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文档编写与格式化规范模板

一、适用场景说明

二、模板使用步骤详解

1.前期准备：明确文档定位与需求

目标确认：清晰界定文档的核心目标（如“指导员工操作”“规范工作流程”“汇报项目进展”），保证内容与目标高度匹配。

受众分析：确定文档的主要阅读对象（如管理层、执行层、技术人员、外部合作方），根据受众的知识背景调整内容深度与专业术语使用。

资料收集：整理与文档主题相关的现有资料（如公司制度、行业标准、项目数据、历史文档等），保证内容依据充分。

2.框架搭建：依据模板结构搭建文档骨架

参考模板表格（见第三部分），按“基础信息-目录–附录”层级搭建文档保证逻辑清晰、层级分明。

章节划分：根据文档类型细化章节（如管理制度类可划分为“总则-职责分工-具体流程-奖惩措施-附则”；项目报告类可划分为“项目概述-实施过程-成果展示-问题分析-下一步计划”）。

层级规范：标题层级采用“一、（一）1.（1）”格式，避免层级过多（建议不超过4级），同一层级标题格式需统一（如字体、字号、居中对齐等）。

3.内容填充：按规范撰写内容

标题与标题需简洁明确（不超过20字），导语部分简要说明文档目的、适用范围及核心内容（如“为规范流程，提高效率，特制定本制度”）。

条款撰写：条款内容需具体、可操作，避免模糊表述（如“及时提交”改为“在个工作日内提交至部门”）；涉及职责分工的，需明确责任主体（如“由人力资源部负责统筹，各部门配合执行”）。

数据与图表：数据需注明来源（如“数据来源：公司2023年Q3财务报表”），图表需编号（如图1、表1）并配标题（如“图12023年Q3各部门费用占比”），图表下方需简要说明核心结论。

4.格式调整：统一视觉呈现规范

字体与字号：标题（如“一、总则”）使用黑体二号，一级标题（如“（一）目的”）使用黑体三号，二级标题（如“1.适用范围”）使用楷体GB2312三号，使用宋体小四，行距设置为1.5倍。

页眉页脚：页眉左侧为文档标题（如“公司财务报销制度”），右侧为文档编号（如“CW-2023-005”）；页脚居中插入页码（如“-1-”），首页不显示页码。

段落与缩进：首行缩进2字符，段前段后间距0.5行；重要条款可使用加粗或下划线标注，但避免过度装饰影响阅读。

5.审核修订：保证内容准确性与合规性

内部审核：文档初稿完成后，由编制人自查（重点检查逻辑连贯性、格式一致性、数据准确性），再提交至部门负责人审核（重点检查内容与部门职责的匹配度）。

跨部门会签：涉及多部门职责的文档（如《项目立项管理办法》），需发送至相关部门会签，确认条款的可执行性。

终审发布：通过审核后，由指定负责人（如分管领导、法务部）终审，确认无误后按公司规定流程发布（如加盖公章、通过OA系统公示）。

6.版本管理：记录文档修订轨迹

版本号规则：版本号格式为“主版本号.次版本号.修订号”（如V1.0.0），首次发布为V1.0.0，内容小幅调整升级次版本号（如V1.1.0），结构重大变更升级主版本号（如V2.0.0）。

修订记录：在文档末尾添加“修订记录”表，记录每次修订的版本号、修订内容、修订人、修订日期，保证文档可追溯。

三、文档结构化模板表格

模块名称

核心要素

填写规范/示例

基础信息

文档编号、文档标题、版本号、编制部门、编制人、审核人、批准人、发布日期、生效日期

文档编号：部门代码-文档类型-年份-序号（如“HR-ZD-2023-001”）；编制人：*工号（如“HR2023001”）

目录

章节标题、页码

自动目录，页码与对应，更新目录后需刷新页码

总则、章节标题、条款内容、图表说明

总则说明目的、依据、适用范围；条款内容分点编号（如“1.2.3.”）；图表下方注明“数据来源：X”

附录

术语解释、相关文件、模板表格、参考资料

术语解释按首字母排序；相关文件注明编号及名称（如“引用制度：《公司档案管理办法》（HR-ZD-2022-008）”）

修订记录

版本号、修订日期、修订内容摘要、修订人、审核人

修订内容摘要简明扼要（如“V1.1.02023-10-15修订第3.2条报销时限，由5个工作日调整为3个工作日修订人：*”）

四、使用关键注意事项

格式统一性：严格遵循模板中的字体、字号、行距、标题层级等格式要求，避免同一文档中出现多种格式混用（如字体不一致、标题缩进不统一）。

内容准确性：涉及数据、日期、责任主体等信息时，需与最新文件或实际业务一致，避免使用“大概”“可能”等模糊表述；引用外部文件时，需注明文件编号及发布日期。

版本控制：文档发布后如需修订，需更新版本号并在修订记录中详细说明变更内容，禁止直接覆盖旧版本；旧版本需归档保存，保证历史文档可查。

保密与权限：根据文档内容密级（如“公开”“内部秘密”“机密”）设置查阅权限