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通用文档撰写规范模板

一、适用范围与典型场景

制度文件：如管理办法、规定细则、操作流程等；

项目文档：如可行性研究报告、项目计划书、验收报告等；

产品文档：如产品说明书、技术白皮书、用户手册等；

汇报材料：如工作总结、述职报告、进度汇报等；

会议记录：如专题会议纪要、决策会议记录等。

不同场景下，可根据需求调整模板模块的侧重点（如项目文档强化数据支撑，产品文档侧重功能说明）。

二、文档撰写流程与操作步骤

1.前期准备阶段

明确文档目标：清晰界定文档用途（如指导操作、汇报成果、规范行为），保证内容与目标一致。

收集基础资料：梳理相关背景信息、数据、政策依据或参考资料（如过往案例、行业标准），保证内容有据可依。

确定受众与风格：根据读者身份（如管理层、技术人员、外部客户）调整语言风格（专业简洁/通俗易懂）和内容深度。

2.框架搭建阶段

制定文档大纲：按“总-分-总”逻辑搭建结构，通常包含：

标题（简洁明确，体现核心内容）；

目录（长文档必备，标注页码及章节）；

引言/前言（说明背景、目的、适用范围）；

主体内容（分章节阐述核心信息，建议按逻辑分层级编号，如“1→1.1→1.1.1”）；

结论/总结（概括要点、提出建议或下一步计划）；

附录（补充说明、图表、术语表等可选模块）。

确认关键节点：明确各章节的撰写负责人及完成时限，避免内容遗漏或延误。

3.内容撰写阶段

填充主体内容：按大纲逐章节撰写，保证：

数据准确：引用数据需标注来源（如“据2023年行业报告显示”），避免模糊表述（如“大概”“可能”）；

逻辑清晰：段落间过渡自然，可采用“总-分”“问题-对策”等结构，避免内容跳跃；

语言规范：使用书面语，口语化表述（如“搞定”“弄”）需替换为“完成”“处理”；专业术语首次出现时需简要解释（如“API（应用程序接口）”）。

图文辅助说明：复杂内容建议配图表（流程图、柱状图、示意图等），图表需标注编号（如图1、表1）及标题，并在中引用说明（如“如图1所示”）。

4.审核校对阶段

自查修正：撰写者需通读全文，检查错别字、标点符号、格式统一性（如字体、字号、行距），保证无低级错误。

交叉审核：涉及跨部门内容需对接相关负责人确认专业表述准确性（如技术参数、财务数据）；面向外部客户的文档需由市场/公关部门审核合规性。

终审确认：由部门负责人或项目负责人对文档整体质量把关，重点审核目标达成度、核心信息完整性及风险点（如数据安全、法律合规）。

5.定稿发布阶段

格式标准化：统一文档格式（如标题黑体三号、宋体小四、1.5倍行距），页眉页脚添加文档名称、版本号及日期；长文档需目录并自动更新页码。

版本控制：文件命名规范为“【文档类型】-【主题】-【版本号】-【日期】”（如“项目计划书-系统开发-V1.0），重要文档需保存修订记录，避免版本混乱。

归档与分发：按公司规定将文档至指定共享平台（如OA系统、知识库），明确查阅权限；对外发布的文档需经审批后，通过官方渠道（如官网、邮件）分发。

三、标准文档结构模板表单

以下为通用文档的核心模块及填写说明，可根据实际需求增减模块：

模块名称

内容说明

填写要求

示例

文档标题

概括文档核心主题，简洁明了

不超过25字，避免使用“关于……的”冗余表述

《公司员工出差管理办法》

版本号

文档修订版本标识，便于追溯

格式为“V主版本号.次版本号”（如V1.0、V1.1），首次发布为V1.0

V2.1

撰写人/部门

文档主要撰写者及所属部门

填写姓名及部门（如“*人力资源部”）

*人力资源部

审核人/岗位

负责内容审核的人员及岗位

关键模块需明确审核岗位（如“技术负责人”“法务专员”）

技术负责人：*

发布日期

文档正式发布的日期

格式为“YYYY-MM-DD”

2023-10-01

引言/前言

说明文档撰写背景、目的、适用范围及主要受众

简明扼要，100-2915字

“为规范员工出差流程，控制差旅成本，保障出差效率，根据公司相关规定，制定本办法。适用于全体正式员工。”

主体内容（分章节）

按逻辑分层阐述核心信息，如“总则→具体流程→责任分工→附则”

章节编号清晰（如1→1.1→1.1.1），每章聚焦一个主题，内容详实

“1.1出差申请：员工出差需提前3个工作日通过OA系统提交申请，注明出差事由、时间、地点及预算……”

结论/总结

概括文档核心要点，提出执行要求或后续计划

与引言呼应，突出行动导向

“本办法自发布之日起执行，各部门需组织学习并落实，人力资源部将定期检查执行情况。”

附录

补充说明、参考资料、术语表等可选内容

非必需，但需注明“详见附录”

“附录1：差旅标准参照表；附录2：OA系统操作指南”

四、使用要点与常见问题提示

1.格式规范统一

全文字体、字号、行距、页边距需保