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采购管理标准化流程及供应商选择指南

一、适用范围与典型场景

本指南适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常采购、项目采购及紧急采购场景，覆盖从需求提出到供应商管理的全流程。典型场景包括：生产原材料采购、办公设备采购、服务外包（如物流、IT支持）采购、固定资产采购等，旨在通过标准化流程规范采购行为，降低采购风险，提升采购效率与质量。

二、标准化操作流程详解

（一）需求确认与计划制定

需求提出

操作内容：需求部门（如生产部、行政部）根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、期望交付时间、预算金额及用途说明。

负责人：需求部门负责人*主管

输出物：《采购需求申请表》

需求审核与预算确认

操作内容：采购部门对需求的合理性（是否符合业务规划、规格描述是否清晰）及预算合规性（是否在部门年度预算范围内）进行审核；财务部门核对预算余额，确认资金来源。

负责人：采购经理经理、财务部主管

输出物：《采购需求审批单》（含采购、财务部门签字）

采购计划制定

操作内容：审核通过后，采购部门根据需求紧急程度、市场供应情况，制定采购计划，明确采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等）、时间节点及责任人。

负责人：采购部*专员

输出物：《采购执行计划表》

（二）供应商寻源与初步筛选

供应商信息收集

操作内容：通过公开渠道（行业展会、采招平台、行业协会名录）、主动寻源（市场调研、同行推荐）、历史合作记录等方式，收集潜在供应商名单，建立《供应商信息库》。

负责人：采购部*寻源专员

输出物：《潜在供应商清单》（含供应商名称、主营业务、联系方式、联系人*等基础信息）

供应商资质初审

操作内容：对潜在供应商进行资质审查，重点核查营业执照、相关行业资质证书（如ISO体系认证、生产许可证等）、经营状况（是否在经营异常名录、有无重大诉讼）、财务状况（近3年财务报表，保证履约能力）。

负责人：采购部专员、法务部专员（必要时）

输出物：《供应商资质审查表》（标注“通过/不通过”结论）

（三）供应商评估与选择

评估指标体系建立

操作内容：根据采购物品/服务特性，设定量化评估指标，通常包括：

价格：报价合理性、折扣政策、付款条件；

质量：样品检测报告、质量管理体系、不良品率；

交付：交货周期、产能稳定性、物流方案；

服务：售后响应速度、技术支持、培训服务；

合作：过往合作评价、诚信记录、社会责任（如环保、合规）。

供应商现场考察（必要时）

操作内容：对通过初审的供应商，组织生产、技术、质量等部门联合进行现场考察，核实生产设备、工艺流程、质量控制点、库存管理等情况，形成《供应商现场考察报告》。

负责人：采购经理经理、需求部门代表工程师、质量部*主管

输出物：《供应商现场考察报告》

综合评分与供应商选定

操作内容：组建供应商评估小组（含采购、需求、技术、财务、法务代表），根据《供应商评估表》对候选供应商进行打分（权重分配需提前明确，如价格30%、质量30%、交付20%、服务15%、合作5%），得分最高者优先推荐；若得分接近，可组织商务谈判进一步优化条款。

负责人：供应商评估小组组长*总监

输出物：《供应商评估报告》（含评分结果、推荐意见）

（四）合同签订与执行

合同拟定与审核

操作内容：采购部门根据选定供应商的报价及谈判结果，拟定采购合同，明确标的物详情、质量标准、交付时间、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决等核心条款；法务部门审核合同合规性，财务部门审核付款条款。

负责人：采购部合同专员、法务部专员、财务部*主管

输出物：《采购合同》（最终版，双方法定代表人或授权代表签字盖章）

订单下达与交货跟踪

操作内容：合同签订后，采购部门向供应商下达《采购订单》，同步交货时间、地点、联系人等信息；供应商发货后，采购部门跟踪物流进度，保证按时交付。

负责人：采购部*订单专员

输出物：《采购订单》、物流跟踪记录

验收与入库

操作内容：需求部门与质量部门联合到货验收，对照合同及订单要求核对数量、规格、质量，出具《验收报告》；验收合格后，办理入库手续，仓库填写《入库单》。

负责人：需求部门代表主管、质量部检验员、仓库管理员*

输出物：《验收报告》、《入库单》

（五）付款与供应商绩效管理

付款申请与审批

操作内容：财务部门根据合同约定的付款条件（如验收后30日内支付），核对《验收报告》《入库单》《发票》（合规发票）等单据，办理付款申请，按企业审批流程审批后支付。

负责人：财务部专员、采购经理经理

输出物：《付款审批单》、银行转账记录

供应商绩效评估

操作内容：每季度/年度对合作供应商进行绩效评估，评估指标包括：交付准时率、质量合格率、问题响应速度、价格竞争力、配合度等，形成《供应商绩效评估表》。

负责人：采购部*绩效专