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行政后勤资源管理规划手册

一、管理概述与适用范围

本手册旨在规范行政后勤资源的全生命周期管理，通过系统化规划与标准化操作，实现资源合理配置、高效利用及成本可控。适用于企业/机构行政后勤部门对办公物资、设备设施、场地空间、车辆等资源的日常管理，覆盖需求提报、采购入库、分配使用、维护盘点等全流程，助力各部门协同提升后勤保障效能。

二、资源规划全流程操作指引

（一）资源分类与基础建档

操作目标：明确资源类型，建立统一台账，实现信息化管理。

操作内容：

资源分类：根据属性将资源划分为以下类别（可根据实际调整）：

办公类：电脑、打印机、文具、办公家具等；

设施类：空调、照明、电梯、安防设备等；

场地类：会议室、办公区、仓库、停车场等；

车辆类：公务车、通勤车、特种车辆等；

其他：如绿植、饮用水、防疫物资等。

基础信息录入：为每类资源建立唯一编码，记录名称、规格型号、数量、采购日期、使用年限、供应商、存放位置等基础信息，录入行政管理系统（如OA、ERP）形成电子台账。

责任主体：行政后勤专员、资产管理人员。

输出成果：《行政资源分类清单》《资源电子台账》。

（二）需求调研与提报

操作目标：精准掌握各部门资源需求，避免重复采购或资源闲置。

操作内容：

需求调研：每季度/半年由行政部发起需求调研，各部门根据业务发展、人员变动、设备老化等情况，填写《资源需求调研表》，说明需求类型、数量、用途、期望到货时间及预算依据。

需求汇总与初审：行政部收集各部门需求表，结合现有资源库存（如闲置设备可调配情况）、年度预算额度，进行初步审核，剔除不合理需求（如超预算、非必要采购）。

需求确认：行政部与需求部门负责人沟通确认需求细节，形成《季度/半年度资源需求汇总表》，报部门负责人审批。

责任主体：各需求部门、行政后勤专员、行政部负责人。

输出成果：《资源需求调研表》《季度/半年度资源需求汇总表》。

（三）采购与入库管理

操作目标：规范采购流程，保证资源质量合规，入库信息准确。

操作内容：

采购计划编制：审批通过的需求汇总表转为采购计划，明确采购方式（公开招标、询比价、单一来源等）、预算金额、技术参数及交货期。

供应商选择与合同签订：行政部根据采购计划执行供应商筛选（优先选择合格供应商名录），进行比价谈判，确定最终供应商后签订采购合同，明确质量标准、售后条款及违约责任。

到货验收：资源到货后，由行政部、需求部门共同验收，核对数量、规格、质量是否符合合同约定，验收合格后填写《资源验收单》；不合格资源则联系供应商退换货。

入库登记：验收合格资源由资产管理人员办理入库手续，更新电子台账（录入入库时间、存放位置、保管人等信息），粘贴资产标签（含唯一编码）。

责任主体：行政后勤专员、采购专员、需求部门代表、资产管理人员。

输出成果：《采购计划》《采购合同》《资源验收单》《更新后的电子台账》。

（四）分配与使用跟踪

操作目标：资源按需分配至部门/人员，保证使用规范，责任到人。

操作内容：

分配方案制定：行政部根据资源类型、需求优先级及部门职能，制定《资源分配方案》，明确分配对象、数量、使用期限及保管责任。

领用与登记：需求部门/人员凭审批通过的《资源领用申请单》至仓库领用，资产管理人员核对信息后发放，领用人在《资源领用登记表》签字确认，电子台账同步更新领用状态（领用人、领用日期、使用地点）。

使用规范培训：对贵重设备或特种设备（如投影仪、公务车），行政部需组织使用培训，明确操作流程、注意事项及违规处理办法。

使用跟踪：行政部定期（每月/季度）通过系统或现场核查，跟踪资源使用状况，检查是否存在闲置、损坏、私自转借等情况，对异常情况及时处理。

责任主体：行政后勤专员、需求部门负责人、资产管理人员、使用人。

输出成果：《资源分配方案》《资源领用申请单》《资源领用登记表》《资源使用状况跟踪报告》。

（五）维护保养与盘点

操作目标：延长资源使用寿命，保证账实相符，及时发觉并解决问题。

操作内容：

维护保养计划：资产管理人员根据资源类型制定《年度资源维护保养计划》，明保证养周期（如空调每季滤网清洗、公务车定期保养）、保养内容及责任人，按计划执行并记录《资源维护保养记录表》。

故障报修与处理：使用人发觉资源故障时，及时填写《资源故障报修单》，行政部根据故障类型安排维修（内修或外委），维修完成后由使用人确认并签字，更新资源状态。

定期盘点：行政部每年组织至少1次全面盘点（年中/年末），采用“账实核对法”，对照电子台账逐一清点资源数量、检查使用状况，填写《资源盘点表》；对盘盈、盘亏、闲置资源分析原因，形成《盘点差异报告》，报管理层审批后处理（如盘盈入库、盘亏核销、闲置资源调配）。

责任主体：资产管理人员、行政后勤专员、使用人、维修人员。

输出成果：《年度资源维护保养计划》《资源维护保养记录表