项目合同管理与风险防范模板.docVIP

项目合同管理与风险防范模板

一、适用范围与典型应用场景

二、标准化操作流程

步骤1：合同需求确认与初步沟通

操作要点：

项目负责人明确项目目标、范围、预算、交付标准及核心需求，形成《项目需求说明书》。

与合作方（乙方/供应商）进行初步沟通，确认合作意向，就合作框架（如项目周期、主要服务内容、费用预估）达成初步共识。

收集合作方基础信息（如公司名称、统一社会信用代码、法定代表人等），初步核实其经营范围与项目资质匹配度。

步骤2：合作方资质审查与背景调查

操作要点：

要求合作方提供营业执照、相关行业资质证书（如建筑业企业资质、ISO认证等）、法定代表人证件号码明及授权委托书（若由代理人签约）。

通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核查合作方是否存在经营异常、严重违法失信记录，或涉及未了结诉讼。

对合作方过往类似项目业绩进行评估（如要求提供合同复印件、用户评价等），判断其履约能力。

输出成果：《合作方资质审查表》（见模板1）。

步骤3：合同条款拟定与内部评审

操作要点：

根据项目需求，参照模板拟定合同条款，核心内容包括：

双方主体信息（甲方、乙方全称、法定代表人、地址、联系方式）；

项目标的（服务内容、范围、交付物标准）；

合同金额与支付方式（总价/单价、分期支付节点、发票要求）；

履约期限（起止时间、关键里程碑节点）；

双方权利义务（甲方的配合义务、乙方的交付义务）；

违约责任（逾期履约、质量不达标等的违约金计算方式及赔偿范围）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖法院）；

保密条款、不可抗力条款、合同生效条件等。

组织法务、财务、项目负责人对合同条款进行联合评审，重点审核：条款完整性、法律合规性、财务风险（如支付条件是否合理）、权责对等性。

输出成果：《合同评审意见表》（见模板2）。

步骤4：合同谈判与最终确认

操作要点：

与合作方就评审后的条款进行谈判，针对争议点（如违约金比例、支付节点、验收标准）达成一致，形成《合同谈判纪要》。

双方根据谈判结果修改合同文本，最终确认无异议后，由双方授权代表签字（需加盖公章或合同专用章）。

合同一式多份（至少甲方执2份，乙方执1份），双方各执原件，扫描件同步分发至项目组、财务部、法务部存档。

步骤5：合同履行与过程监控

操作要点：

项目负责人按合同约定履行甲方义务（如提供场地、资料、支付进度款），并监督乙方履约情况。

建立履约跟踪机制：定期（如每周/每月）核查乙方进度、质量是否符合合同要求，记录《合同履行进度跟踪表》（见模板3）。

发觉乙方违约（如延期交付、质量不达标）时，及时发送《履约提醒函》，要求限期整改；若整改无效，按合同约定启动违约责任追究程序。

步骤6：合同变更与补充协议管理

操作要点：

项目需求或客观条件变化需变更合同时由乙方提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及影响。

甲方内部评审变更必要性（评估成本、进度、风险），双方协商一致后签订《补充协议》，明确变更后的条款（如金额调整、工期延长），补充协议与原合同具有同等法律效力。

输出成果：《合同变更申请表》《补充协议》（格式参照主合同，注明“为合同补充协议”）。

步骤7：项目验收与合同归档

操作要点：

乙方完成全部履约义务后，提交《验收申请》及交付物清单（如成果报告、设备清单、等）。

甲方组织项目负责人、技术专家、用户代表按合同约定标准进行验收，签署《项目验收确认书》（见模板4）。

验收通过后，支付尾款（若有质保金，按约定期限支付）。

整理合同全过程资料（需求书、评审表、谈判纪要、补充协议、验收单等），按“一合同一档”原则归档，保存期限不少于合同终止后5年。

三、核心管理工具模板

模板1：合作方资质审查表

审查项目

内容/要求

审查结果（合格/不合格）

备注（如证书编号、核查日期）

企业名称

与营业执照一致

统一社会信用代码

法定代表人

授权委托书

若由代理人签约，需明确委托事项和权限

委托书编号：

行业资质证书

如：建筑业企业X级资质、ISO9001认证

证书有效期：

经营异常记录

无“经营异常名录”“严重违法失信名单”记录

核查日期：

过往业绩

提供近3年类似项目合同2份以上

项目名称：

审查结论

□合格□不合格（需说明原因）

审查人：*经理

模板2：合同评审意见表

评审环节

评审要点

评审意见（如“需补充违约条款”“金额需重新核算”）

责任部门/人

法律合规性

条款是否违反法律法规、权责是否明确

法务部*法务

财务风险

支付条件、金额是否符合预算

财务部*主管

技术可行性

交付标准、验收方式是否清晰

技术部*工程师

商务条款

价格、工期是否合理

项目部*经理

综合结论

□通过□需修改后再次评审

总经理*总

模板3：合同履行进度跟踪表

合同编号

项目名称

乙方单位

跟踪日期

里程碑节点

计划完成时间

实际完成时