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行政文件归档管理制度文档分类及保存模板

一、适用范围与管理目标

二、行政文件归档管理操作流程

（一）文件收集

收集范围：涵盖行政管理部门在日常工作中形成的具有保存价值的各类文件，包括但不限于：

上级单位下发的通知、批复、意见等；

本单位发布的制度、规定、办法、通知等；

会议纪要、会议记录、会议材料等；

工作计划、总结、报告、请示等；

合同协议、协议书、意向书等；

名册、登记表、统计报表等；

外单位来函、邀请函、合作材料等。

责任分工：各业务部门指定专人（如文员或部门助理）负责本部门行政文件的收集，行政管理部门（如综合管理部）定期督促检查。

收集时限：文件办理完毕后3个工作日内，由经办人将文件原件（含电子版）移交至本部门文件收集人，部门收集人每月汇总后统一报送至行政管理部门。

（二）文件分类

采用“年度-机构-文种”三级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明：

一级分类（年度）：以文件形成的自然年度为分类单位，如“2024年”“2025年”。

二级分类（机构）：按文件形成或承办的部门划分，如“综合管理部”“人力资源部”“财务部”“市场部”等（若部门较少，可按“综合类”“业务类”“后勤类”等职能划分）。

三级分类（文种）：按文件类型或名称划分，如“通知”“报告”“会议纪要”“合同”“制度”等。

示例：2024年综合管理部下发的《关于年度总结的通知》，分类代码为“2024-综合管理部-通知”。

（三）文件整理

排序：按文件形成时间先后顺序排列，同一文种文件按文号顺序排列（无文号按重要程度排序）。

检查：核对文件是否完整（正本、附件、审批手续齐全），如有缺失，及时补充或注明原因。

装订：去除文件金属夹、订书钉等易锈蚀物品，采用线装或胶装方式装订，厚度不超过3cm；对不便装订的（如照片、图表），使用档案袋封装并标注相关信息。

编页：对装订好的文件编写页码（正面编在右下角，背面编在左下角），采用铅笔或打号机标注，避免损坏文件。

（四）文件编号

每份归档文件需唯一编号，编号规则为：“年度-机构代码-文种代码-流水号”，具体说明

机构代码：用部门名称首字拼音首字母缩写（如“综合管理部”为“ZHG”）；

文种代码：用文种名称首字拼音首字母缩写（如“通知”为“TZ”，“报告”为“BG”）；

流水号：同一机构、同一年度、同一文种的文件按顺序从“001”开始编号。

示例：2024年综合管理部第3份通知，编号为“2024-ZHG-TZ-003”。

（五）归档移交

填写归档清单：部门收集人整理完文件后，填写《行政文件归档登记表》（见第三部分表格1），一式两份，注明文件名称、编号、页数、形成日期、归档人等信息。

移交审核：行政管理部门（如档案管理员）接收文件时，对照归档清单逐项核对文件完整性、分类准确性、编号规范性，确认无误后双方签字确认，各执一份留存。

归档时间：每年6月30日前，完成上一年度行政文件的归档工作；跨年度文件（如年度总结、预算），在次年第一季度归档。

（六）保管维护

存放要求：归档文件存入专用档案柜，按“年度-机构”顺序排列，柜面张贴分类标签（如“2024年-综合管理部”）；电子文件存储于专用服务器或加密移动硬盘，定期备份（每月备份一次，异地备份一次）。

环境管理：档案库房保持温度14-24℃，相对湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、空调、除湿机、防盗门窗），每季度检查一次环境状况。

定期检查：档案管理员每半年对纸质文件进行一次清点，检查是否有破损、霉变、虫蛀等情况，发觉问题及时处理；电子文件每半年进行一次病毒查杀和格式转换（如将旧格式文件转换为通用PDF格式）。

（七）文件利用

借阅权限：因工作需要借阅归档文件，需填写《行政文件借阅登记表》（见第三部分表格2），经部门负责人签字后，报行政管理部门审批；涉密文件需经分管领导（如副总经理）审批。

借阅规则：借阅期限一般不超过5个工作日，确需延期的，需办理续借手续；借阅人员不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，不得擅自复制（如需复制，需经审批并注明“复制件”）。

归还流程：文件借阅后，按期归还，档案管理员检查文件是否完好，确认无误后注销借阅记录。

（八）文件销毁

鉴定程序：对保管期限届满的文件，由行政管理部门牵头，会同业务部门、法务部门（如有）进行鉴定，确认无继续保存价值后，编制《行政文件销毁审批表》（见第三部分表格3）。

审批流程：《销毁审批表》需经部门负责人、档案管理员、分管领导签字确认，报单位主要负责人（如总经理）审批。

销毁执行：审批通过后，由两人以上（含两人）共同监销，采用粉碎、焚烧等方式销毁，保证信息无法恢复；销毁后，监销人在《销毁审批表》上签字，并注明销毁日期、方式、数量等信息，存档备查。

三、行政文件管理配套表格

表1：行政文件归档登记表

序号

文件名称

文件编号