高效、合规地完成。

一、提出离职与初步沟通

离职流程的启动，通常始于员工主动提出离职意向。这一环节的核心在于及时、坦诚的沟通与书面形式的确认。

员工应提前向直属领导口头表达离职想法，并在双方初步沟通后，提交书面离职申请。书面申请中需注明拟离职日期（通常应符合劳动合同中约定的提前通知期，或公司规章制度规定的时限）、离职原因（可选，但有助于企业了解情况）。建议员工保留书面申请的复印件或提交记录。

直属领导在收到员工口头或书面离职意向后，应尽快与员工进行正式的离职面谈。面谈的目的在于了解员工离职的真实原因（是个人发展、薪酬福利、工作环境还是其他因素），判断是否存在挽留的可能性与必要性，并表达对员工决定的理解或对挽留意愿的明确态度。若决定挽留，需与HR部门及更高层级管理者协商可行方案；若无法挽留或员工去意已决，则应聚焦于后续的工作交接安排。

HR部门在得知员工离职信息后，应主动介入，向员工提供离职流程指引，并与直属领导确认员工的离职意愿和预计离职日期，确保信息的准确性和流程的及时性。

二、离职审批与工作交接

一旦离职意向明确，接下来的重点便是履行离职审批程序和确保工作的平稳交接。这是保障团队工作连续性的关键步骤。

离职审批通常遵循公司既定的层级审批流程。直属领导在与员工沟通后，应在书面离职申请上签署意见，然后按流程提交给上一级领导及HR部门审批。审批过程中，相关负责人应关注离职原因、离职日期的合理性以及工作交接计划的可行性。

工作交接是离职流程中最为核心的环节之一，需要员工、直属领导及接收人三方共同参与和确认。

员工应在直属领导的指导下，根据岗位职责和工作实际情况，制定详细的工作交接清单。交接内容通常包括：

1.正在进行中的工作项目：进展情况、下一步计划、关键节点、联系人等；

2.已完成工作的文档资料：报告、方案、合同、客户资料、技术文档等；

3.待办事项清单及优先级；

4.固定资产与办公用品：公司配备的电脑、手机、U盘、办公家具、工具等；

5.系统账号与权限：各类业务系统、办公系统的账号密码及权限注销申请；

6.外部联系人信息：客户、供应商、合作伙伴等关键联系人的交接；

7.其他需要移交的工作内容或物品。

员工应尽可能在离职前完成所有工作的交接，并确保接收人能够独立承担相关工作。交接过程应有书面记录，交接双方及监交人（通常为直属领导）需在交接清单上签字确认，以明确责任。对于复杂或重要的岗位，建议安排一定的交接过渡期，并鼓励离职员工在必要时（非强制）提供离职后的短暂咨询支持。

三、离职手续办理

在工作交接基本完成后，员工需到HR部门及其他相关部门办理正式的离职手续。HR部门应提供清晰的离职手续清单，指引员工逐项办理。

HR部门办理事项通常包括：

1.确认工作交接完成情况，核对交接清单；

2.结算薪资福利：明确离职当月薪资、未休年假工资、加班工资等的结算方式和发放时间；

3.办理社会保险、住房公积金等的停缴手续，告知员工后续衔接事宜；

4.处理劳动合同解除/终止相关事宜，签订《解除/终止劳动合同协议书》（如适用）；

5.开具《离职证明》，这是员工后续求职的重要文件；

6.回收员工手册等公司规章制度文本（如有），并确认无保密或竞业限制义务（或已明确相关权利义务）；

7.解答员工关于离职后社保、档案转移等问题的咨询。

其他部门办理事项可能涉及：

1.IT部门：回收公司设备，检查设备状况，注销员工的系统账号、邮箱权限、门禁权限等；

2.行政/后勤部门：回收工牌、门禁卡、停车证、宿舍钥匙等，结清宿舍费用（如有）；

3.财务部门：结清员工与公司之间的借款、报销等财务往来；

4.其他相关业务部门：根据员工岗位特殊性，办理特定物品或信息的交接与注销。

所有手续办理完毕后，HR部门应在离职手续清单上加盖公章或由负责人签字，一式两份，员工和公司各执一份（或公司保留，为员工开具收讫证明）。

四、离职后事宜

离职手续办理完毕，并不意味着所有事项的终结。

公司方面，HR部门应及时更新员工信息系统，将离职员工状态标注为“已离职”，并妥善保管离职员工的档案资料。同时，对于离职员工提出的合理证明需求（如背景调查配合），在不涉及公司机密和法律风险的前提下，应予以配合。

员工方面，应妥善保管好《离职证明》、薪资结算单等重要文件。关注个人社保、公积金的续接，及时办理档案转移手续。若签订了保密协议