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供应商退货联络函

致：【供应商全称】

发函单位：【本单位全称】

发函日期：____年____月____日

联络人/电话：【姓名】/【联系电话】

函件编号：【HX-年份-序号，如HX-2024-001】

兹就贵我双方于____年____月____日签订的《【采购合同名称】》（合同编号：____）项下，我司采购的【产品类别】相关产品，因下述原因需办理退货事宜，特致函贵司沟通确认：

一、退货原因

□产品质量问题：【具体说明，如：部分产品存在外观破损、性能不达标、规格与合同约定不符、存在安全隐患等，可附检测报告编号/照片说明】

□交付误差问题：【具体说明，如：交付数量超出订单约定、错发非订单产品等】

□延期交付问题：【具体说明，如：约定交付日期为____年____月____日，实际交付日期为____年____月____日，影响我司正常生产/运营计划】

□其他原因：【详细阐述】

二、退货产品明细

产品名称

规格型号

采购数量

退货数量

单价

（元）

退货金额（元）

批次/生产日期

备注

（问题描述）

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合计

________元（大写：________________）

三、处理要求与建议

1.请贵司在收到本函后____个工作日内（即____年____月____日前）与我司联络人确认退货事宜，逾期未确认视为同意本函所述退货安排。

2.请贵司于____年____月____日前安排人员到我司【退货地点：________________】办理退货验收及提回手续；若贵司不便上门提回，需书面告知我司，由我司协助发运，相关运输费用由____方承担。

3.关于退货款项处理，建议采用下述第____种方式：

□全额退款：请贵司在收到退回产品后____个工作日内，将上述合计退货金额____元全额退还至我司指定账户（账户名称：________；开户行：________；账号：________）。

□抵充货款：将本次退货金额抵充我司后续向贵司采购的货款，具体抵充事宜双方另行协商。

□换货处理：贵司在____年____月____日前，向我司补发同等数量、符合合同约定标准的合格产品，相关换货运费由____方承担。

4.若需补充产品检测报告、问题产品照片等佐证材料，我司可随时提供。

四、其他说明

1.退回产品需保持现状，我司将妥善保管至贵司提回，期间若因贵司延迟提回导致产品二次损坏，责任由贵司承担。

2.如对本次退货事宜有异议，敬请在确认期限内书面告知我司，双方友好协商解决；协商不成的，可依据双方签订的采购合同约定的争议解决方式处理。

附件：1.问题产品照片（如有）

2.产品检测报告（如有）

3.采购合同复印件（如有）

（以下无正文）

发函单位（盖章）：________________

日期：____年____月____日