企业报销流程申请及审批标准表格.docVIP

适用范围与常见情形

本工具模板适用于企业内部员工因公产生的各项日常费用报销管理，涵盖办公采购、差旅交通、业务招待、会议培训、通讯补贴等常规支出场景。无论是部门统一采购的办公用品，还是员工个人垫付的差旅费用，均需通过标准化流程完成申请与审批，保证费用支出的合规性、透明性和可追溯性。

标准化操作流程详解

第一步：费用发生与单据准备

员工在因公支出过程中，需同步收集合规的费用凭证，包括但不限于：消费明细单、合同协议（如需）、验收单（如采购类费用）、行程单（如差旅类费用）等。凭证需注明支出事由、金额、日期及关联项目信息，保证内容真实、完整，且与实际消费情况一致。

第二步：填写报销申请表

通过企业OA系统或指定表格工具，填写《日常费用报销申请表》。需准确填写以下信息：

申请人基本信息：姓名*、所属部门、岗位、联系方式；

费用明细：按费用类别（如办公费、差旅费）逐项填写，注明支出日期、用途、金额及对应的凭证附件名称；

预算关联信息：如涉及项目预算，需填写项目编号及预算科目；

备注说明：对特殊费用（如超预算支出、跨期费用）需额外说明原因。

第三步：部门初审

申请人将填写完整的报销申请表及附件提交至部门负责人。部门负责人需重点审核：

费用支出的必要性与合理性（如是否属于部门职责范围内支出）；

费用明细与凭证的匹配性（如金额、事由是否一致）；

预算使用情况（是否超出部门月度/季度预算限额）。

审核通过后，部门负责人在申请表“部门意见”栏签字确认；若不通过，需注明退回理由并反馈给申请人。

第四步：分级审批

根据费用金额及类型，提交至对应审批层级：

常规费用（如单笔金额≤5000元）：由部门负责人审批后，提交至财务部门审核；

大额费用（如单笔金额＞5000元）：需经部门负责人审批后，提交至分管领导*审核，最后由财务部门复核；

特殊费用（如战略项目支出、突发应急费用）：需额外提交至总经理*审批，保证重大支出决策合规。

各审批人需在1-2个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认通过。

第五步：财务复核与支付

财务部门收到审批通过的申请后，进行以下复核：

凭证合规性：检查附件是否齐全、票据是否符合财税规定（如印章是否清晰、抬头是否为企业全称）；

金额准确性：核对报销总金额与明细金额是否一致，计算是否无误；

流程完整性：确认审批环节是否完整签字，无遗漏或越权审批。

复核通过后，财务部门在5个工作日内完成款项支付（可选择银行转账或备用金返还）；若复核不通过，注明原因并退回至申请人补充或修改。

第六步：单据归档

报销完成后，财务部门将申请表、附件凭证等资料按月度分类整理，统一归档保存，保存期限不少于5年，便于后续审计或查询。

报销申请表标准模板

基本信息

申请人姓名*

所属部门

申请日期

年月日

费用归属项目（如无填“无”）

费用明细

序号

费用项目

发生日期

金额（元）

1

办公用品采购

2023-10-08

1,200.00

2

市内交通费

2023-10-10

85.00

…

…

…

…

合计金额

大写：______________元整

小写：______________元

审批意见

部门负责人签字*

日期：年月日

分管领导签字*（如需）

日期：年月日

财务负责人审核意见*

日期：年月日

总经理审批*（如需）

日期：年月日

备注|（可填写特殊情况说明，无则填“无”）|

关键事项提示

时效性要求：费用发生后需在15个工作日内提交报销申请，逾期未提交需经部门负责人及分管领导*书面说明原因，财务部门可根据实际情况酌情处理。

单据规范：所有附件需清晰标注与申请表的关联信息（如粘贴在申请表后并标注“附件1”），电子凭证需保证可追溯，避免截图模糊或信息不全。

预算控制：部门每月报销总额不得超过预算额度，超预算部分需提前提交《预算调整申请》，经财务部门及分管领导*审批后方可报销。

禁止行为：严禁拆分报销（将大额费用拆分为多笔小额费用以规避审批流程）、虚报冒领（伪造凭证或夸大支出金额），一经发觉将按企业相关规定处理。

沟通机制：报销过程中若遇审批延迟或退回情况，申请人可主动与审批人或财务部门沟通，明确问题原因并及时整改，保证流程顺畅。