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采购成本控制及供应商管理流程模板
一、适用范围与典型应用场景
企业年度/季度集中采购项目（如原材料、办公用品、设备采购等）；
新供应商引入及现有供应商绩效评估；
采购成本异常波动分析与优化；
跨部门协作的采购需求提报与执行跟踪。
二、全流程操作步骤详解
阶段一：供应商准入与评估
步骤1：采购需求提报与汇总
各业务部门根据实际需求，填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格、数量、预算金额、交付时间等关键信息，经部门负责人经理审批后提交至采购部。
采购部对汇总需求进行分类整理，形成《采购需求清单》，识别标准化与非标采购项目，为后续供应商选择提供依据。
步骤2：供应商信息收集与初步筛选
采购部通过行业平台、展会、供应商自荐、合作方推荐等渠道收集潜在供应商信息，建立《供应商信息库》。
对供应商进行初步筛选，重点核查其基本资质（如营业执照、行业许可证、生产/经营许可等），排除不符合法定资质或明显无竞争力的供应商。
步骤3：供应商现场考察与资质复核
对通过初步筛选的供应商，由采购部牵头，联合质量部、使用部门组成考察小组，进行现场考察（针对生产型企业）或实地走访（针对服务型企业），形成《供应商考察报告》，内容包括：
生产/服务能力（设备、技术、产能等）；
质量控制体系（是否通过ISO9001等认证，质检流程等）；
财务状况（近3年财务报表，无重大失信记录）；
交付能力（物流方案、库存管理、应急响应机制等）。
采购部复核供应商提供的资质文件原件，留存复印件归档。
步骤4：供应商分级与准入审批
根据考察结果及资质复核情况，将供应商划分为A类（战略合作伙伴）、B类（优先供应商）、C类（备选供应商）三个等级，填写《供应商分级评估表》。
采购部汇总评估结果，提交采购总监总监及分管副总副总审批，审批通过后录入《合格供应商名录》，明确合作范围与权限。
阶段二：采购成本控制与执行
步骤1：询比价与成本分析
采购部根据《采购需求清单》，向3家及以上合格供应商发出《询价单》，要求供应商在规定时间内提供书面报价（含单价、总价、报价有效期、成本构成明细等）。
收集报价后，组织成本分析小组（含采购、财务、技术部门），通过横向对比（不同供应商报价）、纵向对比（历史采购价格）、市场行情调研等方式，分析价格合理性，识别成本优化空间，形成《询比价分析报告》。
步骤2：谈判与价格确认
对价格偏离市场平均水平或成本构成不透明的供应商，由采购部牵头进行谈判，重点围绕价格、付款周期、交付条款、售后保障等内容达成一致。
谈判完成后，双方确认最终价格，签订《采购价格确认单》，作为后续合同签订的附件。
步骤3：采购订单与下达
采购部根据《采购价格确认单》及《采购需求清单》，在ERP系统中《采购订单》（PO），经采购负责人经理审批后，正式向供应商下达订单。
订单内容需与供应商完全一致，包括物料信息、数量、价格、交付时间、质量标准、验收方式、违约责任等条款。
步骤4：订单执行与交付跟踪
采购部指定专人跟踪订单执行进度，要求供应商定期反馈生产/备货状态，对可能延迟的订单提前预警，协调供应商采取应急措施（如加急生产、调整物流方案）。
物料/服务送达后，由仓库部、质量部联合进行验收，填写《到货验收单》，核对数量、规格、质量合格证明文件，保证符合订单要求。
阶段三：合同签订与履约管理
步骤1：合同起草与审批
对单笔采购金额超过*万元（或企业规定阈值）的项目，采购部需根据订单条款起草《采购合同》，明确双方权利义务、知识产权、保密条款、争议解决方式等内容。
合同经法务部审核、采购总监总监及总经理总审批后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章生效，合同文本原件由采购部、财务部、法务部各执一份归档。
步骤2：履约过程监控
采购部定期（如每月）与供应商沟通履约情况，收集质量反馈、交付准时率、服务满意度等数据，记录《供应商履约跟踪表》。
对供应商履约过程中出现的问题（如质量不达标、延迟交付等），及时发出《整改通知书》，要求限期整改并跟踪验证结果。
阶段四：供应商绩效评估与优化
步骤1：绩效数据收集
每季度/年度，采购部联合质量部、仓库部、使用部门，从以下维度收集供应商绩效数据：
质量指标：批次合格率、退货率、客诉处理及时率等；
交付指标：准时交付率、订单满足率、交付周期等；
服务指标：响应速度、问题解决率、配合度等；
成本指标：价格稳定性、降本贡献率、付款条件合理性等。
步骤2：绩效评分与等级划分
根据《供应商绩效评估表》（见模板表格），采用加权评分法（质量30%、交付25%、服务20%、成本15%、其他10%）对供应商进行综合评分，划分等级：
90分及以上：A级（优秀），可增加合作份额、优先参与新项目；
80-89分：B级（良好），维持现有合作；
70-79分：C级（合格），限期整改；
70分以下：D级
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