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文档撰写与排版格式规范手册

前言

为统一公司内部及对外正式文档的撰写与排版标准，提升文档专业性与可读性，保证信息传递准确高效，特制定本规范手册。本手册涵盖文档撰写全流程、格式要求及常见问题处理，适用于所有需以书面形式呈现的正式文件，请相关人员严格遵照执行。

一、适用场景与对象

本规范适用于以下场景的文档撰写与排版：

内部管理类：管理制度、流程规范、会议纪要、工作报告、请示报告等；

项目运作类：项目建议书、可行性研究报告、项目计划书、验收报告等；

对外合作类：合作方案、投标文件、合同草案、产品说明书等；

知识沉淀类：技术手册、培训教材、案例分析、总结报告等。

适用对象：公司全体员工（含正式工、实习生、外包人员）、项目负责人、文档审核人员及外部合作单位参与文档撰写的人员。

二、文档撰写与排版操作步骤

（一）前期准备：明确文档需求

确认文档类型与核心目标

与需求方（如上级部门、项目组、客户）沟通，明确文档类型（如“技术方案”“管理制度”）、核心用途（如“审批决策”“执行落地”“信息传递”）及关键受众（如“管理层”“技术人员”“合作方”）。

示例：若为《项目进度管理制度》，需明确受众为项目组全体成员，目标是规范进度汇报流程，核心内容包括汇报频率、数据要求、异常处理机制。

收集基础信息与素材

根据文档目标，收集相关数据、政策文件、历史资料、专家意见等素材，保证内容真实、准确、有依据。

对素材进行分类整理，标注来源（如“数据来源：*部门2023年Q3报表”），便于后续引用。

确定文档结构与篇幅

参考本手册“三、文档结构框架模板”，结合文档类型搭建初步明确章节标题及逻辑顺序（如“背景-目标-内容-流程-责任-附则”）。

根据受众需求及信息量，合理规划篇幅（如“制度类文档建议控制在10页内，技术报告可根据复杂度适当调整”）。

（二）内容撰写：规范与逻辑并重

语言表达规范

准确性：使用专业术语，避免歧义；数据、日期、单位等需与原始素材一致（如“截止日期：2023年12月31日”“数据单位：万元”）。

简洁性：避免口语化、冗余表述（如“我们认为”可简化为“分析表明”；“进行调研”可简化为“调研”）。

客观性：以事实为依据，减少主观评价（如“用户满意度提升20%”优于“用户非常满意”）。

逻辑结构清晰

章节之间采用“总-分-总”逻辑，每章节聚焦一个核心主题，段落间用过渡句衔接（如“基于上述背景，本部分明确目标如下”“针对问题X，提出以下解决方案”）。

论点-论据-结论结构完整，关键结论可加粗或单独成段突出（如“核心结论：需在2024年Q1完成系统升级”）。

引用与标注规范

引用外部数据、政策、观点时，需注明来源（如“根据《行业管理办法》（发〔2023〕号）”“数据引自咨询公司《2023年市场报告》”）。

文档中首次出现缩写术语时，需标注全称（如“KPI（关键绩效指标）”）。

（三）排版格式：统一视觉呈现

页面设置基础规范

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（Word默认页边距，便于打印装订）。

页眉页脚：页眉左侧为文档名称（如“项目进度管理制度”），右侧为页码；页脚居中标注“公司内部资料·严禁外传”（涉密文档需标注保密等级，如“秘密”）。

页码格式：起始页为“-1-”（封面、目录不编号），页码居中显示。

字体与字号标准

元素

字体

字号

样式

封面标题

黑体

小初

加粗、居中

章节标题

黑体

三号

加粗、居中、段前段后12磅

小节标题

楷体_GB2312

四号

加粗、左对齐、段前6磅

宋体

小四

首行缩进2字符、1.5倍行距

图表标题

宋体

五号

居中、图题下方、表题上方

注释/参考文献

宋体

小五

行间距固定值12磅

段落与列表格式

段落：段落首行缩进2字符，行距1.5倍，段间距0行；避免孤行（段落末行单独出现在页首）或寡行（段落首行单独出现在页尾）。

列表：有序列表用“1.2.3.”，无序列表用“●”；列表项首行缩进2字符，后续行缩进4字符，与行距一致。

图表与公式排版

图表：图表按章节编号（如图1-1、表2-3），标题位于图表下方/上方，注明数据来源（如“图1-12023年项目进度趋势数据来源：*部门”）；图表宽度不超过页面宽度，跨页图表需续表标注“续表2-1”。

公式：公式居中显示，编号右对齐（如“（1-1）”），公式中变量需在中说明含义（如“式中：P——项目进度完成率”）。

（四）校对与审核：保证质量与合规

作者自查

检查内容完整性：是否覆盖所有需求要点，章节逻辑是否连贯；

检查格式一致性：字体、字号、行距、编号是否符合本规范；

检查基础错误：错别字、标点符号错误（如“，”误用为“、”）、数据计算错误等。

交叉审核

非作者人员（如同部门同事、项目组其他成员）审核内容准确性、可操作性；

涉及跨部门协作